Procrastinación en el trabajo: cuando aplazar parece trabajo

Son las cuatro y media y Elena lleva un día a tope. Bandeja de entrada a cero, catorce respuestas, las fórmulas del informe ordenadas, la carpeta compartida reorganizada. La propuesta para su mayor cliente, la que tenía que empezar el lunes, sigue teniendo tres párrafos y un título provisional.

La procrastinación en el trabajo casi nunca parece holgazanería. Casi siempre parece trabajo. Por eso no la detecta quien está alrededor, y durante mucho tiempo tampoco la detectas tú.

El aplazamiento que se esconde en la laboriosidad

En un empleo tienes a mano una reserva infinita de actividades legítimas. Cuando no te apetece meterte con una cosa, no hace falta que abras las redes sociales. Basta con tomar otro punto de la lista, y ese además se defiende fácil ante tu jefe y ante ti. Hay un nombre para eso: pseudoproductividad, movimiento que se puede justificar pero que no mueve lo que importa.

Fuschia Sirois y Tim Pychyl describieron en 2013 el aplazamiento como una reparación del ánimo a corto plazo. Apartas lo desagradable y el alivio llega al instante. En el trabajo ese alivio va especialmente bien disfrazado, porque detrás viene una casilla marcada. El cerebro cobra dos recompensas de golpe: el fin de la incomodidad y la sensación de haber avanzado.

El día de Elena no fue tiempo perdido. Simplemente estaba montado de forma que esa única cosa no cabía en él. Tenía la tarde reservada para la propuesta, pero se le coló una reunión que podría haber rechazado sin problema, y después ya era tarde para empezar algo grande. ¿Cuándo aceptaste tú por última vez una reunión sobre todo porque en ese momento no te apetecía hacer algo más difícil?

Hay una prueba sencilla para esto. Al final del día escribe dos columnas una al lado de la otra: qué hiciste y qué avanzó. En un día pseudoproductivo la primera columna es larga y la segunda casi está vacía. Ese hueco entre ambas suele ser exactamente aquello que llevas esquivando desde la mañana.

Lo que más se aplaza en el trabajo

Piers Steel revisó cientos de estudios en su metaanálisis de 2007 y situó la aversión a la tarea y el plazo lejano entre las principales causas situacionales del aplazamiento. Con esas dos condiciones puedes ordenar tu lista de trabajo con bastante precisión. Las tareas que cumplen las dos son las que llevan más tiempo sin tocar.

Javier vende software y tiene que llamar a un cliente al que hace un mes se le prometió una función que todavía no está lista. La llamada dura ocho minutos. Javier lleva once días aplazándola. Mientras tanto ha escrito dos propuestas, ha limpiado el CRM entero y ha movido otras tres llamadas para "tener tranquilidad" con esta.

Una tarea aplazada, además, pesa más con el tiempo. Cada día le cuesta más a Javier explicar por qué no dio señales antes, así que una llamada que el lunes era incómoda dos semanas después es incómoda por partida doble. Se forma un bucle: cuanto más tiempo lleva algo ahí parado, más resistencia genera, y más fácil resulta moverlo otro día.

Lo que más se queda parado en el trabajo:

• conversaciones en las que decepcionas a alguien: un cliente enfadado, un retraso que hay que reconocer, la petición de un compañero que toca rechazar
• proyectos grandes sin plazo cercano, donde el primer paso no es evidente y el segundo solo aparece después del primero
• decisiones de las que responderás tú solo, sobre todo las que cuesta deshacer
• pedir opinión sobre tu trabajo, porque hasta entonces puedes seguir pensando que está bien
• partes de horas y papeleo, donde nadie te felicita y la línea que falta solo la ve el departamento de contabilidad

Ninguno de esos puntos es exigente en lo técnico. Lo son en lo emocional. Y como en el trabajo no queda bien decir "no me apetece", encima crece una capa de explicaciones razonables: espero a tener toda la documentación, mejor lo hablo en la reunión, ahora mismo no tengo la concentración suficiente.

Teletrabajo: alivio y trampa

Trabajar desde casa elimina dos cosas que en la oficina mantienen la atención unida. La primera es la mirada de los demás. El control social no es un motivador noble, pero funciona: si no hay nadie sentado a tu lado, desaparece también la pequeña vergüenza de llevar media hora con una tienda online abierta.

La segunda es la frontera entre el trabajo y el resto de la vida. En casa tienes a mano escapatorias con pinta de obligación. El lavavajillas. La lavadora. La compra, que hay que hacerla sí o sí. El aplazamiento se disfraza entonces de cuidado del hogar, así que ni siquiera aparece la mala conciencia que te devolvería al escritorio.

Traicionero es también cómo se disuelve el día. Sin desplazamiento falta un inicio claro, y un final igual de claro, la jornada se derrama sobre doce horas y en cada una de ellas se puede empezar dentro de un rato. De ahí sale menos tiempo trabajado, no más, porque el trabajo concentrado necesita un bloque acotado y no una franja larga de posibilidades.

Una parte del control social perdido se recupera sin volver a la oficina. Escribe a tus compañeros que entre las nueve y las once estás con la propuesta y que después les contestas. No limitas a nadie y, en cambio, aparece un compromiso dicho en voz alta, mucho más difícil de anular que el interno.

