Prokrastination am Arbeitsplatz: als Arbeit getarnt

Es ist halb fünf und Sabine hat einen vollen Tag hinter sich. Posteingang auf null, vierzehn Antworten, die Formeln im Report bereinigt, den geteilten Ordner neu sortiert. Das Angebot für den größten Kunden, mit dem sie am Montag hätte anfangen sollen, besteht immer noch aus drei Absätzen und einem Arbeitstitel.

Prokrastination am Arbeitsplatz sieht selten nach Müßiggang aus. Meistens sieht sie nach Arbeit aus. Deshalb fällt sie den Kollegen nicht auf, und Ihnen selbst lange nicht.

Aufschieben, das sich in Betriebsamkeit versteckt

Im Job haben Sie einen unerschöpflichen Vorrat an legitimen Tätigkeiten um sich. Wenn Sie zu einer Sache keine Lust haben, müssen Sie keine sozialen Netzwerke öffnen. Es genügt, zum nächsten Punkt der Liste zu greifen, und der lässt sich bequem vor der Chefin und vor sich selbst rechtfertigen. Dafür gibt es einen Begriff: Pseudoproduktivität, Bewegung, die sich ausweisen lässt, aber das Entscheidende nicht voranbringt.

Fuschia Sirois und Tim Pychyl beschrieben das Aufschieben 2013 als kurzfristige Reparatur der Stimmung. Sie schieben die unangenehme Sache weg, und die Erleichterung kommt sofort. Bei der Arbeit trägt sie eine besonders gute Verkleidung, weil direkt danach ein abgehakter Punkt folgt. Das Gehirn kassiert zwei Belohnungen: das Ende des Unbehagens und das Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Sabines Tag war nicht vergeudet. Er war nur so gebaut, dass diese eine Sache darin nicht stattfinden konnte. Den Nachmittag hatte sie für das Angebot reserviert, dann rutschte ein Termin hinein, den sie leicht hätte absagen können, und danach war es zu spät für etwas Großes. Wann haben Sie zuletzt einen Termin angenommen, weil Sie gerade keine Lust auf etwas Schwereres hatten?

Es gibt dafür eine einfache Probe. Schreiben Sie am Abend zwei Spalten nebeneinander: was Sie getan haben und was sich bewegt hat. An einem pseudoproduktiven Tag ist die erste lang und die zweite fast leer. Die Lücke dazwischen ist genau die Sache, um die Sie seit dem Morgen einen Bogen machen.

Was im Job am längsten liegen bleibt

Piers Steel hat in seiner Metaanalyse von 2007 Hunderte Studien durchgesehen und zählte Aufgabenaversion und einen fernen Termin zu den wichtigsten situativen Ursachen des Aufschiebens. Nach diesen Bedingungen lässt sich eine Arbeitsliste genau sortieren. Aufgaben, die beide erfüllen, liegen am längsten.

Thomas verkauft Software und soll einen Kunden anrufen, dem vor einem Monat eine noch nicht fertige Funktion zugesagt wurde. Das Telefonat dauert acht Minuten. Thomas schiebt es seit elf Tagen vor sich her. Inzwischen hat er zwei Angebote geschrieben, das CRM aufgeräumt und drei andere Gespräche verlegt, um für dieses eine "Ruhe zu haben".

Eine aufgeschobene Aufgabe wird außerdem schwerer. Thomas kann mit jedem Tag schlechter erklären, warum er sich nicht früher gemeldet hat, also ist ein Anruf, der am Montag unangenehm war, zwei Wochen später doppelt unangenehm. Es entsteht eine Schleife: Je länger etwas liegt, desto stärkeren Widerstand löst es aus, und desto leichter wandert es einen Tag weiter.

Was im Job am häufigsten liegen bleibt:

• Gespräche, in denen Sie jemanden enttäuschen: ein verärgerter Kunde, ein eingestandener Verzug, die abgelehnte Bitte einer Kollegin
• große Projekte ohne nahen Termin, bei denen der erste Schritt nicht offensichtlich ist und der zweite sich erst nach dem ersten zeigt
• Entscheidungen, die Sie allein verantworten, besonders die schwer rückgängig zu machenden
• die Bitte um Feedback, denn bis dahin dürfen Sie annehmen, dass Ihre Arbeit in Ordnung ist
• Zeiterfassung und Verwaltung, wo niemand Sie lobt und eine fehlende Zeile nur der Buchhaltung auffällt

Keiner dieser Punkte ist technisch anspruchsvoll. Anspruchsvoll sind sie emotional. Und weil sich "ich habe keine Lust" im Beruf nicht sagen lässt, wächst darüber eine Schicht vernünftiger Erklärungen: Ich warte auf die Unterlagen, ich bespreche das lieber in der Sitzung, dafür bin ich gerade nicht konzentriert genug.

