Tipi di procrastinazione: 3 motivi per rimandare

Tre persone dello stesso team devono consegnare la stessa presentazione entro venerdì. Marco la apre martedì, legge la prima slide e chiude il file, perché l'argomento lo annoia quasi fisicamente. Giulia apre quel file cinque volte al giorno, riscrive un titolo e poi lo cancella. Il loro collega Luca ci si è messo davvero, solo che poi è arrivato un messaggio, dopo ha controllato “solo un attimo” una cosa online, e si sono fatte le quattro e mezza.

Da fuori è un unico comportamento: venerdì mattina nessuno ha finito. Da dentro sono tre storie completamente diverse. Proprio per questo ha senso parlare di tipi di procrastinazione invece che di procrastinazione come se fosse un tratto solo. Il consiglio che rimette in piedi Marco a Giulia fa danni sicuri.

L'etichetta “procrastinatore” non risolve niente

Chiamare qualcuno procrastinatore descrive il risultato, non la causa. È un po' come dire a tre persone con la febbre che sono “febbricitanti” e prescrivere a tutte e tre la stessa medicina. Il rinvio nasce da emozioni diverse, ed è proprio l'emozione a decidere che cosa funzionerà.

Piers Steel, nella meta analisi del 2007, ha passato in rassegna centinaia di studi ed è arrivato alla conclusione che il predittore di personalità più forte del rinvio è l'impulsività. Tra i principali motivi situazionali compare l'avversione al compito, cioè il puro e semplice non averne voglia. Già questo suggerisce che sotto lo stesso comportamento girano almeno due motori diversi.

Fuschia Sirois e Tim Pychyl nel 2013 hanno descritto che cosa accomuna quei motori: la procrastinazione funziona come una riparazione dell'umore a breve termine. Rimandare elimina subito la sensazione sgradevole, e il cervello si ricorda benissimo quel sollievo. Rinviare è quindi un problema di regolazione emotiva, non di gestione del tempo, e tanto meno di pigrizia.

Questo spiega perché la maggior parte dei consigli generici fallisce. Agenda, app per le attività e sistema di priorità sistemano il calendario, ma il calendario non è mai stato il problema. Nessuno rimanda una telefonata scomoda perché non sa quando ha un buco libero.

I tipi di procrastinazione si distinguono per l'emozione da cui stai scappando. Sul calendario la noia, il timore per il risultato e la voglia di qualcosa di subito più interessante hanno esattamente lo stesso aspetto. In testa no. Ti ricordi l'ultima cosa che hai spostato e, soprattutto, che cosa provavi in quel momento?

Rinviare per noia e avversione al compito

La prima fonte si riassume in una frase: “non adesso, non ne ho voglia”. Il compito non è difficile né minaccioso. È insipido. La nota spese, la trascrizione degli appunti di una riunione, l'aggiornamento di un foglio di calcolo che tanto non legge nessuno.

Marco dell'introduzione è un caso da manuale. Riesce a limare per tre ore di fila qualcosa che lo appassiona, ma su un modulo da quindici minuti si arena per il quarto giorno consecutivo. Non gli mancano energia né capacità: gli manca un motivo per farlo proprio adesso. In quei momenti la mente propone un compromesso all'apparenza ragionevole: lo faccio quando sarò di umore migliore.

Questo tipo si riconosce dalla scelta del lavoro, non dalla sua quantità. Chi viene frenato dalla procrastinazione per noia la sera ha spesso fatto parecchio. Solo non quell'unica voce della lista, quella ferma lì dalla settimana scorsa.

Alcuni segnali che indicano questa fonte:

• il compito ti porterebbe via venti minuti, eppure è in lista da tre settimane
• quando finalmente ti ci metti, ti sorprende quanto in fretta è finito
• al posto della cosa rinviata di solito fai un altro lavoro, non qualcosa di piacevole
• la prima parola che ti viene in mente pensandoci è “barba”

Aiuta tutto ciò che dà stimolo al compito o lo accorcia: un timer da venti minuti, lavorare in coppia, la musica, riunire le cose noiose in un unico blocco con una fine chiara. Un piano più rigido e un margine più ampio, al contrario, di solito peggiorano la situazione, perché allungano il periodo in cui puoi trattare con te stesso.

Rinviare per paura e perfezionismo

La seconda fonte parla in modo diverso: “non è ancora abbastanza buono”. Qui rimandi una cosa a cui tieni, e la rimandi proprio perché ci tieni. Finché non hai cominciato, il risultato resta teoricamente eccellente. La prima versione imperfetta demolisce quell'illusione.

Giulia ha girato intorno alla presentazione per una settimana intera. Ha letto tre presentazioni simili della concorrenza, ha ritoccato due volte il modello e ha scritto due volte la slide di apertura, per poi selezionarla e cancellarla. Se qualcuno avesse misurato il tempo che ci ha passato, le sarebbe uscito più di Marco e Luca messi insieme.

