Come smettere di procrastinare in base al tuo tipo

Domenica sera Chiara aveva scritto in agenda una cosa sola: “lunedì, finire il report finanziario”. Lunedì alle dieci del mattino aveva la casella di posta in ordine, il secondo caffè e undici schede aperte con recensioni di aspirapolvere. Il report non si era mosso di una riga.

Quando qualcuno chiede come smettere di procrastinare, quasi tutte le risposte puntano alla pianificazione. Solo che Chiara un piano ce l'aveva, e pure discreto. Si è inceppato altro, da qualche parte tra l'apertura del foglio di calcolo e il primo numero. E finché non sai che cosa sia quel qualcosa, continuerai a provare tecniche che ti stanno più o meno come le scarpe di un altro.

Perché i consigli universali contro la procrastinazione falliscono

“Comincia e basta.” “Dividilo in passi più piccoli.” “Spegni il telefono.” Ognuno di questi consigli ha davvero salvato qualcuno. E ognuno di essi non serve a niente a qualcun altro, perché cura un problema diverso da quello che quella persona ha.

Vista da fuori, infatti, la procrastinazione sembra sempre uguale. Il compito è lì, il tempo scorre, tu fai qualsiasi altra cosa. Sotto la superficie, però, girano motori diversi. Uno viene respinto dalla noia, un altro dal timore per il risultato, un terzo viene travolto da una notifica e riemerge quaranta minuti dopo senza sapere da che parte ci sia arrivato.

La grande meta analisi di Piers Steel del 2007 ha riassunto centinaia di ricerche e ha mostrato qualcosa che rima poco con l'immagine del procrastinatore pigro: il predittore di personalità più forte del rimandare non è la pigrizia né l'incapacità di pianificare, ma l'impulsività. Cioè la tendenza a seguire ciò che è allettante proprio adesso. Tra le altre cose questo spiega perché chi rimanda una cosa specifica nel frattempo sbriga spesso una quantità sorprendente di altro lavoro.

La conseguenza pratica è sgradevole. Il consiglio che ha cambiato la settimana al tuo collega da te non funziona, e tu ne ricavi l'idea di “non essere capace di lavorare su te stesso”. In realtà hai solo ricevuto uno strumento per un problema che non hai.

Affrontare sempre allo stesso modo lo stesso sintomo ti porta in uno strano circolo. Colleziona app di pianificazione, prova il pomodoro, compra agende con la griglia oraria: non cambia niente. Quegli strumenti non sono cattivi. Semplicemente mirano a un punto in cui, per te, non stride nulla.

Prima capisci perché rimandi

Fuschia Sirois e Tim Pychyl nel 2013 hanno descritto la procrastinazione come una riparazione dell'umore a breve termine. Non rimandi perché non sai gestire il tempo, ma perché il compito ti provoca una sensazione spiacevole e rinviarlo te ne libera per un po'. La procrastinazione è quindi più una faccenda di regolazione emotiva che di calendario.

Quella sensazione spiacevole, però, non ha lo stesso colore per tutti. Nella pratica il rimandare si divide in tre fonti, e la maggior parte delle persone ne ha una principale e una secondaria.

La differenza tra le tre non è accademica, perché porta a mosse opposte. Con la prima fonte devi rendere il compito più sopportabile. Con la seconda, al contrario, abbassare le pretese sul risultato. E con la terza si tratta soprattutto di toglierti le occasioni di fuga.

Le fonti, inoltre, possono alternarsi a seconda del compito. La stessa persona rimanda la dichiarazione dei redditi per noia, la presentazione per la direzione per paura, e la risposta a una mail solo perché nel frattempo è arrivato un messaggio sul telefono. Ha senso quindi porsi la domanda su un lavoro preciso, non in generale su “che tipo sono”.

Prova a richiamare l'ultimo compito che ti è rimasto sulla scrivania tre giorni, anche se un pomeriggio sarebbe bastato. Che cosa esattamente ti allontanava? La risposta “non avevo tempo” di solito non regge: il tempo c'era, l'hai solo messo altrove.

Una scomposizione più dettagliata la trovi nell'articolo sui tipi di procrastinazione. Se non sei sicuro di quale fonte prevalga in te, può tornarti utile un breve test sulla procrastinazione: 21 domande, circa tre minuti, e alla fine vedi come si distribuiscono nel tuo caso le tre fonti. Non è una diagnosi, piuttosto uno specchio che può farti risparmiare qualche mese di tentativi.

