Prokrastynacja w pracy: gdy zwlekanie wygląda jak praca

Jest wpół do piątej i Marta ma za sobą napięty dzień. Skrzynka wyczyszczona do zera, czternaście odpowiedzi, poprawione formuły w raporcie, przeorganizowany dysk współdzielony. Oferta dla największego klienta, którą miała zacząć w poniedziałek, wciąż ma trzy akapity i roboczy tytuł.

Prokrastynacja w pracy rzadko wygląda jak próżnowanie. Najczęściej wygląda jak praca. Dlatego nie zauważa jej otoczenie, a przez długi czas także Ty sam.

Zwlekanie schowane w pracowitości

W firmie masz wokół siebie niekończący się zapas uprawnionych zajęć. Kiedy nie chce Ci się zabrać za jedną rzecz, nie musisz otwierać mediów społecznościowych. Wystarczy sięgnąć po inną pozycję z listy, a tę łatwo obronisz i przed szefem, i przed sobą. Przyjęła się na to nazwa pseudoproduktywność: ruch, który da się wykazać, ale nie posuwa tego, co ma znaczenie.

Fuschia Sirois i Tim Pychyl opisali w 2013 roku odkładanie jako doraźną naprawę nastroju. Odsuwasz nieprzyjemną rzecz i ulga przychodzi natychmiast. W pracy ta ulga ma wyjątkowo dobre przebranie, bo zaraz za nią idzie odhaczona pozycja. Mózg dostaje dwie nagrody naraz: koniec dyskomfortu i poczucie, że coś zostało zrobione.

Dzień Marty nie był zmarnowany. Był tylko tak ustawiony, żeby ta jedna rzecz nie mogła się w nim wydarzyć. Popołudnie miała zarezerwowane na ofertę, tyle że wślizgnęło się w nie spotkanie, którego spokojnie mogła odmówić, a potem było już za późno, żeby zaczynać coś dużego. Kiedy ostatnio przyjąłeś spotkanie głównie dlatego, że akurat nie chciało Ci się robić czegoś trudniejszego?

Jest na to prosty sprawdzian. Na koniec dnia wypisz obok siebie dwie kolumny: co robiłeś i co się posunęło. W pseudoproduktywnym dniu pierwsza kolumna jest długa, a druga niemal pusta. Różnica między nimi to zwykle dokładnie ta rzecz, którą omijałeś od rana.

Co w pracy leży najdłużej

Piers Steel w metaanalizie z 2007 roku przeszedł setki badań i wśród głównych sytuacyjnych przyczyn zwlekania wymienił awersję do zadania oraz odległy termin. Listę służbowych spraw da się według tych dwóch warunków uszeregować całkiem dokładnie. Zadania, które spełniają oba, leżą najdłużej.

Paweł sprzedaje oprogramowanie i ma zadzwonić do klienta, któremu miesiąc temu obiecano funkcję wciąż niegotową. Ta rozmowa zajmie osiem minut. Paweł odsuwa ją jedenasty dzień. W międzyczasie napisał dwie oferty, wyczyścił cały CRM i przełożył trzy inne rozmowy, żeby mieć na tę jedną „spokój".

Odłożone zadanie z czasem ciężknie. Pawłowi z każdym dniem trudniej wytłumaczyć, dlaczego nie odezwał się wcześniej, więc rozmowa, która w poniedziałek była nieprzyjemna, po dwóch tygodniach jest nieprzyjemna podwójnie. Powstaje pętla: im dłużej sprawa leży, tym silniejszy opór budzi, i tym łatwiej przesunąć ją o kolejny dzień.

Rzeczy, które w pracy zalegają najczęściej:

• rozmowy, w których kogoś zawiedziesz: wkurzony klient, przyznane opóźnienie, odrzucona prośba współpracownika
• duże projekty bez bliskiego terminu, gdzie pierwszy krok nie jest oczywisty, a drugi widać dopiero po pierwszym
• decyzje, za które odpowiesz sam, zwłaszcza te trudne do cofnięcia
• prośba o informację zwrotną, bo do tego czasu możesz sobie myśleć, że Twoja praca jest w porządku
• raporty i papierologia, gdzie nikt Cię nie pochwali, a brakujący wiersz zauważy wyłącznie księgowa

Żadna z tych pozycji nie jest trudna technicznie. Trudne są emocjonalnie. A ponieważ w pracy nie wypada powiedzieć „nie chce mi się", narasta nad tym warstwa rozsądnych wyjaśnień: poczekam na komplet danych, lepiej omówię to na zebraniu, teraz nie mam na to dość skupienia.

