Uitstelgedrag overwinnen: wat werkt bij jouw type

Sanne schreef zondagavond één ding in haar agenda: “maandag, financieel rapport afmaken”. Maandagochtend om tien uur had ze een opgeruimde mailbox, haar tweede koffie en elf openstaande tabbladen met stofzuigerreviews. Aan het rapport was geen regel veranderd.

Als mensen vragen hoe ze hun uitstelgedrag kunnen overwinnen, wijzen de meeste antwoorden richting plannen. Alleen had Sanne een plan, en nog een prima plan ook. Er liep iets anders vast, ergens tussen het openen van de spreadsheet en het eerste getal. En zolang je niet weet wat dat precies is, blijf je technieken proberen die je ongeveer passen als andermans schoenen.

Waarom algemene adviezen tegen uitstellen mislukken

“Gewoon beginnen.” “Hak het in kleinere stappen.” “Zet je telefoon uit.” Elk van die adviezen heeft iemand echt geholpen. En elk ervan doet bij een ander helemaal niets, omdat het een ander probleem behandelt dan die persoon heeft.

Van buitenaf ziet uitstellen er namelijk altijd hetzelfde uit. De taak ligt er, de tijd loopt, jij doet iets anders. Onder de oppervlakte draaien echter verschillende motoren. De een wordt weggejaagd door verveling, de ander door vrees voor het resultaat, de derde wordt meegesleurd door een melding en duikt veertig minuten later weer op zonder te weten hoe hij daar terecht is gekomen.

De grote meta-analyse van Piers Steel uit 2007 vatte honderden onderzoeken samen en liet iets zien dat slecht rijmt op het beeld van de luie uitsteller: de sterkste persoonlijkheidsvoorspeller van uitstellen is niet luiheid en ook niet een gebrek aan planningsvermogen, maar impulsiviteit. Oftewel de neiging om achter datgene aan te gaan wat nú aanlokkelijk is. Dat verklaart onder meer waarom mensen die één ding voor zich uit schuiven ondertussen vaak verrassend veel ander werk verzetten.

Het praktische gevolg is vervelend. Het advies dat de week van je collega redde, doet bij jou niets, en jij houdt eraan over dat je “niet aan jezelf kunt werken”. Terwijl je alleen gereedschap kreeg voor een probleem dat je niet hebt.

Hetzelfde verschijnsel steeds op dezelfde manier aanpakken brengt je in een vreemde lus. Je verzamelt planningsapps, probeert pomodoro, koopt agenda's met een uurraster, en er verandert niets. Die hulpmiddelen zijn niet slecht. Ze mikken alleen op een plek waar bij jou niets knelt.

Zoek eerst uit waarom je uitstelt

Fuschia Sirois en Tim Pychyl beschreven uitstelgedrag in 2013 als een kortstondige reparatie van je stemming. Je stelt niet uit omdat je niet met tijd kunt omgaan, maar omdat de taak een onprettig gevoel oproept en uitstellen je daar even van verlost. Uitstelgedrag is dus eerder een kwestie van emotieregulatie dan van je agenda.

Dat onprettige gevoel heeft alleen niet bij iedereen dezelfde kleur. In de praktijk valt uitstellen uiteen in drie bronnen, en de meeste mensen hebben één hoofdbron en één bijbron.

Het verschil tussen die drie is niet academisch, want het leidt tot tegengestelde zetten. Bij de eerste bron moet je de taak draaglijker maken. Bij de tweede juist de eisen aan het resultaat verlagen. En bij de derde gaat het vooral om het wegnemen van vluchtmogelijkheden.

De bronnen kunnen bovendien per taak wisselen. Dezelfde persoon schuift de belastingaangifte uit verveling voor zich uit, de presentatie voor de directie uit angst, en een mailtje alleen maar omdat er ondertussen een bericht op de telefoon binnenkwam. Het heeft dus zin om de vraag bij een concrete klus te stellen, niet in het algemeen “wat voor type ben ik”.

Haal de laatste taak voor de geest die drie dagen op je bureau bleef liggen, terwijl één middag genoeg was geweest. Wat joeg je er precies vandaan? Het antwoord “ik had geen tijd” houdt meestal geen stand: tijd was er, je hebt hem alleen elders neergelegd.

Een uitgebreidere indeling vind je in het artikel over soorten uitstelgedrag. Weet je niet zeker welke bron bij jou overheerst, dan kan een korte uitsteltest van pas komen: 21 vragen, ongeveer drie minuten, en aan het eind zie je hoe die drie bronnen bij jou verdeeld zijn. Het is geen diagnose, eerder een spiegel die je een paar maanden proberen kan schelen.

Als je uitstelt omdat het je verveelt

Bram runt een kleine werkplaats en moet één keer per maand de factuurgegevens in het systeem zetten. Het kost veertig minuten, vraagt geen enkel nadenken, en hij haat het. Resultaat: hij doet het altijd op de laatste dag van de maand na negen uur 's avonds, moe en kwaad op zichzelf.

