Prokrastination überwinden: was zu welchem Typ passt

Julia hatte sich am Sonntagabend eine einzige Sache in den Kalender geschrieben: "Montag, Finanzbericht fertigstellen." Am Montag um zehn hatte sie ein aufgeräumtes Postfach, den zweiten Kaffee und elf offene Tabs mit Staubsaugertests. Der Bericht war keine Zeile weiter.

Wenn Menschen fragen, wie sie Prokrastination überwinden, zielen die meisten Antworten auf Planung. Julia hatte aber einen Plan, und einen guten. Geklemmt hat etwas anderes, irgendwo zwischen dem Öffnen der Tabelle und der ersten Zahl. Solange Sie nicht wissen, was genau, probieren Sie Techniken aus, die Ihnen passen wie fremde Schuhe.

Warum universelle Ratschläge gegen Aufschieben scheitern

"Fang einfach an." "Teil es in kleinere Schritte." "Schalt das Handy aus." Jeder dieser Ratschläge hat irgendjemandem geholfen. Und jeder wirkt bei jemand anderem überhaupt nicht, weil er ein anderes Problem behandelt als das, welches diese Person hat.

Von außen sieht Aufschieben immer gleich aus. Die Aufgabe liegt da, die Zeit läuft, Sie machen irgendetwas anderes. Darunter laufen aber verschiedene Motoren. Den einen vertreibt Langeweile, den anderen die Sorge um das Ergebnis, den dritten reißt eine Benachrichtigung mit, und er taucht vierzig Minuten später auf, ohne zu wissen, wie er dorthin geraten ist.

Die Metaanalyse von Piers Steel von 2007 fasste Hunderte Studien zusammen und zeigte etwas, das sich mit dem Bild des faulen Aufschiebers schlecht verträgt: Der stärkste Persönlichkeitsprädiktor fürs Aufschieben ist weder Faulheit noch fehlende Planungsfähigkeit, sondern Impulsivität. Also der Hang zu dem, was gerade verlockt. Das erklärt auch, warum Menschen, die eine Sache aufschieben, nebenher oft viel andere Arbeit schaffen.

Die praktische Folge ist unangenehm. Der Rat, der beim Kollegen die Woche gerettet hat, versagt bei Ihnen, und Sie nehmen mit, dass Sie "einfach nicht an sich arbeiten können". Dabei haben Sie nur ein Werkzeug für ein Problem bekommen, das Sie gar nicht haben.

Wer dasselbe Symptom immer gleich angeht, landet in einer Schleife. Sie sammeln Planungs-Apps, probieren Pomodoro, kaufen Kalender mit Stundenraster, und nichts ändert sich. Die Werkzeuge sind nicht schlecht. Sie zielen nur dorthin, wo es bei Ihnen nicht hakt.

Finden Sie zuerst heraus, warum Sie aufschieben

Fuschia Sirois und Tim Pychyl beschrieben Prokrastination 2013 als kurzfristige Stimmungsreparatur. Sie schieben nicht auf, weil Sie mit Zeit nicht umgehen könnten, sondern weil die Aufgabe ein unangenehmes Gefühl auslöst und das Verschieben Sie davon kurz befreit. Prokrastination ist damit eher eine Sache der Emotionsregulation als des Kalenders.

Dieses Gefühl hat allerdings nicht bei allen dieselbe Farbe. In der Praxis lässt sich Aufschieben in drei Quellen unterteilen, und die meisten Menschen haben eine Hauptquelle und eine Nebenquelle.

Der Unterschied ist nicht akademisch, denn er führt zu gegensätzlichen Vorgehensweisen. Bei der ersten Quelle müssen Sie die Aufgabe erträglicher machen. Bei der zweiten dagegen die Ansprüche ans Ergebnis senken. Und bei der dritten geht es vor allem darum, Fluchtgelegenheiten zu reduzieren.

Die Quellen können je nach Aufgabe wechseln. Dieselbe Person schiebt die Steuererklärung aus Langeweile auf, die Präsentation für die Geschäftsführung aus Angst und die Antwort auf eine Mail nur, weil zwischendurch eine Nachricht aufs Handy kam. Es lohnt sich also, bei einer konkreten Arbeit zu fragen und nicht allgemein "welcher Typ bin ich".