Quando rimandi perché ti annoia

Marco gestisce una piccola officina e una volta al mese deve caricare a sistema i dati per la fatturazione. Ci vogliono quaranta minuti, non richiede alcun ragionamento, e lui lo detesta. Risultato: lo fa sempre l'ultimo giorno del mese dopo le nove di sera, stanco e arrabbiato con se stesso.

Cercare un senso più profondo in questo lavoro non aiuta. La noia è un'informazione sul compito, non su di te. L'obiettivo è rendere sopportabile quell'attività, non costringerti a farla a forza di volontà.

• Timeboxing al posto dell'obiettivo “finirlo”. Imposta venti minuti e, quando suona il timer, smetti davvero. Un compito noioso con una fine visibile è un compito completamente diverso.
• Corsa contro il tempo. Marco fa partire un cronometro sulla fatturazione e prova a battere il mese scorso. Sembra una sciocchezza e funziona sorprendentemente bene.
• Abbinamento con qualcosa di piacevole: un podcast preciso, o il caffè del bar preferito che ti concedi solo durante questa attività.
• La cosa più noiosa subito la mattina, prima che il resto della giornata ti seppellisca e ti offra la scusa della stanchezza.
• Cambio di ambiente. Un'altra scrivania, un'altra stanza, un altro bar. L'ottundimento si lega anche al posto in cui lo vivi.
• Ricompensa subito dopo la fine, non a fine settimana. Sul lungo periodo il cervello fa i conti piuttosto male.

Marco alla fine ha provato due cose. Ha spostato la fatturazione al primo lunedì mattina del mese e si mette conferenze che altrimenti non ascolterebbe mai. Ci vogliono ancora quaranta minuti. La differenza è che non gli pende addosso per tutto il mese come un debito non pagato.

Quello che invece non funziona mai è aspettare la motivazione. Con i compiti noiosi non arriva, perché non ha da dove nascere. La voglia di sbrigare pratiche ripetitive compare dopo la partenza, ammesso che compaia, e chi aspetta l'umore giusto in pratica aspetta la scadenza.

Attenzione però a una trappola. Gamification e premi funzionano sulla noia e di solito falliscono sulla paura di sbagliare. Quando è il timore per il risultato ad allontanarti dal compito, il cronometro non fa che alzare la pressione. Come gestire l'ottundimento nei compiti ripetitivi lo affronta il testo sulla procrastinazione per noia.

Quando rimandi per paura che non sia perfetto

Torniamo a Chiara. Se le chiedessi perché non ha aperto il report, non ti direbbe che la annoia. Direbbe che doveva ancora rifletterci. In realtà sapeva che su un numero avrebbe dovuto fare una stima, e la terrorizzava l'idea che in riunione qualcuno le chiedesse da dove uscisse quella cifra.

Chi cerca la perfezione non rimanda per pigrizia, ma per protezione. Finché non hai cominciato, il tuo lavoro non può essere brutto. Il rinvio tiene in vita l'idea piacevole che “se avessi tempo per bene, verrebbe benissimo”.

Il paradosso di questa difesa è che produce con precisione proprio il risultato di cui hai paura. Un report scritto la notte prima della riunione sarà peggiore di uno costruito con calma il mercoledì pomeriggio. Rimandare in nome della qualità abbassa la qualità, e per un perfezionista di solito è il primo argomento che lo smuove davvero.

• Una bozza grezza come primo passo obbligatorio. Scrivi apposta la versione brutta, con buchi e punti interrogativi. Correggere è sempre più facile che creare dal vuoto.
• Un'asticella di “abbastanza buono” definita in anticipo: tre paragrafi, due numeri, una pagina. Senza quel confine il compito non si chiude mai, perché migliorare si può sempre.
• Separa la creazione dal controllo. Prima si scrive, solo dopo si legge. Chi corregge mentre scrive non finisce nemmeno il primo paragrafo.
• I piccoli passi visibili hanno qui un ruolo diverso rispetto alla noia. Non conta la velocità, conta la prova che dopo aver consegnato una cosa imperfetta il mondo non è crollato.
• Mostra il lavoro a metà prima che sia finito. Il commento su una bozza fa meno male del silenzio dopo l'opera perfetta.
• Metti il tetto al tempo, non alla qualità. Due ore per la proposta, poi esce a prescindere da quanto ti piaccia.

Merita attenzione anche il modo in cui le scadenze agiscono su questa fonte. Una consegna vicina riesce a coprire la paura, così il lavoro alla fine nasce. Il prezzo però sono le serate insonni e la sensazione che non fosse la tua versione migliore. Un sistema costruito sull'idea che il panico ti salvi sempre regge fino alla prima settimana con tre scadenze insieme.

