Auf den letzten Drücker: warum Sie es tun und was es kostet

Sabine öffnet die Präsentation für die Geschäftsführung am Dienstag um Viertel vor elf abends. Die Besprechung ist um neun Uhr früh, die erste Folie ist leer, und der Kaffee ist der dritte. Um halb zwei ist sie fertig, am Morgen trägt sie es ordentlich vor, und am Abend bestätigt sie sich, was sie seit Jahren über sich sagt: Unter Druck arbeitet sie einfach am besten.

Arbeiten auf den letzten Drücker gilt in vielen Büros als persönlicher Stil und nicht als Problem. Piers Steel wies in seiner großen Übersicht über die Aufschiebeforschung im Jahr 2007 darauf hin, dass ein großer Teil der Menschen von sich behauptet, unter Termindruck bessere Leistung zu bringen, während die Daten zur tatsächlichen Qualität der Arbeit weit weniger eindeutig ausfallen. Das Gefühl ist echt. Es misst nur etwas anderes, als wir denken.

Warum wir diesem Satz so fest glauben

Die Erinnerung an einen Nachtendspurt ist ungewöhnlich lebendig. Die Stille in der Wohnung, der schnellere Puls, das letzte Speichern wenige Minuten vor dem Absenden. Solche Szenen legt das Gehirn mit hoher Priorität ab, gerade weil sie emotional aufgeladen waren. Ein Projekt, das drei Tage früher in Ruhe abgegeben wurde, hinterlässt keine solche Spur.

In die Bilanz gehen außerdem vor allem die Fälle ein, in denen es geklappt hat. Der Bericht, um zwei Uhr nachts fertiggestellt, zu dem niemand Anmerkungen hatte. Pannen schaffen es schlechter in die Statistik, weil wir schnell eine Erklärung für sie finden: knapper Termin, spät geliefertes Briefing, Pech. So entsteht eine verzerrte Stichprobe, in der fast nur Erfolge stehen.

Und dann gibt es den Vergleich, der nie stattfindet. Niemand hat die zweite Fassung derselben Präsentation zur Hand, die mit einer Woche Vorlauf entstanden wäre. Sie vergleichen ein fertiges Ergebnis mit einer Leerstelle, also heißt "es ist durchgegangen" automatisch "es war gut gemacht".

Was am Termindruck wirklich wirkt

Es wäre unredlich zu behaupten, ein näher rückender Termin bewirke nichts. Er bewirkt einiges. Der stärkste Effekt ist dabei der unromantischste: Druck schaltet die Entscheidungslähmung ab. Wenn noch fünf Stunden bleiben, wägen Sie nicht mehr ab, ob das Diagramm ein Kuchen oder ein Balken sein soll, sondern nehmen einfach eines davon.

Ein Termin schafft auch Ordnung in den Prioritäten. Dinge, die gleich wichtig aussahen, sortieren sich plötzlich von selbst, und die Hälfte fällt ganz weg. Der Perfektionismus zieht sich zurück, weil kein Raum für ihn bleibt. Für jemanden, der sich sonst an Details festbeißt, ist das eine große Erleichterung, und die prägt sich ein.

Bei Routinearbeit hebt die erhöhte Aktivierung das Tempo tatsächlich an. Besprechungsnotizen abtippen, eine Tabelle ergänzen, fünfundzwanzig Rechnungen durchgehen: Hier hilft die höhere Anspannung, und die Fehler nehmen dadurch kaum zu. Das Problem beginnt woanders.

Dazu kommt eine Erklärung, die häufig übersehen wird. Arbeit ohne Termin dehnt sich über die gesamte verfügbare Zeit aus, weil ihr der Punkt fehlt, an dem es genug ist. Entweder wird endlos verbessert oder endlos vorbereitet. Ein Termin liefert diesen Punkt von außen, und darin ist er immer nützlich. Die Frage ist nur, wohin Sie ihn setzen.

Wo die Illusion beginnt

Dianne Tice und Roy Baumeister begleiteten 1997 Studierende über ein ganzes Semester, und ihre Daten entscheiden den Streit ziemlich sauber. Zu Semesterbeginn ging es den Aufschiebenden besser als den anderen: weniger Stress, höheres allgemeines Wohlbefinden. Das Verschieben verschaffte ihnen kurzfristig tatsächlich Erleichterung.