Rufen Sie sich die letzte Aufgabe ins Gedächtnis, die drei Tage auf Ihrem Tisch lag, obwohl ein Nachmittag gereicht hätte. Was genau hat Sie weggetrieben? Die Antwort "ich hatte keine Zeit" hält meistens nicht stand, Zeit hatten Sie, Sie haben sie nur woanders hingegeben.

Eine ausführlichere Aufschlüsselung finden Sie im Artikel über die Arten der Prokrastination. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Quelle überwiegt, hilft ein kurzer Prokrastinationstest weiter: 21 Fragen, rund drei Minuten, am Ende sehen Sie die Verteilung der drei Quellen. Das ist keine Diagnostik, eher ein Spiegel, der Ihnen Monate an Versuch und Irrtum erspart.

Wenn Sie aufschieben, weil es Sie langweilt

Stefan führt eine kleine Werkstatt und muss einmal im Monat die Abrechnungsdaten ins System hochladen. Das dauert vierzig Minuten, verlangt kein Nachdenken, und er hasst es. Ergebnis: Er macht es immer am letzten Tag des Monats nach neun Uhr abends, müde und wütend auf sich selbst.

Nach einem tieferen Sinn in dieser Arbeit zu suchen, hilft hier nicht. Langeweile ist eine Information über die Aufgabe, nicht über Sie. Das Ziel ist, die Tätigkeit erträglich zu machen, und nicht, sich mit Willenskraft hineinzuzwingen.

• Timeboxing statt des Ziels "es fertig machen". Stellen Sie zwanzig Minuten ein und hören Sie beim Signal wirklich auf. Eine langweilige Aufgabe mit sichtbarem Ende ist eine völlig andere Aufgabe.
• Wettlauf mit der Uhr. Stefan startet bei der Abrechnung eine Stoppuhr und versucht, den Vormonat zu unterbieten. Das klingt albern und funktioniert überraschend gut.
• Kopplung an etwas Angenehmes: ein bestimmter Podcast oder Kaffee aus dem Lieblingscafé, den Sie sich nur bei dieser Tätigkeit gönnen.
• Die lästigste Sache gleich am Morgen, bevor der Rest des Tages über Ihnen zusammenschlägt und Sie die Ausrede haben, müde zu sein.
• Umgebungswechsel. Ein anderer Tisch, ein anderes Zimmer, ein anderes Café. Abstumpfung hängt sich auch an den Ort, an dem Sie sie erleben.
• Belohnung sofort nach dem Abschluss, nicht erst am Wochenende. Auf lange Sicht rechnet das Gehirn schlecht.

Stefan hat am Ende zwei Dinge ausprobiert. Die Abrechnung hat er auf den ersten Montagvormittag im Monat verlegt und hört dabei Vorträge, für die er sich sonst nie hinsetzen würde. Es dauert weiterhin vierzig Minuten. Der Unterschied: Die Sache hängt nicht mehr den ganzen Monat über ihm wie eine unbezahlte Schuld.

Zuverlässig nicht funktioniert das Warten auf Motivation. Bei langweiligen Aufgaben kommt sie nicht, weil nichts da ist, woraus sie entstehen könnte. Lust auf wiederkehrende Verwaltung stellt sich erst nach dem Start ein, wenn überhaupt, und wer auf die passende Stimmung wartet, wartet auf den Abgabetermin.

Achtung aber bei einer Falle. Gamification und Belohnungen wirken gegen Langeweile und versagen bei Fehlerangst meistens. Wenn die Sorge ums Ergebnis Sie wegtreibt, erhöht eine Stoppuhr den Druck nur. Wie sich Abstumpfung bei wiederkehrenden Aufgaben bändigen lässt, behandelt der Text über Prokrastination aus Langeweile.

Wenn Sie aus Angst aufschieben, es könnte nicht perfekt werden

Zurück zu Julia. Fragte man sie, warum sie den Bericht nicht geöffnet hat, würde sie nicht sagen, dass er sie langweilt. Sie würde sagen, sie habe es sich noch überlegen müssen. Tatsächlich wusste sie, dass sie bei einer Zahl schätzen müsste, und die Vorstellung, dass in der Besprechung jemand nach deren Herkunft fragt, jagte ihr Angst ein.

