Deep work - zo leer je je weer echt concentreren

Sophie Leroy, onderzoeker aan de University of Minnesota, deed in 2009 een experiment dat verklaart waarom je het gevoel hebt dat je niets afkrijgt terwijl je de hele dag werkt. Ze gaf deelnemers taak A, onderbrak hen halverwege en zette hen aan taak B. Het resultaat? Zelfs als mensen volledig overschakelden naar de nieuwe taak, bleef een deel van hun aandacht hangen bij de vorige. Leroy noemt dit aandachtsresidu. Hoe vaker je op een dag tussen taken springt, hoe meer residu zich ophoopt. Aan het eind van de dag werk je met een brein dat verdeeld is over tientallen onafgemaakte lussen.

Dit is geen probleem van luie mensen. Het is een probleem van omgevingen die ons dwingen om direct te reageren op e-mails, Slack-berichten, meldingen en “korte vragen” van collega's. Cal Newport, hoogleraar informatica aan Georgetown University, gaf de oplossing een naam in zijn boek uit 2016: deep work.

Wat deep work is en waarom het ertoe doet

Newport definieert deep work als professionele activiteit die je uitvoert in een staat van volledige concentratie en die je cognitieve vermogens tot het uiterste oprekt. Denk aan code schrijven, data analyseren, strategisch plannen, creatief schrijven. Werk dat moeilijk te kopiëren is en echte waarde oplevert.

Het tegenovergestelde is oppervlakkig werk, in de vakliteratuur shallow work genoemd. E-mails, administratie, routinevergaderingen, spreadsheets invullen. Dingen die gedaan moeten worden, maar die iedereen na een korte introductie zou kunnen doen. Newport stelt dat de meeste mensen ruim 60% van hun werkdag aan oppervlakkig werk besteden, waardoor er alleen tussen vergaderingen door wat brokstukken overblijven voor het werk dat er echt toe doet.

Waarom is dat een probleem? Omdat het vermogen tot deep work steeds zeldzamer wordt in een wereld vol afleiding, en tegelijk steeds waardevoller in een economie die gespecialiseerde kennis en creatief probleemoplossen beloont. Als je regelmatig twee tot drie uur per dag in deep work kunt wegzakken, heb je een enorme voorsprong op mensen die hun hele dag op prikkels reageren.

Waarom multitasken niet werkt

Terug naar het aandachtsresidu. Leroy ontdekte dat het residu het sterkst is wanneer de vorige taak niet was afgerond en je geen plan hebt voor wanneer je erop terugkomt. Met andere woorden: als een collega je midden in een analyse onderbreekt en je geen idee hebt wanneer je er weer aan verder werkt, blijft een deel van je brein bij die analyse of je dat nu wilt of niet.

Nu het tegenintuïtieve deel. Multitasken voelt productief. Je krijgt het idee dat je meer dingen tegelijk aankunt. Maar onderzoek laat steeds het tegendeel zien. Een Stanford-studie van Ophir, Nass en Wagner (2009) vergeleek gewoontemultitaskers met mensen die zich op één ding tegelijk richten. De multitaskers waren slechter in het wegfilteren van irrelevante informatie, trager in het wisselen tussen taken en hadden een zwakker werkgeheugen. Ze waren het zwakst in precies datgene waarin ze dachten uit te blinken.

Je brein kan simpelweg geen twee veeleisende cognitieve taken tegelijk verwerken. Wat wij multitasken noemen, is in werkelijkheid snel wisselen. En elke wissel kost tijd, energie en een stuk mentale capaciteit dat je nooit terugkrijgt.

Vier strategieën voor deep work

In zijn boek beschrijft Newport vier manieren om deep work in je leven in te bouwen. Geen enkele is universeel de beste. Het hangt af van je werk, je persoonlijkheid en je omstandigheden.

De monastieke strategie

Radicale eliminatie van oppervlakkig werk. Donald Knuth, de legendarische informaticus van Stanford, gebruikt geen e-mail. Helemaal niet. Knuth legt op zijn website uit dat e-mail een geweldig hulpmiddel is voor mensen wier werk vraagt om contact met de wereld. Zijn werk vraagt precies het omgekeerde. Deze aanpak is alleen realistisch voor mensen wier waarde volledig in deep work zit en die het zich kunnen veroorloven om bijna al het andere te negeren. De meesten van ons kunnen dat niet.

