Lavorare all'ultimo momento: perché lo fai e quanto costa

Giulia apre la presentazione per la direzione un martedì alle undici meno un quarto di sera. La riunione è alle nove del mattino, la prima slide è vuota e il caffè è il terzo. All'una e mezza ha finito, la mattina la presenta in modo dignitoso e la sera si conferma quello che dice di sé da anni: sotto pressione semplicemente rende meglio.

Lavorare all'ultimo momento, in molti uffici, ha la fama di uno stile personale e non di un problema. Piers Steel, nella sua grande rassegna della ricerca sulla procrastinazione del 2007, ha fatto notare che una buona parte delle persone sostiene di rendere di più sotto la pressione di una scadenza, mentre i dati sulla qualità effettiva del lavoro sono molto meno netti. La sensazione è reale. Solo che misura qualcosa di diverso da quello che pensiamo.

Perché crediamo così fermamente a questa frase

Il ricordo di una volata notturna è insolitamente vivido. Il silenzio in casa, il battito accelerato, l'ultimo salvataggio pochi minuti prima dell'invio. Il cervello archivia scene del genere con priorità alta proprio perché erano cariche di emozione. Un progetto consegnato con calma tre giorni prima non lascia nessuna traccia simile.

Nel bilancio, inoltre, entrano soprattutto i casi in cui è andata bene. La relazione finita alle due di notte su cui nessuno ha avuto niente da ridire. I fallimenti arrivano più a fatica nella statistica, perché una spiegazione la troviamo subito: scadenza corta, brief consegnato tardi, sfortuna. Nasce così un campione distorto in cui ci sono quasi solo successi.

E poi c'è il confronto che non avviene mai. Nessuno ha sottomano la seconda versione della stessa presentazione, quella che avrebbe fatto con una settimana di anticipo. Confronti un risultato finito con il vuoto, quindi “è passata” significa automaticamente “era fatta bene”.

Che cosa funziona davvero nella pressione della scadenza

Sarebbe disonesto sostenere che una scadenza che si avvicina non faccia nulla. Fa, e parecchio. L'effetto più forte è al tempo stesso il meno romantico: la pressione spegne la paralisi decisionale. Quando mancano cinque ore, smetti di valutare se il grafico debba essere a torta o a barre, e ne scegli uno.

La scadenza mette anche ordine nelle priorità. Le cose che sembravano ugualmente importanti all'improvviso si dispongono da sole, e metà spariscono del tutto. Il perfezionismo si ritira, perché non c'è spazio per lui. Per chi normalmente si impunta sui dettagli è un gran sollievo, e se lo ricorda bene.

Nel lavoro di routine, poi, l'attivazione più alta alza davvero il ritmo. Ricopiare gli appunti di una riunione, completare una tabella, controllare venticinque fatture: qui la tensione maggiore aiuta e non aggiunge molti errori. Il problema comincia altrove.

C'è ancora una spiegazione che spesso viene trascurata. Il lavoro senza scadenza si allarga fino a occupare tutto il tempo disponibile, perché non ha un punto in cui è abbastanza. O lo si migliora all'infinito, o ci si prepara all'infinito. La scadenza fornisce quel punto dall'esterno, e in questo è sempre utile. L'unica domanda è dove lo metti.

Dove comincia l'illusione

Dianne Tice e Roy Baumeister nel 1997 hanno seguito studenti universitari per un intero semestre, e i loro dati risolvono la disputa in modo piuttosto elegante. All'inizio del semestre, chi rimandava stava meglio degli altri: meno stress, benessere generale più alto. Il rinvio dava loro un sollievo reale a breve termine.

Verso la fine del semestre il rapporto si è capovolto. Gli stessi studenti riportavano più stress, più disturbi fisici e consegnavano lavori più deboli. La contabilità era chiara: guadagno a breve termine, perdita a lungo termine. La cosa più interessante è che nessuno dei due gruppi si rendeva conto di questo scambio nel momento in cui lo faceva.

La seconda parte dell'illusione riguarda il tipo di lavoro. Nei compiti più complessi, dove contano la struttura di un'idea, un argomento o una proposta di soluzione, la qualità sotto pressione di tempo scende. Manca il tempo per lasciare riposare il testo, tornarci con distacco e accorgersi che il terzo paragrafo in realtà contraddice la conclusione.

E poi c'è la voce che si dimentica del tutto: riserva zero. Chi comincia la sera prima della scadenza non ha spazio per niente che vada storto. Un'influenza, un materiale che non arriva dal collega, la connessione che salta, un file che decide di corrompersi. La maggior parte delle volate notturne passa senza problemi. Quella che non passa costa in modo sproporzionato.

Lo si riconosce dalla quantità di correzioni successive. Il lavoro finito a cinque minuti da mezzanotte di solito passa, solo che poi ci torni ancora due volte: aggiungere un numero, correggere un refuso nel nome del cliente, rimandare la versione giusta dell'allegato. Il tempo risparmiato all'inizio si limita a spostarsi dopo la consegna, dove nessuno lo conta.

Prova a risponderti onestamente per un momento: quando è stata l'ultima volta che lavorare all'ultimo momento ti ha dato un risultato di cui eri davvero fiero? Non uno che è passato, ma uno che oggi firmeresti senza esitare.