Eine Perfektionistin schiebt nicht aus Faulheit auf, sondern zum Schutz. Solange Sie nicht angefangen haben, kann Ihre Arbeit nicht schlecht sein. Das Verschieben hält die angenehme Vorstellung am Leben, dass "ich das großartig hinbekäme, wenn ich richtig Zeit dafür hätte".

Das Paradoxe an dieser Verteidigung: Sie stellt zuverlässig genau das Ergebnis her, vor dem Sie sich fürchten. Ein Bericht, der in der Nacht vor der Besprechung entsteht, wird schlechter als einer, der in Ruhe am Mittwochnachmittag wächst. Aufschieben aus Qualitätsgründen senkt die Qualität, und für Perfektionisten ist das meist das erste Argument, das sie wirklich bewegt.

• Eine Rohfassung als verpflichtender erster Schritt. Schreiben Sie absichtlich die schlechte Variante, mit Lücken und Fragezeichen. Korrigieren ist immer leichter als aus dem Nichts erschaffen.
• Eine vorab definierte Latte "gut genug": drei Absätze, zwei Zahlen, eine Seite. Ohne diese Grenze schließt die Aufgabe nie ab, denn verbessern lässt sich alles.
• Trennen Sie Erstellen und Prüfen. Zuerst wird geschrieben, erst dann gelesen. Wer während des Schreibens redigiert, bringt nicht einmal den ersten Absatz zu Ende.
• Kleine sichtbare Schritte haben bei Angst eine andere Rolle als bei Langeweile. Es geht nicht um Tempo, sondern um den Beweis, dass die Welt nach der Abgabe von etwas Unfertigem nicht zusammenbricht.
• Zeigen Sie angefangene Arbeit, bevor sie fertig ist. Rückmeldung zu einer Skizze tut weniger weh als Schweigen nach dem perfekten Werk.
• Setzen Sie die Obergrenze bei der Zeit, nicht bei der Qualität. Zwei Stunden für den Entwurf, dann geht er raus, egal wie sehr er Ihnen gefällt.

Beachtenswert ist auch, wie Termine auf diese Quelle wirken. Eine nahende Abgabe kann die Angst übertönen, sodass die Arbeit doch entsteht. Der Preis sind durchwachte Abende und das Gefühl, dass das nicht Ihre beste Version war. Ein System, das darauf baut, dass Panik Sie immer rettet, hält bis zur ersten Woche mit drei Terminen gleichzeitig.

Bei dieser Quelle hilft also kein Druck, sondern die Erlaubnis, durchschnittliche Arbeit abzuliefern. Wo gesunder Anspruch endet und die lähmende Latte beginnt, beschreibt der Text über Perfektionismus und Prokrastination.

Wenn Sie etwas anderes mitreißt

Die dritte Quelle wirkt harmlos. Sie spüren nichts Besonderes, im Augenwinkel taucht nur eine Benachrichtigung auf, eine Frage vom Kollegen oder die Idee, eine Kleinigkeit nachzuschlagen. Vierzig Minuten später sitzen Sie vor einem Video über den Bau mittelalterlicher Brücken und wissen nicht, wie Sie dort gelandet sind.

Selbstdisziplin greift wenig, weil der Kampf genau in dem Moment stattfindet, in dem Sie am wenigsten entscheidungsfähig sind. Wirksamer ist es, die Gelegenheiten vorher zu reduzieren, solange Sie einen klaren Kopf haben.

• Das Handy in ein anderes Zimmer, nicht in die Schublade. Ein paar Meter Abstand bewirken mehr als der beste Vorsatz.
• Kurze Blöcke, zwanzig bis dreißig Minuten, mit klarem Ende. Ein langer Block verliert fast immer gegen die erste Ablenkung.
• Eine Sache nach der anderen. Tabs zu, Mailprogramm zu, eine offene Anwendung. Multitasking ist Treibstoff für diese Art des Aufschiebens.
• Wenn-dann-Pläne, von Psychologen Implementierungsintentionen genannt: "Wenn ich den Kaffee ausgetrunken habe, öffne ich die Tabelle und schreibe die erste Zeile." Die Entscheidung fällt vorher, nicht mitten in der Versuchung.
• Reibung auf beiden Seiten. Loggen Sie sich aus der App aus, die Ihnen Zeit stiehlt; das Dokument, an dem Sie arbeiten, lassen Sie über Nacht geöffnet.

