Procrastinazione al lavoro: quando rimandare sembra lavoro

Sono le quattro e mezza e Giulia ha alle spalle una giornata piena. Posta in arrivo azzerata, quattordici risposte, formule sistemate nel report, cartella condivisa riorganizzata. La proposta per il cliente più importante, quella che avrebbe dovuto iniziare lunedì, ha ancora tre paragrafi e un titolo provvisorio.

La procrastinazione al lavoro raramente somiglia all'ozio. Nella maggior parte dei casi somiglia al lavoro. Per questo non se ne accorge chi ti sta intorno, e a lungo non te ne accorgi nemmeno tu.

Il rinvio che si nasconde nell'operosità

In ufficio hai intorno una scorta infinita di attività legittime. Quando una cosa non ti va, non serve aprire i social. Basta prendere un'altra voce dell'elenco, e quella per di più è facile da difendere davanti al capo e davanti a te stesso. Per il fenomeno si è diffuso un nome: pseudoproduttività, cioè movimento che si può rendicontare ma che non sposta quello che conta.

Fuschia Sirois e Tim Pychyl nel 2013 hanno descritto il rinvio come una riparazione dell'umore a breve termine. Sposti la cosa sgradevole e il sollievo arriva subito. Al lavoro quel sollievo indossa un travestimento particolarmente riuscito, perché subito dopo arriva una voce spuntata. Il cervello incassa due ricompense insieme: la fine del disagio e la sensazione di aver concluso qualcosa.

La giornata di Giulia non è stata sprecata. Era solo costruita in modo che quella cosa non ci potesse stare dentro. Il pomeriggio lo aveva riservato alla proposta, poi ci è scivolata dentro una riunione che avrebbe potuto tranquillamente rifiutare, e dopo era troppo tardi per cominciare qualcosa di grosso. Quand'è stata l'ultima volta che hai accettato una riunione soprattutto perché in quel momento non ti andava di fare qualcosa di più difficile?

C'è una prova semplice. A fine giornata scrivi due colonne una accanto all'altra: che cosa hai fatto e che cosa si è mosso. In una giornata pseudoproduttiva la prima colonna è lunga e la seconda quasi vuota. Lo scarto tra le due di solito è esattamente la cosa che stai evitando dalla mattina.

Che cosa si rimanda di più al lavoro

Piers Steel nella meta analisi del 2007 ha passato in rassegna centinaia di studi e ha messo l'avversione al compito e la scadenza lontana tra le principali cause situazionali del rinvio. In base a queste due condizioni la lista di lavoro si ordina con discreta precisione. I compiti che soddisfano entrambe restano fermi più a lungo.

Marco vende software e deve chiamare un cliente a cui un mese fa è stata promessa una funzione che ancora non è pronta. La telefonata dura otto minuti. Marco la rimanda da undici giorni. Nel frattempo ha scritto due proposte, ripulito l'intero CRM e spostato altre tre chiamate per avere “un po' di pace” su questa.

Un compito rinviato, per giunta, con il tempo si appesantisce. Ogni giorno che passa rende più difficile per Marco spiegare perché non si è fatto vivo prima, quindi una telefonata che lunedì era sgradevole due settimane dopo lo è il doppio. Si forma un anello: più a lungo una cosa resta ferma, più resistenza genera, e più facilmente slitta di un altro giorno.

Le cose che al lavoro restano ferme più spesso:

• le conversazioni in cui deludi qualcuno: un cliente arrabbiato, un ritardo da ammettere, la richiesta di un collega da respingere
• i progetti grandi senza una scadenza vicina, dove il primo passo non è ovvio e il secondo si vede solo dopo il primo
• le decisioni di cui risponderai da solo, soprattutto quelle difficili da revocare
• la richiesta di un riscontro, perché fino a quel momento puoi pensare che il tuo lavoro vada bene
• i rendiconti e la burocrazia, dove nessuno ti fa i complimenti e la riga mancante la nota solo l'amministrazione

Nessuna di queste voci è impegnativa sul piano tecnico. Sono impegnative sul piano emotivo. E siccome al lavoro non sta bene dire “non mi va”, sopra ci cresce uno strato di spiegazioni ragionevoli: aspetto la documentazione completa, meglio parlarne in riunione, adesso non ho abbastanza concentrazione.

