Como parar de procrastinar de acordo com o seu tipo

No domingo à noite, Carla anotou uma única coisa na agenda: “segunda-feira, terminar o relatório financeiro”. Na segunda, às dez da manhã, ela tinha a caixa de entrada limpa, o segundo café e onze abas abertas com avaliações de aspiradores. O relatório não tinha avançado uma linha.

Quando as pessoas perguntam como parar de procrastinar, quase toda resposta aponta para o planejamento. Só que Carla tinha um plano, e até bom. Travou outra coisa, em algum ponto entre abrir a planilha e digitar o primeiro número. E enquanto você não souber o que é essa coisa, vai continuar testando técnicas que servem em você mais ou menos como o sapato dos outros.

Por que os conselhos universais contra a procrastinação falham

“É só começar.” “Divida em passos menores.” “Desligue o celular.” Cada um desses conselhos salvou mesmo alguém. E cada um deles não faz nada por outra pessoa, porque trata um problema diferente daquele que essa pessoa tem.

Vista de fora, a procrastinação parece sempre igual. A tarefa fica ali, o tempo corre, você faz qualquer outra coisa. Por baixo, porém, rodam motores diferentes. Uma pessoa é afastada pelo tédio, outra pelo receio do resultado, uma terceira é arrastada por uma notificação e reaparece quarenta minutos depois sem fazer ideia de como chegou ali.

A grande meta-análise de Piers Steel, de 2007, reuniu centenas de pesquisas e mostrou algo que rima mal com a imagem do procrastinador preguiçoso: o preditor de personalidade mais forte do adiamento não é preguiça nem incapacidade de planejar, e sim a impulsividade. Ou seja, a tendência de ir atrás do que é atraente agora mesmo. Entre outras coisas, isso explica por que quem adia uma coisa específica costuma dar conta, nesse meio-tempo, de um monte de trabalho diferente.

A consequência prática é desconfortável. O conselho que mudou a semana do seu colega não funciona com você, e você tira dali a conclusão de que “não sabe trabalhar em si mesmo”. Na verdade, você só recebeu uma ferramenta para um problema que não tem.

Atacar sempre do mesmo jeito o mesmo sintoma coloca você num laço estranho. Você acumula aplicativos de planejamento, testa o pomodoro, compra agendas com grade de horas, e nada muda. Essas ferramentas não são ruins. Elas apenas miram num ponto em que, no seu caso, nada range.

Descubra primeiro por que você adia

Fuschia Sirois e Tim Pychyl descreveram em 2013 a procrastinação como um conserto de humor de curto prazo. Você não adia porque não sabe lidar com o tempo, mas porque a tarefa provoca uma sensação desagradável e adiar alivia essa sensação por um tempo. A procrastinação é, portanto, mais uma questão de regulação emocional do que de calendário.

Essa sensação desagradável, no entanto, não tem a mesma cor em todo mundo. Na prática, o adiamento se divide em três fontes, e a maioria das pessoas tem uma principal e uma secundária.

A diferença entre elas não é acadêmica, porque leva a movimentos opostos. Com a primeira fonte, você precisa tornar a tarefa mais suportável. Com a segunda, ao contrário, baixar a exigência sobre o resultado. E com a terceira, trata-se sobretudo de tirar de você as oportunidades de fuga.

As fontes ainda podem se revezar conforme a tarefa. A mesma pessoa adia a declaração de imposto por tédio, a apresentação para a diretoria por medo e a resposta a um e-mail só porque nesse intervalo chegou uma mensagem no celular. Faz sentido, então, perguntar sobre um trabalho concreto, não de forma genérica “que tipo eu sou”.

Lembre agora da última tarefa que ficou três dias na sua mesa mesmo cabendo em uma tarde. O que exatamente afastava você dela? A resposta “eu não tive tempo” quase nunca se sustenta: tempo havia, você só colocou em outro lugar.

Um detalhamento maior está no artigo sobre tipos de procrastinação. Se você não tem certeza de qual fonte prevalece no seu caso, pode ajudar um teste de procrastinação curto: 21 perguntas, cerca de três minutos, e no final você vê como as três fontes se distribuem em você. Não é um diagnóstico, é mais um espelho que pode poupar alguns meses de tentativa e erro.

Quando você adia porque a tarefa entedia

Rodrigo toca uma pequena oficina e uma vez por mês precisa subir os dados de faturamento no sistema. Leva quarenta minutos, não exige pensamento nenhum, e ele detesta. Resultado: faz sempre no último dia do mês, depois das nove da noite, cansado e irritado consigo.