Es zahlt sich aus, dabei konkret zu sein. "Ich lasse mich weniger ablenken" ist kein Plan, das ist ein Wunsch. "Das Handy bleibt von neun bis elf in der Küche" ist ein Plan, weil sich nach einer Woche überprüfen lässt, ob Sie ihn eingehalten haben.

Unterbrechungen kosten außerdem mehr, als es scheint. Zurück an der angefangenen Arbeit dauert es, bis der Kontext wieder steht: wo Sie aufgehört haben, was Sie als Nächstes schreiben wollten, warum Sie die Datei überhaupt geöffnet haben. Bei komplexeren Aufgaben sind das einige Minuten, und bei zwanzig Unterbrechungen am Tag geht ein erheblicher Teil davon fürs Wiederanlaufen drauf.

Kontraintuitiv ist, dass es umso schlechter ausgeht, je mehr freie Zeit Sie haben. Ein leerer Nachmittag ohne Struktur ist für einen impulsiven Menschen schlimmer als einer mit drei Terminen dazwischen. Die konkrete Gestaltung der Umgebung und die Arbeit mit Aufmerksamkeit behandelt der Artikel über Prokrastination und Ablenkung.

Womit Sie noch heute anfangen

Wenn es um eine einzelne konkrete Aufgabe geht, fangen Sie nicht mit einem System an. Systeme baut man gut in Momenten, in denen nichts brennt. Beginnen Sie mit einem Schritt, der so klein ist, dass er fast lächerlich wirkt.

Die Datei öffnen und eine Überschrift hineinschreiben. Die Nummer heraussuchen, bei der Sie nicht anrufen wollen. Oder einfach das erste Blatt aus dem Karton ziehen. Es geht nicht darum, die Aufgabe zu erledigen, sondern die Grenze zwischen "nicht begonnen" und "in Arbeit" zu durchbrechen, denn die ist bei allen drei Quellen die teuerste.

Eine Aufgabe für heute reicht völlig. Wählen Sie die, die am längsten liegt, nicht die größte, und widmen Sie ihr noch heute drei Minuten, selbst wenn nur eine geöffnete Datei und ein Satz herauskommen.

Beobachten Sie danach, was gewirkt hat. Sie brauchen keine Tabelle und keine tägliche Bewertung, es genügt, sich nach einer Woche zu erinnern, welche zwei Aufgaben leicht angelaufen sind und was damals anders war. Die meisten stellen fest, dass ihnen aus der ganzen Liste ein bis zwei Dinge helfen und der Rest wegfallen kann.

Rechnen Sie damit, dass das Aufschieben zurückkommt. Eine neue Stelle, ein anderer Aufgabentyp, eine anstrengende Phase, und plötzlich putzen Sie wieder den Kühlschrank. Das heißt nicht, dass die Technik schlecht war. Vermutlich hat sich der Motor geändert und das alte Werkzeug passt nicht mehr dazu.

Die bekannteste Fassung dieser Strategie ist die Zwei-Minuten-Regel: Was weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sofort, und bei größeren Aufgaben versprechen Sie sich nur zwei Minuten Arbeit und entscheiden danach neu. Bei Ablenkung und Langeweile greift das fast jedes Mal, weil beides unmittelbar vor dem Start am stärksten ist.

Bei Fehlerangst ist Vorsicht geboten. Zwei Minuten Arbeit an einer Aufgabe, die Ihnen Angst macht, verwandeln sich leicht in zwei Minuten Nachdenken darüber, wie man es richtig macht, und Sie stehen wieder am Anfang. Hier müssen diese zwei Minuten der Rohfassung gehören, nicht dem Überlegen. Julia hat ihren Bericht schließlich mit der Anmerkung "Schätzung, präzisiere ich bis Freitag" abgegeben, und in der Besprechung hat niemand nachgefragt.