Gegen Semesterende drehte sich das Verhältnis um. Dieselben Studierenden berichteten von mehr Stress, mehr gesundheitlichen Beschwerden und gaben schwächere Arbeiten ab. Die Rechnung war eindeutig: kurzfristiger Gewinn, langfristiger Verlust. Das Interessanteste daran ist, dass keine der Gruppen diesen Tausch in dem Moment bemerkte, in dem sie ihn machte.

Der zweite Teil der Illusion betrifft die Art der Arbeit. Bei komplexeren Aufgaben, in denen es um die Struktur eines Gedankens, ein Argument oder einen Lösungsvorschlag geht, sinkt die Qualität unter Zeitdruck. Es fehlt die Zeit, einen Text liegen zu lassen, mit Abstand zurückzukehren und zu bemerken, dass der dritte Absatz dem Fazit eigentlich widerspricht.

Und dann gibt es den Posten, den alle vergessen: null Reserve. Wer am Abend vor dem Termin anfängt, hat keinen Raum für irgendetwas, das schiefgeht. Grippe, eine fehlende Zulieferung vom Kollegen, ein Internetausfall, eine Datei, die sich entschließt, kaputtzugehen. Die meisten Nachtendspurte gehen glatt durch. Der eine, der es nicht tut, kostet unverhältnismäßig viel.

Erkennen lässt sich das an der Menge nachträglicher Korrekturen. Arbeit, die fünf vor zwölf fertig wird, geht meistens durch, nur kehren Sie danach noch zweimal zu ihr zurück: eine Zahl nachtragen, einen Tippfehler im Kundennamen korrigieren, die richtige Version des Anhangs nachschicken. Die am Anfang gesparte Zeit verschiebt sich auf diese Weise nur hinter die Abgabe, wo sie niemand zählt.

Beantworten Sie sich einen Moment lang ehrlich: Wann hat Ihnen Arbeit auf den letzten Drücker zuletzt ein Ergebnis gebracht, auf das Sie wirklich stolz waren? Nicht eines, das durchging, sondern eines, zu dem Sie sich heute ohne Zögern bekennen würden.

Die Rechnung, die später kommt

Ein Nachtendspurt im Quartal ist zu verkraften. Schlimmer wird es, wenn aus der Ausnahme der Regelbetrieb wird, denn dann summieren sich die Kosten.

Der erste Posten ist der Schlaf. Der Termin wandert in die Nacht, am Morgen kommt Leistung auf Pump, und die Müdigkeit trägt sich in die nächsten Tage weiter, an denen wieder etwas weniger Lust auf Anspruchsvolles bleibt. Aufschieben schafft damit selbst die Bedingungen für weiteres Aufschieben.

Auf dem zweiten Posten steht Stress, der mit der Abgabe nicht endet. Die Anspannung darüber, dass es wieder auf der Kippe steht, beginnt lange bevor Sie sich überhaupt an die Arbeit setzen. Genau dieser Anlauf, wenn die Aufgabe eine Woche im Kopf liegt und sich nichts bewegt, ist oft zehrender als das Fertigschreiben selbst.

Der dritte Posten sind die Menschen um Sie herum. Thomas macht Grafik für ein Team, in dem zwei solche Sprinter sitzen. Texte bekommt er am Freitagnachmittag statt am Mittwoch, sodass seine eigene Arbeit regelmäßig zum Feuerwehreinsatz wird. Er selbst schiebt nichts auf, er hat nur fremde Termine geerbt.

Am leisesten schlägt der Ruf zu Buche. Der Unterschied zwischen "ist verlässlich" und "irgendwie liefert er am Ende schon" zeigt sich nicht in der Besprechung. Er zeigt sich in dem Moment, in dem ein interessantes Projekt verteilt wird und jemand im Stillen abwägt, wem er es ohne Aufsicht anvertrauen kann.

Wie Sie den Druck behalten und das Risiko senken

Der Mechanismus, der am Termin wirkt, lässt sich auch nutzen, ohne dass es um Kopf und Kragen geht. Es geht nicht darum, langsam und mit riesigem Vorlauf zu arbeiten. Es geht darum, den Druck nach vorn zu verlegen, in die Zeit, in der Sie noch Spielraum haben.