De bimodale strategie

Afwisselen tussen periodes van totale onderdompeling en periodes van normaal functioneren. Carl Jung bouwde een toren in het Zwitserse Bollingen, waar hij zich regelmatig een paar dagen terugtrok om te schrijven en te denken. De rest van de tijd deed hij gewoon zijn werk: patiënten zien, colleges geven, correspondentie beantwoorden. Deze modus vraagt om het vermogen een dag of langer te verdwijnen, wat haalbaar is voor academici of ondernemers, maar moeilijk voor mensen in een bedrijfsfunctie.

De ritmische strategie

Elke dag een vast blok deep work op hetzelfde tijdstip. Elke ochtend van 6:00 tot 8:30 schrijf, programmeer of analyseer je. Daarna schakel je over naar de normale modus. Voor de meeste mensen is dit de meest praktische aanpak, omdat er geen bijzondere voorwaarden voor nodig zijn. Alleen een agenda en discipline. De sleutel is dat het blok deep work niet onderhandelbaar is. Op het moment dat je het opoffert voor een vergadering, begint het hele systeem af te brokkelen.

De journalistieke strategie

Overschakelen naar deep work zodra zich een kans voordoet: een vrij uur tussen vergaderingen, een geannuleerde lunch, een rustige ochtend op kantoor. Newport noemde deze strategie naar journalisten, die midden in de chaos van een redactie artikelen moeten schrijven. Maar hij waarschuwt: deze methode werkt alleen voor mensen die het vermogen om snel de diepte in te gaan al hebben getraind. Ben je nieuw in deep work, dan heb je ritueel en regelmaat nodig, geen flexibiliteit.

Hoe je persoonlijkheid je concentratie beïnvloedt

Niet iedereen zakt even makkelijk weg in deep work. En dat ligt niet alleen aan gewoontes. Het hangt ook samen met je persoonlijkheidstype.

Begin bij de meest zichtbare factor: introversie versus extraversie. Introverte mensen hebben een natuurlijk voordeel in omgevingen die stilte en afzondering vragen. Hans Eysenck liet al in de jaren zestig zien dat introverte mensen een hoger basisniveau van corticale activatie hebben, wat betekent dat ze minder prikkels van buitenaf nodig hebben om zich “aan” te voelen. Lange stukken stil werk zijn voor hen geen marteling, maar een natuurlijke staat. Extraverte mensen hebben het lastiger. Zij hebben prikkels nodig, en als die er te weinig zijn, gaan ze ernaar op zoek: ze pakken hun telefoon, sturen een collega een bericht, halen koffie. Dat betekent niet dat extraverte mensen geen deep work kunnen doen. Ze hebben alleen andere omstandigheden nodig: werken in een café in plaats van op een stil kantoor, of korte sociale pauzes tussen de concentratieblokken.

Ook het verschil op de as zintuiglijkheid versus intuïtie is interessant. Zintuiglijke types werken het liefst met concrete, gestructureerde taken met duidelijke stappen. Deep work komt bij hen makkelijk op gang als ze precies weten wat ze moeten doen: een begroting bijstellen, code nakijken, een rapport schrijven op basis van een sjabloon. Intuïtieve types hebben juist ruimte nodig voor abstract denken en het verbinden van dingen die schijnbaar niets met elkaar te maken hebben. Hun deep work ziet er anders uit: ideeën uitwerken, strategisch plannen, schrijven. Maar intuïtieve types hebben ook een sterkere neiging om van een taak af te dwalen naar het volgende interessante idee, dus ze hebben vaak strakkere structuur van buitenaf nodig.

Weet je niet precies waar je op deze dimensies staat, dan kan een werkstijltest helpen. Die laat zien in wat voor omgeving en onder welke voorwaarden je het beste werk levert.

Zo bouw je je vermogen tot deep work op

Deep work is een vaardigheid, geen aangeboren talent. En zoals elke vaardigheid kun je het trainen. Newport vergelijkt het vermogen om je te concentreren met een spier: gebruik je hem niet, dan verzwakt hij. Train je hem regelmatig, dan wordt hij sterker.