Lo que funciona contra la procrastinación en casa:

• un ritual de arranque corto en lugar del trayecto: cambiarte de ropa, dar una vuelta a la manzana, preparar el café solo cuando ya estés en la mesa
• un rincón de trabajo donde no se haga nada más, aunque sea la punta de la mesa del comedor con otra silla
• el plan del día escrito en papel junto al teclado, no escondido en una aplicación a tres toques de distancia
• las tareas de casa solo después de un bloque terminado; si no, se convierten en el canal de fuga principal

Técnicas que aguantan una jornada normal

Casi todos los consejos de productividad dan por hecho que controlas tu tiempo. En un empleo no lo controlas. Por eso tiene sentido proteger un trozo pequeño del día en vez de reconstruir el día entero.

Lo más difícil, antes de comer

La mañana es la única parte del día que los demás todavía no han desmontado. La tarde se llena de peticiones ajenas, de cansancio y de reuniones. La regla es simple: la llamada incómoda o el primer párrafo del documento grande van antes de la comida, aunque todo lo demás tenga que esperar. Javier se habría ahorrado diez días de negociación interna y una llamada bochornosa de más.

Dos horas sin notificaciones

No hace falta apagar la comunicación durante todo el día; en un equipo tampoco lo sostendrías. Basta un bloque fijo con el correo y el chat cerrados y el móvil boca abajo. Mete ese bloque en el calendario como una reunión normal, para que los demás lo vean y no te lo ocupen. El precio de volver después de cada desvío es mayor que el minuto que se llevó el desvío, porque luego tienes que reencontrar el punto donde lo dejaste.

La única tarea del día

Una lista de quince puntos es un permiso para hacer cualquier cosa. Elige por la noche o por la mañana la cosa que convertiría hoy en un buen día y escríbela arriba, aparte. El resto es propina. Ese único compromiso funciona además como detector: si el mismo punto viaja a mañana por tercera vez, no es cuestión de falta de tiempo.

Una primera versión con permiso para ser mala

En los proyectos grandes, lo que más se aplaza es el momento en que nace algo evaluable. Mientras no has empezado, el resultado sigue siendo teóricamente estupendo. Pacta contigo mismo que la primera versión será tosca y separa escribir de corregir. Los perfeccionistas, por cierto, suelen ser las últimas personas a las que su entorno llamaría procrastinadoras, porque su aplazamiento tiene forma de documentación y preparativos.

Para quien dirige: un equipo sin motivos para aplazar

Si diriges personas, tienes palancas que un individuo no tiene. El hallazgo de Steel sobre los plazos lejanos se lee como un encargo: cuanto más lejos está la entrega, menos real parece hoy. Un plazo a dos meses vista es, para el cerebro, más niebla que compromiso.

Divide por eso los encargos grandes en piezas con sus propios puntos intermedios. No por control, sino para que exista algún plazo cercano. Un punto de control a los diez días hace más por el arranque que la mejor reunión motivadora al principio del proyecto.

La segunda cosa en la que influye quien dirige es la seguridad para las primeras versiones imperfectas. En un equipo donde una idea a medio hacer recibe comentarios afilados, la gente aprende a enseñar el trabajo solo cuando está terminado, es decir, tarde. Si pides un borrador y lo aceptas como borrador, acortas el tiempo que se trabaja a escondidas y sin retorno.

Merece atención también cómo se reciben las malas noticias en el equipo. Cuando un retraso avisado a tiempo se gestiona con la misma incomodidad que uno que estalla la víspera de la entrega, enseñas a la gente a callar el mayor tiempo posible. Retrasar el aviso es entonces una decisión razonable por su parte; solo que se nota el día del plazo.

La frontera entre punto intermedio y microgestión pasa por lo que se habla en él. Un punto intermedio pregunta por decisiones, obstáculos y el siguiente paso. La microgestión pregunta por horas y detalles de ejecución, y con eso quita a la gente la responsabilidad, que es lo único capaz de llevarla hasta el final.

Dónde buscar la causa en ti

Aplazar en el trabajo no es un rasgo único, sino tres motores distintos bajo el mismo comportamiento. El aburrimiento y la aversión te frenan con el papeleo y la rutina, donde no faltan capacidades sino el motivo para hacerlo justo ahora. El miedo y el perfeccionismo aparecen en los proyectos visibles y en la comunicación incómoda. La impulsividad y la dispersión tienen el detonante fuera de la tarea: en las notificaciones, en la oficina abierta, en el compañero que se para "solo un minuto".

La diferencia es práctica, porque cada fuente pide una respuesta distinta. Quien aplaza por aburrimiento necesita acortar la tarea y darle algo de sal. Quien aplaza por miedo necesita bajar el listón de la primera versión. Quien aplaza por dispersión necesita cambiar el entorno, porque un discurso sobre la disciplina no tiene nada que hacer contra el diseño de las aplicaciones. Desmenuzamos las diferencias con más detalle en el artículo sobre los tipos de procrastinación.

La fuente propia se estima mal, porque a posteriori nos explicamos los motivos de forma más razonable de lo que fueron. Una mirada estructurada desde fuera es lo que ofrece nuestro test de procrastinación: 21 preguntas, unos tres minutos, y como resultado el reparto de las tres fuentes y la que predomina en tu caso. Tómalo como herramienta de autoconocimiento, no como diagnóstico.

Cuando sabes qué emoción estás rodeando, tiene sentido elegir técnicas a propósito en vez de probar al azar. Encontrarás un repaso de métodos concretos por fuente en el texto sobre cómo dejar de procrastinar.

Elena acabó escribiendo la propuesta. El jueves por la mañana, con el correo apagado, en menos de tres horas. Lo más interesante fue la frase que le dijo después a una compañera: lo peor fueron esos tres días en los que no la estaba escribiendo.