• Ein künstlicher Termin gilt nur dann, wenn er eine echte Konsequenz hat. Das Versprechen an eine Kollegin, ihr am Dienstag eine Fassung zur Durchsicht zu schicken, hält deutlich besser als ein Datum im Kalender, das nur Sie sehen.
• Teilen Sie die Arbeit in Etappen und geben Sie jeder einen eigenen Termin. Unterlagen bis Montag, Rohfassung bis Donnerstag, Überarbeitung übers Wochenende.
• Die Regel "Rohfassung eine Woche vorher fertig" verändert den Charakter der verbleibenden Zeit. Aus Panik wird Redaktion, und das ist eine völlig andere Disziplin.
• Ein Kontrollpunkt mit jemand anderem wirkt am besten, wenn ihn eine Person zu sehen bekommt, der das Ergebnis wichtig ist. Ein Treffen über einer Zwischenfassung ist ein härterer Termin als der eigene Vorsatz.
• Es lohnt sich aufzuschreiben, wann ein Nachtendspurt zuletzt schiefging und woran er scheiterte. So eine Liste überzeugt meist stärker als jeder Rat von außen.

Testen lässt sich das an einem Projekt und nicht gleich am ganzen Arbeitsleben. Wählen Sie die Sache, bei der Sie der letzte Nachtendspurt die meisten Nerven gekostet hat, und setzen Sie eine einzige Maßnahme ein: die Rohfassung eine Woche früher. Der Unterschied zeigt sich an der Zahl der Korrekturen, die Sie danach noch in Ruhe schaffen.

Bei allen gleich funktioniert das allerdings nicht. Manchen erscheinen drei Zwischentermine wie drei neue Gelegenheiten zum Aufschieben, und ihnen dient ein einziger geblockter Termin im Kalender besser. Der Unterschied liegt darin, was beim einzelnen Menschen hinter dem Aufschieben steckt.

Wann der Nachtendspurt nur ein Symptom ist

Gelegentliche Arbeit nach Mitternacht vor der Abgabe muss niemanden beunruhigen. Das Signal kommt in dem Moment, in dem Sie alles auf den letzten Drücker erledigen: im Job, bei der Steuererklärung, beim Buchen des Urlaubs und bei einer Nachricht, für die drei Zeilen gereicht hätten.

Aufschieben wird heute vor allem als Emotionsregulation verstanden und nicht als Planungsfehler. Sie schieben etwas Unangenehmes weg und sind sofort erleichtert. Der Motor unter dieser Erleichterung kann dabei dreierlei sein: Langeweile und Abneigung gegen die Aufgabe, Sorge um das Ergebnis in Verbindung mit Perfektionismus, oder Impulsivität und Ablenkung. Ausführlicher behandelt sie die Übersicht der Arten der Prokrastination.

Genau deshalb scheitern allgemeine Ratschläge so oft. Eine Perfektionistin muss vor allem die Latte für die erste Fassung senken und sich erlauben, etwas Hässliches zu schreiben. Bei einer langweiligen Aufgabe helfen Kürzen, Stimulation oder Arbeit zu zweit. Und wenn Sie das Telefon und offene Browser-Tabs aus der Bahn werfen, liegt die Lösung in der Umgebung und nicht in der Motivation.

Herauszufinden, welche Quelle bei Ihnen überwiegt, erfordert keine lange Selbstbefragung. Der Prokrastinationstest hat 21 Fragen, dauert rund drei Minuten und unterscheidet genau diese drei Quellen des Aufschiebens. Das ist keine Diagnostik, eher ein Spiegel. Übrigens heißt eines der Profile im Ergebnis Deadline sprinter, und darin erkennen sich mehr Menschen wieder, als sie erwarten würden.

Wenn sich zeigt, dass hinter Ihrem Aufschieben ein tieferes Muster steckt und ein zusätzlicher Termin daran nichts ändert, lohnt ein Blick auf konkrete Vorgehensweisen, wie Sie Prokrastination überwinden. Bei einer der drei Quellen ist Arbeiten auf den letzten Drücker tatsächlich die effizienteste verfügbare Variante. Bei den anderen beiden ist es die bestgetarnte Form von Flucht.