Deep work - come concentrarsi nell'epoca delle distrazioni

Sophie Leroy, ricercatrice all'Università del Minnesota, ha condotto nel 2009 un esperimento che spiega perché hai la sensazione di non concludere niente pur lavorando tutto il giorno. Ha dato ai partecipanti il compito A, li ha interrotti a metà e li ha spostati sul compito B. Il risultato? Anche quando le persone passavano completamente al nuovo compito, una parte della loro attenzione restava attaccata a quello precedente. Leroy chiama questo fenomeno residuo attentivo. Più salti da un compito all'altro nell'arco della giornata, più residuo si accumula. A fine giornata lavori con un cervello diviso su decine di cicli rimasti aperti.

Non è un problema di persone pigre. È un problema di ambienti che ci costringono a rispondere in tempo reale a e-mail, messaggi su Slack, notifiche e “domande veloci” dei colleghi. Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University, ha dato un nome alla soluzione nel suo libro del 2016: deep work.

Che cos'è il deep work e perché conta

Newport definisce il deep work come un'attività professionale svolta in uno stato di concentrazione piena, che spinge le tue capacità cognitive fino al limite. Pensa a scrivere codice, analizzare dati, pianificare una strategia, scrivere in modo creativo. Lavoro difficile da replicare e che crea valore reale.

L'opposto è il lavoro superficiale. E-mail, pratiche amministrative, riunioni di routine, fogli di calcolo da compilare. Cose che vanno fatte, ma di cui chiunque potrebbe occuparsi dopo un breve orientamento. Newport sostiene che la maggior parte delle persone passa oltre il 60% della giornata lavorativa in lavoro superficiale, e lascia alle cose che contano davvero soltanto i frammenti tra una riunione e l'altra.

Perché è un problema? Perché la capacità di fare deep work sta diventando sempre più rara in un mondo pieno di distrazioni e, allo stesso tempo, sempre più preziosa in un'economia che premia le conoscenze specialistiche e la soluzione creativa dei problemi. Se riesci a immergerti regolarmente nel deep work per due o tre ore al giorno, hai un vantaggio enorme rispetto a chi passa l'intera giornata a reagire agli stimoli.

Perché il multitasking non funziona

Torniamo al residuo attentivo. Leroy ha scoperto che il residuo è più forte quando il compito precedente non era concluso e non hai un piano su quando ci tornerai. In altre parole: quando un collega ti interrompe a metà di un'analisi e non hai idea di quando la riprenderai, una parte del tuo cervello resta su quell'analisi che tu lo voglia o no.

Ed ecco la parte controintuitiva. Il multitasking dà una sensazione di produttività. Hai l'impressione di gestire più cose insieme. Ma la ricerca mostra con costanza il contrario. Uno studio di Stanford di Ophir, Nass e Wagner (2009) ha confrontato chi fa multitasking per abitudine con chi si concentra su una cosa alla volta. Chi faceva multitasking filtrava peggio le informazioni irrilevanti, era più lento nel passare da un compito all'altro e aveva una memoria di lavoro peggiore. Era più debole proprio nelle cose in cui credeva di eccellere.

Il tuo cervello semplicemente non riesce a elaborare due compiti cognitivi impegnativi nello stesso momento. Quello che chiamiamo multitasking in realtà è un passaggio rapido da una cosa all'altra. E ogni passaggio costa tempo, energia e una fetta di capacità mentale che non torna più indietro.

Quattro strategie per il deep work

Nel suo libro Newport descrive quattro modi per inserire il deep work nella tua vita. Nessuno è il migliore in assoluto. Dipende dal tuo lavoro, dalla tua personalità e dalle tue circostanze.

La strategia monastica

Eliminazione radicale del lavoro superficiale. Donald Knuth, il leggendario informatico di Stanford, non usa la posta elettronica. Per niente. Knuth spiega sul suo sito che la e-mail è un ottimo strumento per chi ha un lavoro che richiede di restare in contatto con il mondo. Il suo lavoro richiede esattamente il contrario. Questo approccio è realistico solo per chi ha un valore che sta interamente nel deep work e può permettersi di ignorare quasi tutto il resto. La maggior parte di noi non può.