Homeoffice: Erleichterung und Falle

Die Arbeit von zu Hause nimmt zwei Dinge weg, die im Büro die Aufmerksamkeit zusammenhalten. Das erste ist der Blick der anderen. Soziale Kontrolle ist kein edler Motivator, aber sie wirkt: Sitzt niemand neben Ihnen, verschwindet auch die Peinlichkeit, seit einer halben Stunde einen Onlineshop offen zu haben.

Das zweite ist die Grenze zwischen Arbeit und dem Rest des Lebens. Zu Hause haben Sie Fluchtwege zur Hand, die wie Pflichten aussehen. Die Spülmaschine. Die Wäsche. Der Einkauf, der ja erledigt werden muss. Aufschieben gibt sich dann als Haushaltsführung aus, sodass nicht einmal das schlechte Gewissen auftaucht, das Sie an den Schreibtisch zurückholen würde.

Tückisch ist auch das Zerfließen des Tages. Ohne Arbeitsweg fehlt ein klarer Start und ebenso ein klares Ende, die Arbeitszeit läuft über zwölf Stunden aus, und in jeder lässt sich gleich anfangen. Dabei entsteht weniger geleistete Arbeit, nicht mehr, denn konzentriertes Arbeiten braucht einen abgegrenzten Block, kein langes Band von Möglichkeiten.

Ein Stück der verlorenen sozialen Kontrolle holen Sie auch ohne Rückkehr ins Büro zurück. Schreiben Sie den Kollegen, dass Sie zwischen neun und elf am Angebot sitzen und sich danach melden. Sie schränken niemanden ein, dafür entsteht eine laut ausgesprochene Zusage, und die lässt sich deutlich schwerer kassieren als die innere.

Was gegen Prokrastination zu Hause hilft:

• ein kurzes Startritual statt des Arbeitswegs: umziehen, einmal um den Block gehen, den Kaffee erst am Schreibtisch aufsetzen
• eine Arbeitsecke, in der nichts anderes passiert, und sei es das Ende des Esstischs mit einem anderen Stuhl
• der Tagesplan auf Papier neben der Tastatur, nicht versteckt in einer App unter drei Klicks
• Haushalt erst nach einem abgearbeiteten Block, sonst wird er zum wichtigsten Fluchtkanal

Techniken, die einen normalen Arbeitstag überstehen

Die meisten Produktivitätsratschläge setzen voraus, dass Sie Ihre Zeit im Griff haben. Im Angestelltenverhältnis haben Sie das nicht. Sinnvoll ist deshalb, ein kleines Stück des Tages zu schützen, statt den Tag umzubauen.

Das Schwerste vor dem Mittagessen

Der Vormittag ist der einzige Teil des Tages, den die anderen noch nicht zerlegt haben. Der Nachmittag füllt sich mit fremden Anliegen, Müdigkeit und Besprechungen. Die Regel ist einfach: Das unangenehme Telefonat oder der erste Absatz des großen Dokuments kommen vor die Mittagspause, auch wenn alles andere warten muss. Thomas hätte sich zehn Tage inneres Verhandeln und ein peinliches Gespräch erspart.

Zwei Stunden ohne Benachrichtigungen

Sie müssen die Kommunikation nicht den ganzen Tag abschalten, das halten Sie im Team ohnehin nicht durch. Ein fester Block genügt, in dem Mail und Chat geschlossen sind und das Telefon umgedreht liegt. Tragen Sie ihn als gewöhnlichen Termin in den Kalender ein, damit die anderen ihn sehen und nicht überbuchen. Der Preis der Rückkehr nach jedem Abzweig ist höher als die Minute, die er gekostet hat, weil Sie danach erst wieder dorthin finden müssen, wo Sie aufgehört haben.

Die eine Aufgabe des Tages

Eine Liste mit fünfzehn Punkten ist eine Erlaubnis, irgendetwas zu tun. Wählen Sie abends oder morgens die eine Sache, die aus heute einen guten Tag macht, und schreiben Sie sie separat nach oben. Der Rest ist Zugabe. Diese Zusage ist zugleich ein guter Detektor: Wandert derselbe Punkt zum dritten Mal auf morgen, geht es nicht um fehlende Zeit.

