Procrastinação no trabalho: quando adiar parece trabalhar

São quatro e meia e Camila tem um dia cheio nas costas. Caixa de entrada zerada, catorze respostas, fórmulas ajeitadas no relatório, pasta compartilhada reorganizada. A proposta para o maior cliente, que ela deveria ter começado na segunda, continua com três parágrafos e um título provisório.

A procrastinação no trabalho raramente parece ociosidade. Na maior parte das vezes, parece trabalho. Por isso ninguém ao redor percebe, e por muito tempo você também não.

O adiamento que se esconde na produtividade aparente

No emprego, você tem à volta um estoque infinito de atividades legítimas. Quando não dá vontade de encarar uma coisa, não é preciso abrir as redes sociais. Basta pegar outro item da lista, e esse ainda é fácil de defender diante do chefe e de si mesmo. O fenômeno até ganhou nome: pseudoprodutividade, movimento que dá para prestar contas mas que não move o que importa.

Fuschia Sirois e Tim Pychyl descreveram em 2013 o adiamento como um conserto de humor de curto prazo. Você empurra a coisa desagradável e o alívio chega na hora. No trabalho, esse alívio usa um disfarce especialmente bom, porque logo atrás dele vem um item riscado da lista. O cérebro recebe duas recompensas de uma vez: o fim do desconforto e a sensação de que algo andou.

O dia de Camila não foi desperdiçado. Ele só estava montado de um jeito que não deixava aquela coisa acontecer. A tarde estava reservada para a proposta, só que entrou nela uma reunião que ela poderia ter recusado sem drama, e depois já era tarde para começar algo grande. Quando foi a última vez que você aceitou uma reunião principalmente porque naquele momento não queria fazer algo mais difícil?

Existe um teste simples para isso. No fim do dia, escreva duas colunas lado a lado: o que você fez e o que andou. Em um dia pseudoprodutivo, a primeira coluna é longa e a segunda fica quase vazia. A distância entre elas costuma ser exatamente aquilo de que você vem desviando desde a manhã.

O que mais se adia no trabalho

Piers Steel percorreu centenas de estudos na meta-análise de 2007 e colocou a aversão à tarefa e o prazo distante entre as principais causas situacionais do adiamento. Por essas duas condições, sua lista de trabalho se ordena com bastante precisão. As tarefas que cumprem as duas são as que ficam paradas por mais tempo.

Rafael vende software e precisa ligar para um cliente a quem, há um mês, foi prometida uma funcionalidade que ainda não está pronta. A ligação leva oito minutos. Rafael está no décimo primeiro dia de adiamento. Nesse meio-tempo, escreveu duas propostas, limpou o CRM inteiro e remarcou três outras ligações para “ficar tranquilo” com esta.

Uma tarefa adiada, além disso, pesa mais com o tempo. A cada dia fica mais difícil para Rafael explicar por que não deu notícia antes, então uma ligação que na segunda era desagradável, duas semanas depois é desagradável em dobro. Forma-se um laço: quanto mais tempo a coisa fica parada, mais resistência ela provoca, e mais fácil fica empurrá-la por mais um dia.

O que fica encalhado com mais frequência:

• conversas em que você decepciona alguém: um cliente irritado, um atraso que precisa ser admitido, o pedido de um colega que será recusado
• projetos grandes sem prazo próximo, em que o primeiro passo não é óbvio e o segundo só aparece depois do primeiro
• decisões pelas quais você responderá sozinho, principalmente as difíceis de desfazer
• pedir retorno sobre o seu trabalho, porque até lá dá para achar que está tudo certo
• relatórios e burocracia, em que ninguém elogia e a linha que falta só o financeiro percebe

Nenhum desses itens é exigente do ponto de vista técnico. Exigentes eles são no emocional. E como no trabalho não pega bem dizer “não estou a fim”, cresce por cima uma camada de explicações razoáveis: espero o material completo, prefiro tratar disso na reunião, agora não tenho concentração suficiente.

Home office: alívio e armadilha

Trabalhar de casa remove duas coisas que no escritório seguram a atenção. A primeira é o olhar dos outros. O controle social não é um motivador nobre, mas funciona: sem ninguém sentado ao lado, some também a pequena vergonha de estar há meia hora com uma loja on-line aberta.

A segunda é a fronteira entre trabalho e o resto da vida. Em casa, você tem à mão fugas com cara de obrigação. A louça. A roupa na máquina. A compra que precisa ser feita de qualquer jeito. O adiamento se apresenta então como cuidado da casa, e assim nem aparece a culpa que devolveria você à mesa.

Traiçoeira também é a diluição do dia. Sem o deslocamento, falta um começo claro e igualmente um fim, o expediente se espalha por doze horas e em cada uma delas dá para começar daqui a pouco. Sai daí menos tempo trabalhado, não mais, porque trabalho concentrado precisa de um bloco delimitado, não de uma faixa longa de possibilidades.

Um pedaço do controle social perdido volta sem precisar voltar ao escritório. Escreva aos colegas que entre nove e onze você está na proposta e depois retorna. Ninguém sai prejudicado e, em troca, nasce um compromisso dito em voz alta, bem mais difícil de cancelar do que o interno.