Praca zdalna: ulga i pułapka

Praca z domu usuwa dwie rzeczy, które w biurze trzymają uwagę w ryzach. Pierwsza to wzrok innych. Kontrola społeczna nie jest szlachetnym motywatorem, ale działa: kiedy nikt nie siedzi obok, znika też drobny wstyd z tego, że od pół godziny masz otwarty sklep internetowy.

Druga to granica między pracą a resztą życia. W domu masz pod ręką ucieczki, które wyglądają jak obowiązek. Zmywarka. Pranie. Zakupy, które przecież trzeba zrobić. Zwlekanie udaje wtedy dbanie o dom, więc nie pojawiają się przy nim nawet wyrzuty sumienia, które zawróciłyby Cię do biurka.

Zdradliwe jest też rozpuszczenie dnia. Bez dojazdu brakuje wyraźnego startu i tak samo końca, czas pracy rozlewa się na dwanaście godzin, a w każdej z nich można zacząć dopiero za chwilę. Przepracowanego czasu wychodzi z tego mniej, nie więcej, bo skupiona praca potrzebuje wydzielonego bloku, a nie długiego pasa możliwości.

Kawałek utraconej kontroli społecznej da się odzyskać bez wracania do biura. Napisz współpracownikom, że między dziewiątą a jedenastą piszesz ofertę i odezwiesz się później. Nikogo tym nie ograniczysz, a powstanie zobowiązanie wypowiedziane na głos, które odwołuje się znacznie trudniej niż to wewnętrzne.

Co działa na domowe zwlekanie:

• krótki rytuał startu zamiast dojazdu: przebrać się, obejść kwartał, kawę zaparzyć dopiero przy biurku
• kąt do pracy, w którym nie robi się nic innego, choćby był to róg stołu w kuchni z innym krzesłem
• plan dnia zapisany na kartce obok klawiatury, nie schowany w aplikacji pod trzema kliknięciami
• dom dopiero po skończonym bloku, inaczej stanie się głównym kanałem ucieczki

Techniki, które wytrzymują zwykły dzień pracy

Większość porad o produktywności zakłada, że panujesz nad swoim czasem. Na etacie nie panujesz. Dlatego sens ma chronić mały kawałek dnia, a nie przebudowywać cały.

Najtrudniejsza rzecz przed obiadem

Przedpołudnie to jedyna część dnia, której otoczenie nie zdążyło jeszcze rozebrać. Popołudnie zapełnia się cudzymi prośbami, zmęczeniem i zebraniami. Zasada brzmi prosto: nieprzyjemny telefon albo pierwszy akapit dużego dokumentu idą przed obiad, choćby wszystko inne miało poczekać. Paweł oszczędziłby sobie dziesięć dni wewnętrznych negocjacji i jedną dodatkową żenującą rozmowę.

Dwie godziny bez powiadomień

Nie musisz wyłączać komunikacji na cały dzień, w pracy zespołowej i tak tego nie obronisz. Wystarczy jeden stały blok, w którym masz zamkniętą pocztę i czat, a telefon leży ekranem do dołu. Wpisz ten blok do kalendarza jak zwykłe spotkanie, żeby inni go widzieli i nie zajęli tego czasu. Koszt powrotu po każdym odskoku jest wyższy niż minuta, którą odskok zabrał, bo potem musisz jeszcze raz wrócić do miejsca, w którym skończyłeś.

Jedno zadanie dnia

Lista z piętnastoma pozycjami daje pozwolenie na robienie czegokolwiek. Wieczorem albo rano wybierz jedną rzecz, która zrobi z dzisiaj dobry dzień, i zapisz ją osobno na górze. Reszta jest premią. To jedno zobowiązanie działa przy okazji jak wykrywacz: jeśli ta sama pozycja wędruje na jutro po raz trzeci, nie chodzi o brak czasu.