Zoeken naar een diepere zin in dat werk helpt hier niet. Verveling is informatie over de taak, niet over jou. Het doel is de bezigheid draaglijk maken, niet jezelf er met wilskracht in duwen.

• Timeboxing in plaats van het doel “het afmaken”. Zet twintig minuten en stop echt als de timer gaat. Een saaie taak met een zichtbaar einde is een compleet andere taak.
• Race tegen de klok. Bram zet bij het factureren een stopwatch aan en probeert vorige maand te verslaan. Het klinkt onnozel en werkt verrassend goed.
• Koppelen aan iets prettigs: één bepaalde podcast, of koffie van je favoriete zaak die je jezelf alleen bij deze ene klus gunt.
• Het vervelendste meteen 's ochtends, voordat de rest van de dag je bedelft en je het excuus hebt dat je moe bent.
• Verandering van omgeving. Een ander bureau, een andere kamer, een ander café. Afstomping hecht zich ook aan de plek waar je haar beleeft.
• Beloning direct na afloop, niet aan het eind van de week. Op de lange termijn rekent het brein nogal slecht.

Bram probeerde uiteindelijk twee dingen. Het factureren verplaatste hij naar de ochtend van de eerste maandag van de maand, en hij zet er lezingen bij op waar hij anders nooit voor zou gaan zitten. Het duurt nog steeds veertig minuten. Het verschil is dat het niet meer een maand lang boven hem hangt als een onbetaalde schuld.

Wat gegarandeerd niet werkt, is wachten op motivatie. Bij saaie taken komt ze niet, want er is niets waaruit ze kan ontstaan. Zin in terugkerend administratief werk verschijnt pas na de start, als ze al verschijnt, en wie op de juiste bui wacht, wacht in de praktijk op de deadline.

Let wel op één valkuil. Gamification en beloningen werken op verveling en falen meestal bij angst om fouten te maken. Als vrees voor het resultaat je bij de taak wegjaagt, verhoogt een stopwatch de druk alleen maar. Hoe je met afstomping bij terugkerende taken omgaat, behandelt de tekst over uitstelgedrag door verveling.

Als je uitstelt uit angst dat het niet perfect wordt

Terug naar Sanne. Zou je haar vragen waarom ze het rapport niet opende, dan zou ze niet zeggen dat het haar verveelt. Ze zou zeggen dat ze erover moest nadenken. In werkelijkheid wist ze dat ze bij één getal een schatting zou moeten maken, en de gedachte dat iemand in het overleg zou vragen waar dat getal vandaan kwam, joeg haar angst aan.

Een perfectionist stelt niet uit uit luiheid, maar uit bescherming. Zolang je niet begonnen bent, kan je werk niet slecht zijn. Uitstellen houdt het aangename idee in leven dat “als ik er echt tijd voor had, ik het schitterend zou doen”.

De paradox van die verdediging is dat ze feilloos precies het resultaat oplevert waar je bang voor bent. Een rapport dat in de nacht voor het overleg ontstaat, wordt slechter dan een rapport dat woensdagmiddag rustig groeit. Uitstellen omwille van kwaliteit verlaagt de kwaliteit, en voor een perfectionist is dat meestal het eerste argument dat echt beweging brengt.

• Een ruwe versie als verplichte eerste stap. Schrijf met opzet de slechte variant, met gaten en vraagtekens. Verbeteren is altijd makkelijker dan scheppen uit het niets.
• Een vooraf vastgelegde lat van “goed genoeg”: drie alinea's, twee cijfers, één pagina. Zonder die grens sluit de taak nooit af, want beter kan alles.
• Scheid maken en controleren. Eerst schrijven, pas daarna lezen. Wie tijdens het schrijven redigeert, komt niet eens door de eerste alinea.
• Kleine zichtbare stappen hebben hier een andere rol dan bij verveling. Het gaat niet om snelheid, maar om het bewijs dat de wereld niet instortte nadat je iets onafs inleverde.
• Laat werk in wording zien voordat het klaar is. Feedback op een schets doet minder pijn dan stilte na een perfect stuk.
• Zet het plafond op de tijd, niet op de kwaliteit. Twee uur voor het voorstel, daarna gaat het eruit, hoe leuk je het ook vindt.

Aandacht verdient ook hoe deadlines op deze bron inwerken. Een naderende inlevering kan de angst overstemmen, waardoor het werk uiteindelijk toch ontstaat. De prijs zijn doorwaakte avonden en het gevoel dat dit niet je beste versie was. Een systeem dat erop leunt dat paniek je altijd redt, houdt het tot de eerste week met drie deadlines tegelijk.