Con questa fonte, dunque, non aiuta la pressione ma il permesso di consegnare un lavoro nella media. Dove finisce l'esigenza sana e comincia l'asticella che ti paralizza lo descrive il testo su perfezionismo e procrastinazione.

Quando ti travolge qualcos'altro

La terza fonte sembra innocente. Non senti niente di particolare, con la coda dell'occhio compare solo una notifica, la domanda di un collega o l'idea di verificare un dettaglio. Quaranta minuti dopo sei davanti a un video sulla costruzione dei ponti medievali e non hai idea di come ci sia finito.

L'autodisciplina qui serve a poco, perché lo scontro avviene esattamente nel momento in cui sei meno capace di decidere. È più efficace togliersi le occasioni in anticipo, finché hai la testa fredda.

• Telefono in un'altra stanza, non nel cassetto. Qualche metro di distanza fa più del migliore dei propositi.
• Blocchi brevi, da venti a trenta minuti, con una fine chiara. Un blocco lungo perde quasi sempre contro la prima distrazione.
• Una cosa alla volta. Schede chiuse, posta chiusa, una sola applicazione aperta. Il multitasking è carburante per questo tipo di rinvio.
• Piani se-allora, che gli psicologi chiamano intenzioni di attuazione: “Quando finisco il caffè, apro il foglio e scrivo la prima riga.” La decisione la prendi prima, non in mezzo alla tentazione.
• Attrito su entrambi i lati. Dall'app che ti ruba tempo esci dall'account; il documento su cui lavori lascialo aperto anche di notte.

Conviene essere concreti con se stessi. “Mi distrarrò di meno” non è un piano, è un desiderio. “Il telefono resta in cucina dalle nove alle undici” è un piano, perché dopo una settimana puoi verificare senza fatica se l'hai rispettato.

Le interruzioni, poi, costano più di quanto sembri. Quando torni a un lavoro lasciato a metà, ci vuole un po' per ricomporre il contesto: dove ti eri fermato, che cosa volevi scrivere dopo, perché avessi aperto quel file. Sui compiti complessi si tratta di alcuni minuti, e con venti interruzioni al giorno passi una fetta consistente della giornata solo a ripartire.

L'aspetto controintuitivo di questa fonte è che più tempo libero hai, peggio va a finire. Un pomeriggio vuoto e senza struttura è peggiore, per una persona impulsiva, di un pomeriggio con tre riunioni sparse in mezzo. La configurazione concreta dell'ambiente e il lavoro sull'attenzione li affronta l'articolo su procrastinazione e distrazioni.

Da che cosa partire oggi stesso

Quando il problema è un compito preciso, non partire dal sistema. I sistemi si costruiscono bene nei momenti in cui non c'è nessun incendio. Comincia da un passo così piccolo da sembrarti quasi ridicolo.

Aprire il file e scriverci dentro un titolo. Cercare il numero che non hai voglia di chiamare. Oppure tirare fuori dalla scatola il primo foglio. Non si tratta di finire il compito, ma di rompere il confine tra “non iniziato” e “in corso”, perché con tutte e tre le fonti è quello il confine più caro.

Un compito per oggi basta e avanza. Scegli quello che giace da più tempo, non il più grande, e dedicagli tre minuti ancora oggi, anche se ne uscisse soltanto un file aperto e una frase scritta.

Poi osserva che cosa ha funzionato. Non ti serve una tabella né un voto quotidiano: basta ricordare dopo una settimana quali due compiti sono partiti facilmente e che cosa quelle volte era diverso. La maggior parte delle persone scopre che di tutta la lista le servono davvero una o due cose e il resto può lasciarlo perdere.

Metti in conto anche che il rimandare tornerà. Un lavoro nuovo, un tipo diverso di compito, un periodo più duro, e all'improvviso stai di nuovo pulendo il frigorifero. Non significa che la tecnica fosse sbagliata. Molto probabilmente è cambiato il motore e il vecchio strumento ha smesso di calzarci.

La versione più nota di questa strategia è la regola dei due minuti: quello che richiede meno di due minuti fallo subito, e sui compiti più grandi ti prometti solo due minuti di lavoro e poi decidi di nuovo. Con la distrazione e la noia funziona quasi ogni volta, perché entrambe sono al massimo proprio prima della partenza.

Con la paura di sbagliare, invece, occhio. Due minuti di lavoro su un compito che ti spaventa si trasformano facilmente in due minuti passati a pensare a come farlo bene, e sei di nuovo al punto di partenza. Qui quei due minuti devono appartenere alla scrittura della bozza, non alle riflessioni. Chiara alla fine ha consegnato il suo report con una nota che diceva “stima, preciso entro venerdì”, e in riunione non ha fiatato nessuno.