Procurar um sentido mais profundo nesse trabalho não ajuda. O tédio é informação sobre a tarefa, não sobre você. O objetivo é tornar a atividade suportável, não se empurrar para dentro dela na base da força de vontade.

• Timeboxing no lugar da meta “terminar isso”. Marque vinte minutos e, quando o timer tocar, pare de verdade. Uma tarefa chata com um fim visível é uma tarefa completamente diferente.
• Corrida contra o relógio. Rodrigo aciona um cronômetro no faturamento e tenta bater o mês anterior. Soa bobo e funciona surpreendentemente bem.
• Ligação com algo agradável: um podcast específico, ou o café da sua cafeteria preferida, que você só se permite durante essa atividade.
• A coisa mais chata logo de manhã, antes que o resto do dia soterre você e apareça a desculpa do cansaço.
• Mudança de ambiente. Outra mesa, outra sala, outra cafeteria. O embotamento também se prende ao lugar em que você o vive.
• Recompensa logo depois de terminar, não no fim da semana. O cérebro faz contas bem ruins no longo prazo.

Rodrigo acabou testando duas coisas. Passou o faturamento para a manhã da primeira segunda-feira do mês e coloca palestras que de outro modo nunca ouviria. Continua levando quarenta minutos. A diferença é que a coisa não fica pendurada sobre ele o mês inteiro como uma dívida em aberto.

O que falha com toda a certeza é esperar pela motivação. Em tarefas chatas ela não chega, porque não há de onde nascer. A vontade de encarar a burocracia repetitiva aparece depois da largada, quando aparece, e quem espera pelo humor certo, na prática, espera pelo prazo.

Atenção, porém, a uma armadilha. Gamificação e recompensas funcionam com o tédio e costumam fracassar com o medo de errar. Quando é o receio do resultado que afasta você da tarefa, o cronômetro só aumenta a pressão. Como lidar com o embotamento em tarefas repetitivas é o que o texto sobre procrastinação por tédio desenvolve.

Quando você adia com medo de não ficar perfeito

Voltemos a Carla. Se você perguntasse por que ela não abriu o relatório, ela não diria que aquilo a entedia. Diria que precisava pensar melhor. Na verdade, ela sabia que em um número teria de fazer uma estimativa, e a apavorava a ideia de alguém na reunião perguntar de onde saiu aquele valor.

Quem busca a perfeição não adia por preguiça, mas por proteção. Enquanto você não começou, o seu trabalho não pode ser ruim. O adiamento mantém viva a ideia agradável de que “se eu tivesse tempo de verdade para isso, sairia excelente”.

O paradoxo dessa defesa é que ela produz com precisão exatamente o resultado que você teme. Um relatório escrito na noite anterior à reunião sai pior do que um construído com calma na quarta à tarde. Adiar em nome da qualidade derruba a qualidade, e para quem é perfeccionista esse costuma ser o primeiro argumento que realmente mexe.

• Um rascunho tosco como primeiro passo obrigatório. Escreva de propósito a versão ruim, com lacunas e pontos de interrogação. Corrigir é sempre mais fácil do que criar do vazio.
• Uma régua de “bom o bastante” definida antes: três parágrafos, dois números, uma página. Sem essa fronteira a tarefa nunca fecha, porque melhorar dá para tudo.
• Separe a criação da revisão. Primeiro se escreve, só depois se lê. Quem edita enquanto escreve não termina nem o primeiro parágrafo.
• Os passos pequenos e visíveis cumprem aqui um papel diferente do que cumprem no tédio. Não se trata de velocidade, mas da prova de que o mundo não desabou depois da entrega de algo imperfeito.
• Mostre o trabalho pela metade antes de ele estar pronto. O comentário sobre um esboço dói menos do que o silêncio diante da obra perfeita.
• Coloque o teto no tempo, não na qualidade. Duas horas para a proposta e depois ela sai, por mais ou menos que você goste dela.

Vale reparar também em como os prazos agem sobre essa fonte. Uma entrega próxima consegue abafar o medo, então o trabalho acaba nascendo. O preço são as noites em claro e a sensação de que aquela não foi a sua melhor versão. Um sistema apoiado na ideia de que o pânico sempre salva aguenta até a primeira semana com três prazos ao mesmo tempo.