Eine erste Fassung, die schlecht sein darf

Bei großen Projekten wird am längsten der Moment aufgeschoben, in dem etwas Bewertbares entsteht. Solange Sie nicht angefangen haben, ist das Ergebnis theoretisch noch großartig. Vereinbaren Sie mit sich, dass die erste Fassung grob wird, und trennen Sie Schreiben von Überarbeiten. Perfektionisten sind übrigens die Letzten, die ihr Umfeld als Aufschieber bezeichnen würde, weil ihr Aufschieben wie Recherche und Vorbereitung aussieht.

Für Führungskräfte: ein Team ohne Grund zum Aufschieben

Wenn Sie Menschen führen, haben Sie Hebel, die ein Einzelner nicht hat. Steels Befund zu fernen Terminen liest sich wie ein Auftrag: Je weiter die Abgabe weg ist, desto weniger real wirkt sie heute. Ein Termin in zwei Monaten ist für das Gehirn eher Nebel als Verpflichtung.

Teilen Sie große Aufträge deshalb in Stücke mit eigenen Zwischenpunkten. Nicht wegen der Kontrolle, sondern damit überhaupt ein naher Termin existiert. Ein Kontrollpunkt nach zehn Tagen bringt mehr als die beste Motivationsrunde zu Projektbeginn.

Das Zweite, worauf eine Führungskraft Einfluss hat, ist die Sicherheit für unfertige Fassungen. In einem Team, in dem eine halbfertige Idee spitze Kommentare erntet, lernen Menschen, Arbeit erst fertig zu zeigen, also spät. Wenn Sie einen groben Entwurf anfordern und ihn als solchen annehmen, verkürzen Sie die Zeit, in der heimlich und ohne Rückmeldung gearbeitet wird.

Beachtenswert ist auch, wie schlechte Nachrichten im Team ankommen. Wird ein früh gemeldeter Verzug genauso unangenehm behandelt wie einer, der am Tag vor der Abgabe auffliegt, lehren Sie die Leute zu schweigen. Die Meldung hinauszuzögern ist dann eine vernünftige Entscheidung, sie zeigt sich nur erst am Termin.

Die Grenze zwischen Zwischenpunkt und Mikromanagement verläuft durch das, was dort besprochen wird. Ein Zwischenpunkt fragt nach Entscheidungen, Hindernissen und dem nächsten Schritt. Mikromanagement fragt nach Stunden und Ausführungsdetails und nimmt den Leuten die Verantwortung ab, die als Einzige sie bis zum Abschluss ziehen kann.

Wo Sie die Ursache bei sich suchen

Aufschieben im Beruf ist keine einzelne Eigenschaft, sondern drei Motoren unter demselben Verhalten. Langeweile und Abneigung bremsen Sie bei Zeiterfassung und Routine, wo nicht die Fähigkeit fehlt, sondern der Grund, es ausgerechnet jetzt zu tun. Angst und Perfektionismus melden sich bei sichtbaren Projekten und unangenehmer Kommunikation. Impulsivität und Ablenkung haben ihren Auslöser außerhalb der Aufgabe: in Benachrichtigungen, im Großraumbüro, im Kollegen, der "nur kurz" vorbeikommt.

Der Unterschied ist praktisch, denn jede Quelle braucht eine andere Antwort. Wer aus Langeweile aufschiebt, muss die Aufgabe kürzen und interessanter machen. Wer aus Angst aufschiebt, muss die Latte für die erste Fassung senken. Wer wegen Ablenkung aufschiebt, muss die Umgebung ändern, denn eine Rede über Disziplin hat gegen App-Design keine Chance. Die Unterschiede haben wir im Artikel über die Arten der Prokrastination aufgedröselt.

Die eigene Quelle lässt sich schlecht einschätzen, weil wir Gründe im Nachhinein vernünftiger erklären, als sie waren. Einen strukturierten Blick von außen bietet unser Prokrastinationstest: 21 Fragen, rund drei Minuten, als Ergebnis die Verteilung aller drei Quellen und die, die bei Ihnen überwiegt. Nehmen Sie ihn als Werkzeug zur Selbsterkenntnis, nicht als Diagnostik.

Wenn Sie wissen, um welche Emotion Sie herumlaufen, lohnt es sich, Techniken gezielt zu wählen statt zufällig zu probieren. Eine Übersicht konkreter Vorgehensweisen finden Sie im Text darüber, wie Sie Prokrastination überwinden.

Sabine hat das Angebot am Ende geschrieben. Am Donnerstagmorgen, mit ausgeschalteter Mail, in knapp drei Stunden. Das Interessanteste war der Satz, den sie danach zu einer Kollegin sagte: Am schlimmsten waren die drei Tage, an denen sie es nicht geschrieben hat.