En daar zit het probleem. De meeste mensen verzwakken hun “concentratiespier” actief. Elk moment van verveling dat je met je telefoon opvult, elke reflexmatige blik op sociale media, elke controle van je inbox “voor het geval dat” leert je brein dat het prima is om je aandacht te verleggen zodra de impuls opkomt. En dan vraag je je af waarom je niet 90 minuten bij één taak kunt blijven.

Trainen begint klein. Probeer jezelf morgen 45 minuten ononderbroken werk aan één taak te gunnen. Telefoon op vliegtuigmodus. E-mail dicht. Slack uit. Voel je na 20 minuten de drang om meldingen te checken, merk die impuls dan op en ga terug naar je werk. Doe er volgende week 15 minuten bij. Binnen een maand werk je 90 minuten achter elkaar door, en je zult verbaasd zijn over hoeveel je in die tijd afkrijgt.

Digitale detox op het werk: wat echt helpt

Het idee van een digitale detox wordt vaak gepresenteerd als een weekend zonder telefoon in een huisje in het bos. Prima, maar dat behandelt alleen het symptoom. Het echte probleem zijn de acht uur op je werk waarin alles, van Slack tot de collega die “heel even” langskomt, je aandacht uit elkaar trekt.

Een paar aanpakken die zich in de praktijk bewijzen:

• Communicatie in blokken afhandelen. In plaats van e-mail en chat voortdurend in de gaten te houden, stel je twee of drie momenten per dag in waarop je alle berichten in één keer verwerkt. Bijvoorbeeld 9:00, 13:00 en 16:30. De rest van de dag blijven je communicatiekanalen dicht. Tim Ferriss maakte deze methode populair in The 4-Hour Workweek, en heel wat mensen hebben ontdekt dat de wereld niet instort als je niet binnen vijf minuten antwoordt.
• Geef aan dat je niet beschikbaar bent. Zet een koptelefoon op (ook zonder muziek), zet een status “deep work” op Slack, of spreek met je team een zichtbaar signaal af. Een studie van Perlow en Porter, gepubliceerd in Harvard Business Review (2009), vond dat teams die regelmatige “stille uren” invoerden er zowel qua productiviteit als qua tevredenheid op vooruitgingen.
• Scheid je hulpmiddelen. Gebruik als het kan een andere browser of een ander browserprofiel voor deep work dan voor communicatie. Je brein koppelt omgevingen aan soorten activiteit. Open je een browser waarin het eerste tabblad Gmail is en het tweede Slack, dan glijd je vanzelf richting communicatie.
• De tweeminutenregel omgekeerd. Schiet je iets te binnen wat gedaan moet worden en minder dan twee minuten kost, doe het dan juist niet meteen. Schrijf het op en ga terug naar je deep work. Die twee minuten kosten in werkelijkheid veel meer zodra je de tijd meetelt om van context te wisselen en de weg terug te vinden.
• Geplande verveling. Dit is een aanbeveling van Newport die vreemd klinkt maar werkt. Sta af en toe gewoon in de rij, wacht op de bus of zit in een wachtkamer zonder je telefoon. Laat jezelf je vervelen. Je brein moet wennen aan het idee dat niet elke pauze met prikkels gevuld hoeft te worden. Anders bouw je nooit het vermogen op om bij een taak te blijven als die even saai wordt.

Wanneer deep work niet het antwoord is

Het zou makkelijk zijn om van deep work weer een nieuwe productiviteitscultus te maken. Maar Newport geeft zelf toe dat sommige beroepen hun kernwaarde juist uit oppervlakkig werk halen. Een manager wiens belangrijkste bijdrage bestaat uit het coördineren van een team en het snel reageren op problemen, kan niet drie uur in een stille kamer verdwijnen. Iemand in de verkoop moet bereikbaar zijn voor klanten. Een directieassistent kan de inbox niet sluiten.

Het klopt ook dat niet al het waardevolle werk diepe concentratie vraagt. Soms levert een gezamenlijke brainstorm meer op dan drie uur alleen nadenken. Soms lost één telefoontje een probleem op waar je anders een hele dag op zou zitten analyseren.

Deep work is er niet om alle communicatie en samenwerking te schrappen. Het is een hulpmiddel om het waardevolste te beschermen wat je hebt: je vermogen om te denken. Zelfs één uur per dag echt geconcentreerd werk kan meer opleveren dan een hele dag reactief van taak naar taak springen. En dat is een doel dat voor bijna iedereen binnen bereik ligt.