La strategia bimodale

Alternare periodi di immersione totale e periodi di funzionamento normale. Carl Jung costruì una torre a Bollingen, in Svizzera, dove si ritirava regolarmente per diversi giorni a scrivere e a pensare. Il resto del tempo funzionava normalmente: riceveva pazienti, teneva lezioni, rispondeva alla corrispondenza. Questa modalità richiede la possibilità di sparire per un giorno o più, cosa fattibile per chi lavora nel mondo accademico o fa impresa, ma difficile per chi ha un ruolo aziendale.

La strategia ritmica

Un blocco quotidiano regolare di deep work, alla stessa ora ogni giorno. Dalle 6:00 alle 8:30 ogni mattina scrivi, programmi o analizzi. Poi passi alla modalità normale. Per la maggior parte delle persone è l'approccio più pratico, perché non richiede condizioni particolari. Bastano un calendario e disciplina. Il punto chiave è che il blocco di deep work non deve essere negoziabile. Nel momento in cui lo sacrifichi per una riunione, tutto il sistema comincia a sgretolarsi.

La strategia giornalistica

Passare al deep work ogni volta che si apre un'occasione: un'ora libera tra due riunioni, un pranzo saltato, una mattina tranquilla in ufficio. Newport l'ha chiamata così pensando ai giornalisti, che devono scrivere articoli in mezzo al caos di una redazione. Ma avverte: questo metodo funziona solo per chi ha già allenato la capacità di immergersi in fretta. Se il deep work è una cosa nuova per te, ti servono rito e regolarità, non flessibilità.

Come la personalità influisce sulla concentrazione

Non tutti entrano nel deep work con la stessa facilità. E le ragioni non riguardano solo le abitudini. Hanno a che fare anche con il tuo tipo di personalità.

Partiamo dal fattore più visibile: introversione contro estroversione. Le persone introverse hanno un vantaggio naturale negli ambienti che richiedono silenzio e solitudine. Hans Eysenck mostrò già negli anni Sessanta che le persone introverse hanno un livello di attivazione corticale di base più alto, il che significa che hanno bisogno di meno stimolazione esterna per sentirsi “dentro le cose”. Lunghi tratti di lavoro silenzioso per loro non sono una tortura, sono uno stato naturale. Per le persone estroverse è più dura. Hanno bisogno di stimolazione e, quando non ce n'è abbastanza, vanno a cercarsela: tirano fuori il telefono, scrivono a un collega, vanno a prendere un caffè. Questo non vuol dire che chi è estroverso non possa fare deep work. Ma servono condizioni diverse: magari lavorare in un bar invece che in un ufficio silenzioso, oppure fare brevi pause sociali tra un blocco di concentrazione e l'altro.

È interessante anche la differenza lungo l'asse Sensazione contro Intuizione. Chi ha una preferenza per la Sensazione predilige compiti concreti e strutturati, con passi chiari. Il deep work gli viene facile quando sa esattamente che cosa fare: mettere a punto un budget, revisionare del codice, scrivere un report partendo da un modello. I tipi intuitivi, al contrario, hanno bisogno di spazio per il pensiero astratto e per collegare punti apparentemente slegati. Il loro deep work ha un aspetto diverso: brainstorming, pianificazione strategica, scrittura. Ma i tipi intuitivi hanno anche una tendenza più forte a scivolare via da un compito verso l'idea interessante successiva, quindi spesso hanno bisogno di una struttura esterna più stretta.

Se non hai le idee chiare su dove ti collochi su queste dimensioni, può aiutarti un test dello stile di lavoro. Ti mostra in che tipo di ambiente e con quali condizioni dai il meglio.

Come costruire la tua capacità di deep work

Il deep work è una competenza, non un talento innato. E come ogni competenza si può allenare. Newport paragona la capacità di concentrarsi a un muscolo: se non lo usi, si indebolisce. Se lo alleni con regolarità, diventa più forte.

Ed ecco il problema. La maggior parte delle persone indebolisce attivamente il proprio “muscolo della concentrazione”. Ogni momento di noia riempito prendendo in mano il telefono, ogni controllo riflesso dei social, ogni occhiata alla casella di posta “non si sa mai” insegna al tuo cervello che va bene spostare l'attenzione ogni volta che arriva l'impulso. E poi ti chiedi perché non riesci a stare su un compito solo per 90 minuti.