Nessa fonte, portanto, não ajuda a pressão, e sim a permissão para entregar um trabalho mediano. Onde termina a exigência saudável e começa a régua que paralisa é o que o texto sobre perfeccionismo e procrastinação descreve.

Quando outra coisa arrasta você

A terceira fonte parece inocente. Você não sente nada de especial, apenas surge no canto do olho uma notificação, uma pergunta de um colega ou a ideia de checar um detalhe. Quarenta minutos depois você está num vídeo sobre a construção de pontes medievais sem ideia de como foi parar ali.

A autodisciplina rende pouco aqui, porque a disputa acontece exatamente no momento em que você está menos capaz de decidir. É mais eficaz tirar as oportunidades de antemão, enquanto a cabeça está fria.

• Celular em outro cômodo, não na gaveta. Alguns metros de distância fazem mais do que a melhor das promessas.
• Blocos curtos, de vinte a trinta minutos, com fim claro. Um bloco longo quase sempre perde para a primeira distração.
• Uma coisa por vez. Abas fechadas, e-mail fechado, um aplicativo aberto. A multitarefa é combustível para esse tipo de adiamento.
• Planos do tipo quando-então, que os psicólogos chamam de intenções de implementação: “Quando eu terminar o café, abro a planilha e escrevo a primeira linha.” A decisão é tomada antes, não no meio da tentação.
• Atrito dos dois lados. Saia da conta do aplicativo que rouba o seu tempo; o documento em que você trabalha, deixe aberto até de noite.

Compensa ser concreto consigo mesmo. “Vou me distrair menos” não é um plano, é um desejo. “O celular fica na cozinha das nove às onze” é um plano, porque depois de uma semana dá para verificar sem esforço se você cumpriu.

As interrupções, além disso, custam mais do que parecem. Quando você volta a um trabalho pela metade, leva um tempo até remontar o contexto: onde parou, o que pretendia escrever em seguida, por que abriu esse arquivo. Em tarefas complexas isso são alguns minutos, e com vinte interrupções por dia você passa uma fatia considerável do dia só engrenando de novo.

O contraintuitivo dessa fonte é que quanto mais tempo livre você tem, pior o resultado. Uma tarde vazia e sem estrutura é pior para uma pessoa impulsiva do que uma tarde com três reuniões espalhadas no meio. A configuração concreta do ambiente e o trabalho com a atenção são o que o artigo sobre procrastinação e distração desenvolve.

Por onde começar ainda hoje

Quando o problema é uma tarefa específica, não comece pelo sistema. Sistemas se constroem bem nos momentos em que nada está pegando fogo. Comece por um passo tão pequeno que pareça quase ridículo.

Abrir o arquivo e escrever um título. Procurar o número para o qual você não quer ligar. Ou apenas tirar da caixa o primeiro papel. Não se trata de terminar a tarefa, mas de romper a fronteira entre “não iniciado” e “em andamento”, porque nas três fontes essa é a fronteira mais cara.

Uma tarefa para hoje já basta. Escolha a que está parada há mais tempo, não a maior, e dedique três minutos a ela ainda hoje, mesmo que disso saia apenas um arquivo aberto e uma frase escrita.

Depois observe o que funcionou com você. Não precisa de planilha nem de nota diária: basta lembrar, uma semana depois, quais duas tarefas engrenaram com facilidade e o que estava diferente naquelas vezes. A maioria das pessoas descobre que da lista inteira funcionam mesmo uma ou duas coisas e que o resto pode ir embora.

Conte também com o retorno do adiamento. Um emprego novo, outro tipo de tarefa, um período mais duro, e de repente você está limpando a geladeira de novo. Isso não significa que a técnica era ruim. O mais provável é que o motor tenha mudado e a ferramenta antiga tenha deixado de encaixar.

A versão mais conhecida dessa estratégia é a regra dos dois minutos: o que leva menos de dois minutos, faça imediatamente, e nas tarefas maiores você promete a si apenas dois minutos de trabalho e depois decide de novo. Com distração e tédio funciona quase sempre, porque os dois são mais fortes justamente antes da largada.

Com o medo de errar, no entanto, tome cuidado. Dois minutos de trabalho numa tarefa que apavora viram facilmente dois minutos pensando em como fazer direito, e você está de volta ao ponto de partida. Aqui esses dois minutos precisam pertencer à escrita do rascunho, não à ponderação. Carla acabou entregando o relatório com uma observação dizendo “estimativa, detalho até sexta”, e na reunião ninguém falou nada.