Bij deze bron helpt dus geen druk, maar toestemming om middelmatig werk af te leveren. Waar gezonde lat ophoudt en verlammende lat begint, beschrijft de tekst over perfectionisme en uitstelgedrag.

Als iets anders je meesleurt

De derde bron ziet er onschuldig uit. Je voelt niets bijzonders, er verschijnt alleen in je ooghoek een melding, een vraag van een collega of het idee om één detail even na te kijken. Veertig minuten later kijk je naar een video over de bouw van middeleeuwse bruggen zonder enig idee hoe je daar bent beland.

Zelfdiscipline haalt hier weinig uit, want het gevecht speelt precies op het moment waarop je het minst in staat bent om te beslissen. Effectiever is het om de gelegenheden vooraf weg te nemen, zolang je hoofd koel is.

• Telefoon in een andere kamer, niet in een la. Een paar meter afstand doet meer dan het mooiste voornemen.
• Korte blokken, twintig tot dertig minuten, met een duidelijk einde. Een lang blok verliest bijna altijd van de eerste afleiding.
• Eén ding tegelijk. Tabbladen dicht, mail dicht, één applicatie open. Multitasken is brandstof voor dit type uitstellen.
• Als-dan-plannen, door psychologen implementatie-intenties genoemd: “Als ik mijn koffie op heb, open ik de spreadsheet en schrijf ik de eerste regel.” De beslissing neem je vooraf, niet midden in de verleiding.
• Wrijving aan beide kanten. Log uit bij de app die je tijd steelt; het document waaraan je werkt laat je ook 's nachts openstaan.

Het loont om daarbij concreet tegen jezelf te zijn. “Ik laat me minder afleiden” is geen plan, dat is een wens. “De telefoon blijft van negen tot elf in de keuken” is wel een plan, want na een week kun je eenvoudig nagaan of je het volhield.

Onderbrekingen kosten bovendien meer dan het lijkt. Als je terugkeert naar half afgemaakt werk, duurt het even voor de context weer staat: waar je stopte, wat je hierna wilde schrijven, waarom je dit bestand eigenlijk opende. Bij ingewikkelder taken gaat dat om enkele minuten, en met twintig onderbrekingen per dag besteed je een fors deel van die dag alleen aan opnieuw op gang komen.

Het contra-intuïtieve aan deze bron is dat het slechter uitpakt naarmate je meer vrije tijd hebt. Een lege middag zonder structuur is voor een impulsief mens erger dan een middag met drie afspraken ertussen. Het concreet inrichten van je omgeving en het werken met aandacht behandelt het artikel over uitstelgedrag en afleiding.

Waarmee je vandaag nog begint

Als het om één concrete taak gaat, begin dan niet met een systeem. Systemen bouw je goed op momenten waarop er niets in brand staat. Begin met één stap die zo klein is dat hij je bijna belachelijk voorkomt.

Het bestand openen en er een kop in typen. Het nummer opzoeken waar je niet naartoe wilt bellen. Of gewoon het eerste papier uit de doos trekken. Het gaat er niet om de taak af te maken, maar om de grens tussen “niet begonnen” en “onderhanden” te doorbreken, want die is bij alle drie de bronnen het duurst.

Eén taak voor vandaag is ruim voldoende. Kies degene die het langst blijft liggen, niet de grootste, en geef die vandaag nog drie minuten, ook al komt er alleen een geopend bestand en één geschreven zin uit.

Kijk daarna wat bij jou aansloeg. Je hoeft geen tabel bij te houden of jezelf dagelijks een cijfer te geven: het volstaat om na een week terug te halen welke twee taken makkelijk op gang kwamen en wat er toen anders was. De meeste mensen ontdekken dat er van de hele lijst echt maar één of twee dingen werken en dat de rest weg mag.

Reken er ook op dat het uitstellen terugkomt. Een nieuwe baan, een ander type taak, een zwaardere periode, en opeens sta je weer de koelkast schoon te maken. Dat betekent niet dat de techniek slecht was. Waarschijnlijk is alleen de motor veranderd en past het oude gereedschap er niet meer op.

De bekendste versie van deze strategie is de tweeminutenregel: wat minder dan twee minuten kost, doe je meteen, en bij grotere taken beloof je jezelf slechts twee minuten werk en beslis je daarna opnieuw. Bij afleiding en verveling werkt dat vrijwel altijd, omdat beide het sterkst zijn vlak voor de start.

Bij angst om fouten te maken moet je echter oppassen. Twee minuten werk aan een taak die je schrik aanjaagt, veranderen makkelijk in twee minuten nadenken over hoe je het goed doet, en je staat weer bij af. Hier moeten die twee minuten toebehoren aan het schrijven van de ruwe versie, niet aan het overwegen. Sanne leverde haar rapport uiteindelijk in met de notitie “schatting, preciseer ik voor vrijdag”, en in het overleg zei niemand iets.