Pierwsza wersja, której wolno być zła

W dużych projektach najdłużej odkłada się moment, w którym powstaje coś, co da się ocenić. Dopóki nie zacząłeś, wynik wciąż jest teoretycznie świetny. Umów się sam ze sobą, że pierwsza wersja będzie surowa, i oddziel pisanie od poprawiania. Perfekcjoniści bywają przy okazji ostatnimi ludźmi, których otoczenie nazwałoby prokrastynatorami, bo ich zwlekanie ma postać researchu i przygotowań.

Dla szefów: zespół, który nie ma powodu odkładać

Jeśli prowadzisz ludzi, masz w ręku dźwignie, których pojedyncza osoba nie ma. Ustalenie Steela o odległych terminach czyta się jak zadanie: im dalej jest oddanie, tym mniej realne wydaje się dzisiaj. Termin za dwa miesiące jest dla mózgu raczej mgłą niż zobowiązaniem.

Dziel więc duże zlecenia na kawałki z własnymi punktami kontrolnymi. Nie dla kontroli, tylko po to, żeby w ogóle istniał bliski termin. Punkt kontrolny po dziesięciu dniach zrobi dla rozruchu więcej niż najlepsze motywacyjne zebranie na starcie projektu.

Druga rzecz, na którą szef ma wpływ, to bezpieczeństwo dla niedoskonałych pierwszych wersji. W zespole, gdzie niedokończony pomysł komentuje się złośliwie, ludzie uczą się pokazywać pracę dopiero gotową, czyli późno. Kiedy poprosisz o szkic i przyjmiesz go jak szkic, skracasz czas, przez który pracuje się po cichu i bez informacji zwrotnej.

Warto też patrzeć, jak zespół przyjmuje złe wieści. Kiedy opóźnienie zgłoszone wcześnie załatwia się równie nieprzyjemnie jak takie, które wybucha dzień przed oddaniem, uczysz ludzi milczeć jak najdłużej. Wstrzymanie się ze zgłoszeniem jest wtedy z ich strony rozsądną decyzją, tylko ujawnia się dopiero w terminie.

Granica między punktem kontrolnym a mikrozarządzaniem przebiega przez to, o czym się na nim rozmawia. Punkt kontrolny pyta o decyzje, przeszkody i następny krok. Mikrozarządzanie pyta o godziny i szczegóły wykonania, i tym zdejmuje z ludzi odpowiedzialność, która jako jedyna potrafi doprowadzić ich do końca.

Gdzie szukać przyczyny u siebie

Odkładanie w pracy nie jest jedną cechą, tylko trzema różnymi silnikami pod tym samym zachowaniem. Nuda i awersja hamują Cię przy raportach i rutynie, gdzie nie brakuje umiejętności, tylko powodu, żeby robić to akurat teraz. Lęk i perfekcjonizm odzywają się przy widocznych projektach i niewygodnej komunikacji. Impulsywność i rozproszenie mają wyzwalacz poza zadaniem: w powiadomieniach, w biurze bez ścianek, w koledze, który wpada „tylko na minutę".

Różnica jest praktyczna, bo każde źródło potrzebuje innej reakcji. Kto odkłada z nudy, musi zadanie skrócić i urozmaicić. Kto odkłada ze strachu, musi obniżyć poprzeczkę dla pierwszej wersji. Kto odkłada z rozproszenia, musi zmienić otoczenie, bo przemowa o dyscyplinie nie ma szans z projektowaniem aplikacji. Różnice rozebraliśmy dokładniej w tekście o tym, jakie są rodzaje prokrastynacji.

Własne źródło źle się ocenia, bo powody tłumaczymy sobie po fakcie rozsądniej, niż wyglądały naprawdę. Uporządkowane spojrzenie z zewnątrz daje nasz test prokrastynacji: 21 pytań, mniej więcej trzy minuty, a w wyniku rozkład wszystkich trzech źródeł i to, które u Ciebie przeważa. Traktuj go jako narzędzie do poznania siebie, nie jako diagnozę.

Kiedy wiesz, którą emocję omijasz, warto dobierać techniki celowo, zamiast próbować na chybił trafił. Przegląd konkretnych sposobów według źródła znajdziesz w tekście o tym, jak przestać prokrastynować.

Marta w końcu tę ofertę napisała. W czwartek rano, z wyłączoną pocztą, w niecałe trzy godziny. Najciekawsze było zdanie, które potem powiedziała koleżance: najgorsze były te trzy dni, w których jej nie pisała.