O que funciona contra a procrastinação em casa:

• um ritual curto de largada no lugar do trajeto: trocar de roupa, dar uma volta no quarteirão, fazer o café só quando já estiver na mesa
• um canto de trabalho onde não se faz mais nada, mesmo que seja a ponta da mesa de jantar com outra cadeira
• o plano do dia escrito no papel ao lado do teclado, não escondido em um aplicativo a três toques de distância
• as tarefas domésticas só depois de um bloco concluído; caso contrário, viram o canal de fuga principal

Técnicas que aguentam um dia de trabalho comum

A maior parte dos conselhos de produtividade parte do princípio de que você controla o seu tempo. No emprego, você não controla. Por isso faz sentido proteger um pedaço pequeno do dia, em vez de reconstruir o dia inteiro.

A coisa mais difícil antes do almoço

A manhã é a única parte do dia que os outros ainda não desmontaram. A tarde se enche de pedidos alheios, de cansaço e de reuniões. A regra é simples: o telefonema desagradável ou o primeiro parágrafo do documento grande vêm antes do almoço, mesmo que todo o resto tenha de esperar. Rafael teria economizado dez dias de negociação interna e um telefonema constrangedor a mais.

Duas horas sem notificações

Não é preciso desligar a comunicação o dia inteiro; em trabalho de equipe isso não se sustenta mesmo. Basta um bloco fixo com e-mail e chat fechados e o celular virado para baixo. Coloque o bloco na agenda como uma reunião comum, para que os outros vejam e não marquem por cima. O preço do retorno depois de cada desvio é maior do que o minuto que o desvio levou, porque depois é preciso reencontrar o ponto em que você parou.

A única tarefa do dia

Uma lista com quinze itens é permissão para fazer qualquer coisa. Escolha à noite ou de manhã a única coisa que transformaria hoje em um bom dia e escreva no alto, separada. O resto é bônus. Esse compromisso único também funciona como detector: se o mesmo item viaja para amanhã pela terceira vez, não é falta de tempo.

Uma primeira versão com permissão para ser ruim

Nos projetos grandes, o que mais se adia é o momento em que nasce algo avaliável. Enquanto você não começou, o resultado ainda é teoricamente ótimo. Combine consigo mesmo que a primeira versão vai ser bruta e separe escrever de revisar. Os perfeccionistas, aliás, costumam ser as últimas pessoas que alguém chamaria de procrastinadoras, porque o adiamento deles tem a forma de pesquisa e preparação.

Para quem lidera: um time sem motivo para adiar

Se você lidera pessoas, tem alavancas que o indivíduo não tem. A conclusão de Steel sobre prazos distantes se lê como um briefing: quanto mais longe está a entrega, menos real ela parece hoje. Um prazo daqui a dois meses, para o cérebro, é mais neblina do que compromisso.

Divida por isso os encargos grandes em pedaços com pontos intermediários próprios. Não por causa do controle, mas para que exista algum prazo próximo. Um ponto de checagem depois de dez dias faz mais pela largada do que a melhor reunião motivacional no início do projeto.

A segunda coisa que a liderança influencia é a segurança para primeiras versões imperfeitas. Em um time onde uma ideia pela metade recebe comentário afiado, as pessoas aprendem a mostrar o trabalho só pronto, ou seja, tarde. Quando você pede um rascunho e aceita como rascunho, encurta o tempo em que se trabalha escondido e sem retorno.

Vale prestar atenção também em como o time recebe más notícias. Quando um atraso avisado a tempo é tratado com o mesmo desconforto de um atraso que estoura na véspera da entrega, você ensina as pessoas a ficarem caladas o máximo possível. Segurar o aviso passa a ser, do lado delas, uma decisão razoável; só aparece na data.

A fronteira entre ponto intermediário e microgestão está no que se discute ali. O ponto intermediário pergunta sobre decisões, obstáculos e próximo passo. A microgestão pergunta sobre horas e detalhes de execução e, com isso, tira das pessoas a responsabilidade, que é a única capaz de puxá-las até a conclusão.

Onde procurar a causa em você

Adiar no trabalho não é uma característica só, e sim três motores diferentes sob o mesmo comportamento. O tédio e a aversão freiam você nos relatórios e na rotina, onde não faltam capacidades e sim um motivo para fazer isso justamente agora. O medo e o perfeccionismo se manifestam nos projetos visíveis e nas conversas incômodas. A impulsividade e a dispersão têm o gatilho fora da tarefa: nas notificações, no escritório aberto, no colega que para “só um minuto”.

A diferença é prática, porque cada fonte pede uma reação diferente. Quem adia por tédio precisa encurtar a tarefa e dar a ela algum tempero. Quem adia por medo precisa baixar a régua da primeira versão. Quem adia por dispersão precisa mexer no ambiente, porque um discurso sobre disciplina não tem chance contra o design dos aplicativos. Detalhamos as diferenças no artigo sobre quais são os tipos de procrastinação.

A própria fonte é difícil de estimar, porque explicamos os motivos depois de forma mais razoável do que eles foram. Um olhar estruturado de fora é o que oferece o nosso teste de procrastinação: 21 perguntas, cerca de três minutos, e o resultado é a distribuição das três fontes e aquela que predomina em você. Encare como ferramenta de autoconhecimento, não como diagnóstico.

Quando você sabe qual emoção está contornando, faz sentido escolher técnicas de propósito, em vez de testar ao acaso. Há um apanhado de métodos concretos por fonte no texto sobre como parar de procrastinar.

Camila acabou escrevendo a proposta. Quinta de manhã, com o e-mail desligado, em menos de três horas. O mais interessante foi a frase que ela disse depois a uma colega: os piores foram aqueles três dias em que ela não estava escrevendo.