Il conto che arriva dopo

Una volata notturna a trimestre si regge. Va peggio quando l'eccezione diventa il regime abituale, perché a quel punto i costi cominciano a sommarsi.

La prima voce è il sonno. La scadenza slitta nella notte, la mattina arriva un rendimento a debito e la stanchezza si trasferisce ai giorni successivi, quando di nuovo hai un po' meno voglia di metterti su qualcosa di impegnativo. Il rinvio crea da solo le condizioni per un altro rinvio.

La seconda voce è lo stress che non finisce con la consegna. La tensione del fatto che di nuovo è appesa a un filo comincia molto prima che tu ti sieda davvero a lavorare. È proprio questa rincorsa, quando il compito ti sta in testa da una settimana senza muoversi di un centimetro, a logorare più della scrittura vera e propria.

Al terzo posto ci sono le persone intorno a te. Marco fa la grafica per un team in cui siedono due di questi velocisti. I testi gli arrivano il venerdì pomeriggio invece del mercoledì, così il suo lavoro si trasforma regolarmente in un intervento d'emergenza. Lui non rimanda niente, ha solo ereditato le scadenze degli altri.

Il costo più silenzioso è la reputazione. La differenza tra il giudizio “è affidabile” e “alla fine in qualche modo consegna sempre” non salta fuori in riunione. Salta fuori nel momento in cui si distribuisce un progetto interessante e qualcuno calcola tra sé a chi può affidarlo senza controllo.

Come tenere la pressione e ridurre il rischio

Il meccanismo che funziona sulla scadenza si può sfruttare anche senza rischiare la pelle. Non si tratta di lavorare piano e con un anticipo enorme. Si tratta di spostare la pressione in avanti, nel periodo in cui hai ancora spazio di manovra.

• Una scadenza artificiale vale solo quando ha una sanzione reale. La promessa a un collega di mandargli martedì una versione da commentare tiene molto meglio di una data sul calendario che vedi solo tu.
• Dividi il lavoro in tappe e dai a ciascuna la propria scadenza. Materiali entro lunedì, bozza entro giovedì, revisioni nel fine settimana.
• La regola “bozza pronta una settimana prima” cambia il carattere del tempo che resta. Dal panico si passa alla redazione, che è una disciplina completamente diversa.
• Un punto di controllo con qualcun altro funziona meglio quando a vederlo è una persona a cui il risultato interessa. Un incontro su una versione in corso è una scadenza più dura di un proposito personale.
• Vale la pena annotare quando è andata male l'ultima volata notturna e che cosa l'ha fatta cadere. Un elenco del genere convince più di qualsiasi consiglio esterno.

Puoi provarlo su un progetto, non su tutta la tua vita lavorativa in blocco. Scegli la cosa per cui l'ultima volata notturna ti è costata più nervi e applicaci una sola misura: la bozza una settimana prima. La differenza si vedrà nel numero di ritocchi che poi riesci a fare con calma.

Non funziona però allo stesso modo per tutti. A qualcuno tre scadenze intermedie sembrano tre nuove occasioni per rimandare, e serve meglio un unico blocco chiuso nel calendario. La differenza sta in che cosa, in quella persona, c'è dietro il rinvio.

Quando la volata notturna è solo un sintomo

Lavorare ogni tanto dopo mezzanotte prima di una consegna non deve preoccupare nessuno. Il segnale arriva nel momento in cui fai tutto all'ultimo momento: al lavoro, con la dichiarazione dei redditi, nel prenotare le vacanze e in un messaggio per cui bastavano tre righe.

Oggi la procrastinazione si intende soprattutto come regolazione emotiva e non come un errore di pianificazione. Sposti via qualcosa di sgradevole e il sollievo è immediato. Il motore sotto quel sollievo può però essere di tre tipi: noia e avversione per il compito, timore del risultato legato al perfezionismo, oppure impulsività e distrazione. Li analizza più a fondo la rassegna dei tipi di procrastinazione.

Ecco perché i consigli generici falliscono così spesso. Il perfezionista deve soprattutto abbassare l'asticella per la prima versione e concedersi di scrivere qualcosa di brutto. Su un compito noioso aiutano l'accorciamento, la stimolazione o il lavoro in coppia. E se quello che ti disperde è il telefono con le schede aperte del browser, la soluzione sta nell'ambiente e non nella motivazione.

Scoprire quale fonte prevale in te non richiede un lungo esame di coscienza. Il test sulla procrastinazione ha 21 domande, dura circa tre minuti e distingue esattamente queste tre fonti del rinvio. Non è una diagnosi, è piuttosto uno specchio. Tra l'altro, uno dei profili nel risultato si chiama Deadline sprinter, e ci si riconoscono più persone di quante se lo aspetterebbero.

Quando emerge che dietro al tuo rinvio c'è uno schema più profondo e una scadenza in più non lo smuove, ha senso guardare le procedure concrete su come smettere di procrastinare. Per una delle tre fonti, lavorare all'ultimo momento è davvero l'opzione più efficiente a disposizione. Per le altre due è la forma di fuga meglio mascherata.