E qui arriva la parte fastidiosamente controintuitiva: chi ha questa fonte di solito non sembra un procrastinatore. Sono persone coscienziose, laboriose, che danno l'impressione di essere impegnate, perché passano ore su preparazione, ricerche e ritocchi alla forma. Il rinvio si nasconde dentro un lavoro che sembra utile, ma sposta in avanti il momento in cui deve nascere qualcosa di valutabile.

A sbloccare la situazione è quasi sempre la scadenza. Quando alla consegna mancano poche ore, l'asticella si abbassa da sola e il cervello permette finalmente un lavoro “solo buono”. Ecco perché con questo tipo il consiglio “datti più tempo” fallisce: una scadenza più lunga significa un periodo più lungo in cui dubitare, e un finale altrettanto forsennato.

Funziona invece abbassare di proposito l'asticella per la prima versione, separare la scrittura dalla revisione e concordare in anticipo che cosa significa “finito”. Un servizio ancora migliore te lo fai mostrando il lavoro a metà prima che te ne venga voglia. Quello che ruota intorno a perfezionismo e procrastinazione merita una lettura a parte, perché questa fonte ama spacciarsi per virtù.

Rinviare per impulsività e distrazioni

La terza fonte ha la frase interiore più corta: “do solo un'occhiata a una cosa”. Il compito non ti dà fastidio, magari l'hai persino iniziato senza difficoltà. Solo che lungo la strada è comparso qualcosa che prometteva una ricompensa immediata, e l'attenzione si è spostata prima che tu registrassi una decisione.

Luca lunedì la presentazione l'ha aperta davvero. È arrivato un messaggio da un collega a cui bisognava rispondere, poi doveva verificare un numero, dopodiché nel browser si erano accumulate undici schede e del file iniziale restavano due paragrafi. La sera aveva la sensazione che l'intera giornata fosse sparita da qualche parte, e non sapeva dire esattamente dove.

La conclusione di Steel sull'impulsività punta esattamente qui. La differenza rispetto alle prime due fonti sta in dove si trova l'innesco: non sta nel compito, sta nell'ambiente. Il rinvio quindi non avviene in giornate, ma in minuti che si sommano.

Insidioso è soprattutto il prezzo del rientro. Ogni deviazione costa più dei pochi minuti che ha preso, perché al lavoro lasciato a metà si torna lentamente e bisogna ricostruire dove si era arrivati. L'ambiente, per giunta, ne approfitta bene: app e messaggi sono costruiti perché la ricompensa arrivi prima che tu riesca a valutare se la vuoi.

Efficace è quindi modificare l'ambiente, non la motivazione. Schede chiuse, telefono in un'altra stanza, un solo compito visibile sullo schermo, un blocco di tempo fisso. Chi affronta procrastinazione e distrazioni con un discorso sulla disciplina combatte contro un sistema in enorme vantaggio numerico.

Le tre fonti a confronto

La tabella qui sotto riassume in che cosa si distinguono nella pratica i vari tipi di procrastinatore. Prova a stimare, riga per riga, quanto spesso ti capita.

Nel profilo della maggior parte delle persone ci sono tutte e tre le fonti, solo con intensità diverse. Decide quella dominante, perché indica da dove ha senso partire. Interessante è anche la seconda in classifica: paura più distrazioni ha un aspetto diverso da paura più noia, anche se entrambe finiscono in un documento vuoto.

E se non ti riconosci in nessuna

A volte il profilo esce equilibrato, cioè nessuna fonte guida in modo netto. Non è un errore di misura né il segno che il rinvio non ti riguardi. Significa rinvio situazionale: reagisci in base al tipo di compito, non in base a un unico schema stabile.

Una persona così sposta la dichiarazione dei redditi per noia, la presentazione per la direzione per timore del giudizio e la scrittura di un testo per via della chat aperta. Lavorarci sopra, allora, ha un'altra forma. Invece di una sola strategia, ti serve riconoscere di quale caso si tratta adesso e prendere la soluzione corrispondente dalla tabella qui sopra.

La fonte, inoltre, può cambiare con il contesto. In un lavoro che ti piace si fanno sentire più le distrazioni, nello studio per dovere la noia, e nelle cose in cui qualcuno ti valuta il timore. Per questo ha senso rifare il punto sul proprio profilo quando il lavoro o la situazione di vita cambiano in modo netto.

La fonte principale si scopre in due modi. Il primo è l'osservazione: per una settimana, annota accanto a ogni cosa rinviata due parole su che cosa provavi in quel momento. Il secondo è uno sguardo strutturato dall'esterno, perché i motivi nostri ce li spieghiamo spesso in modo che suonino più ragionevoli di quanto fossero. A questo serve il nostro test sulla procrastinazione: 21 domande, circa tre minuti, e come risultato la distribuzione di tutte e tre le fonti e quella dominante.

Prendilo come uno strumento di conoscenza di sé, non come una diagnosi. L'obiettivo non è ottenere un'etichetta più precisa di “procrastinatore”, ma sapere quale emozione stai in realtà aggirando la prossima volta che chiudi il documento e vai a farti un tè.