L'allenamento comincia in piccolo. Domani prova a concederti 45 minuti di lavoro ininterrotto su un unico compito. Telefono in modalità aereo. Posta chiusa. Slack spento. Se dopo 20 minuti senti l'impulso di controllare le notifiche, nota l'impulso e torna al tuo lavoro. La settimana dopo aggiungi 15 minuti. Nel giro di un mese riuscirai a lavorare per 90 minuti di fila, e ti sorprenderà quanto riesci a fare in quel tempo.

Detox digitale al lavoro: che cosa aiuta davvero

Il concetto di detox digitale viene spesso presentato come un fine settimana senza telefono in una baita nel bosco. Va benissimo, ma cura solo il sintomo. Il problema vero sono le otto ore al lavoro, dove tutto, da Slack al collega che passa “solo un secondo”, ti fa a pezzi l'attenzione.

Alcuni approcci che reggono nella pratica:

• Raggruppa la comunicazione. Invece di tenere sotto controllo posta e chat in continuazione, stabilisci due o tre finestre al giorno in cui elabori i messaggi tutti insieme. Diciamo alle 9:00, alle 13:00 e alle 16:30. Per il resto della giornata i tuoi canali di comunicazione restano chiusi. Tim Ferriss ha reso popolare questo metodo in The 4-Hour Workweek, e moltissime persone hanno scoperto che il mondo non crolla se non rispondi entro cinque minuti.
• Segnala che non sei disponibile. Metti le cuffie (anche senza musica), imposta uno stato “deep work” su Slack oppure concorda un segnale visibile con la tua squadra. Uno studio di Perlow e Porter pubblicato su Harvard Business Review (2009) ha rilevato che le squadre che hanno introdotto “ore di silenzio” regolari hanno guadagnato sia in produttività sia in soddisfazione.
• Separa gli strumenti. Se puoi, usa per il deep work un browser o un profilo del browser diverso da quello che usi per comunicare. Il cervello associa gli ambienti ai tipi di attività. Quando apri un browser in cui la prima scheda è Gmail e la seconda è Slack, scivoli naturalmente verso la comunicazione.
• La regola dei due minuti al contrario. Se ti viene in mente una cosa da fare che richiederebbe meno di due minuti, non farla subito. Scrivila e torna al tuo deep work. Quei due minuti in realtà costano molto di più, una volta aggiunto il tempo per cambiare contesto e per ritrovare il filo.
• Noia programmata. È un consiglio di Newport che suona strano ma funziona. Ogni tanto stai in fila, aspetta l'autobus o siediti in una sala d'attesa senza telefono. Lasciati annoiare. Il tuo cervello deve abituarsi all'idea che non tutte le pause vadano riempite di stimoli. Altrimenti non costruirai mai la capacità di restare su un compito quando per un momento diventa noioso.

Quando il deep work non è la risposta

Sarebbe facile trasformare il deep work nell'ennesimo culto della produttività. Ma lo stesso Newport ammette che alcune professioni traggono il proprio valore centrale dal lavoro superficiale. Un responsabile il cui contributo principale è coordinare una squadra e rispondere in fretta ai problemi non può sparire in una stanza silenziosa per tre ore. Chi lavora nelle vendite deve essere disponibile per i clienti. Chi fa assistenza di direzione non può chiudere la casella di posta.

Ed è anche vero che non tutto il lavoro di valore richiede una concentrazione profonda. A volte un brainstorming di gruppo produce più di tre ore di pensiero solitario. A volte una telefonata veloce risolve un problema su cui altrimenti passeresti una giornata intera ad analizzare.

Il senso del deep work non è eliminare ogni forma di comunicazione e di collaborazione. È uno strumento per proteggere la cosa più preziosa che hai: la tua capacità di pensare. Anche una sola ora al giorno di lavoro davvero concentrato può produrre più di un'intera giornata passata a rimbalzare tra i compiti. Ed è un obiettivo alla portata di quasi tutti.