Lavoro da casa: sollievo e trappola

Lavorare da casa toglie due cose che in ufficio tengono insieme l'attenzione. La prima è lo sguardo degli altri. Il controllo sociale non è un motivatore nobile, ma funziona: se non c'è nessuno seduto accanto a te, sparisce anche il piccolo imbarazzo di avere un negozio online aperto da mezz'ora.

La seconda è il confine tra il lavoro e il resto della vita. In casa hai a portata di mano vie di fuga che sembrano doveri. La lavastoviglie. La lavatrice. La spesa, che pure va fatta. Il rinvio si presenta allora come cura della casa, quindi non produce nemmeno quel senso di colpa che ti riporterebbe alla scrivania.

Insidioso è anche lo sfaldarsi della giornata. Senza il tragitto manca un inizio chiaro e allo stesso modo una fine, l'orario di lavoro si spalma su dodici ore e in ognuna di quelle si può cominciare tra poco. Ne esce meno tempo lavorato, non di più, perché il lavoro concentrato ha bisogno di un blocco delimitato, non di una lunga fascia di possibilità.

Un pezzo del controllo sociale perduto si recupera anche senza tornare in ufficio. Scrivi ai colleghi che dalle nove alle undici stai scrivendo la proposta e che ti farai sentire dopo. Non limiti nessuno e in cambio nasce un impegno detto ad alta voce, che si annulla molto peggio di quello interiore.

Che cosa funziona contro la procrastinazione domestica:

• un breve rituale di avvio al posto del tragitto: cambiarsi, fare un giro dell'isolato, preparare il caffè solo una volta alla scrivania
• un angolo di lavoro dove non si fa nient'altro, foss'anche solo la punta del tavolo da pranzo con un'altra sedia
• il piano della giornata scritto su carta accanto alla tastiera, non nascosto in un'app sotto tre tocchi
• le faccende di casa solo dopo un blocco portato a termine, altrimenti diventano il canale di fuga principale

Tecniche che reggono una giornata di lavoro normale

Gran parte dei consigli di produttività dà per scontato che tu controlli il tuo tempo. Da dipendente non lo controlli. Ha senso quindi difendere un piccolo pezzo di giornata, non ricostruire l'intera giornata.

La cosa più difficile prima di pranzo

La mattina è l'unica parte della giornata che gli altri non hanno ancora fatto a pezzi. Il pomeriggio si riempie di richieste altrui, di stanchezza e di riunioni. La regola è semplice: la telefonata sgradevole o il primo paragrafo del documento grosso vanno prima di pranzo, anche se tutto il resto deve aspettare. Marco si sarebbe risparmiato dieci giorni di trattativa interiore e una telefonata imbarazzante in più.

Due ore senza notifiche

Non devi spegnere la comunicazione per tutto il giorno, in un team non reggeresti comunque. Basta un blocco fisso in cui posta e chat sono chiuse e il telefono sta con lo schermo verso il basso. Mettilo in calendario come una riunione normale, così gli altri lo vedono e non ci prenotano sopra. Il prezzo del rientro dopo ogni deviazione è più alto del minuto che la deviazione ha preso, perché poi devi ritrovare il punto in cui ti eri fermato.

L'unico compito della giornata

Un elenco di quindici voci è un permesso a fare qualsiasi cosa. La sera o la mattina scegli l'unica cosa che renderebbe buona la giornata di oggi e scrivila in cima, a parte. Il resto è un bonus. Questo singolo impegno è anche un buon rilevatore: se la stessa voce migra a domani per la terza volta, non è questione di tempo che manca.

Una prima versione a cui è concesso essere brutta

Nei progetti grandi si rimanda più a lungo il momento in cui nasce qualcosa di valutabile. Finché non hai cominciato, il risultato è ancora teoricamente eccellente. Mettiti d'accordo con te stesso che la prima versione sarà grezza, e tieni separata la scrittura dalla revisione. I perfezionisti, per inciso, sono le ultime persone che gli altri definirebbero procrastinatori, perché il loro rinvio prende la forma di ricerche e preparativi.

Per chi guida un team: nessun motivo per rimandare

Se guidi delle persone, hai in mano leve che il singolo non ha. La conclusione di Steel sulle scadenze lontane si legge come una consegna: più la data è lontana, meno appare reale oggi. Una scadenza tra due mesi, per il cervello, è più nebbia che impegno.

Spezza quindi gli incarichi grandi in pezzi con punti intermedi propri. Non per controllare, ma perché esista una scadenza vicina. Un punto di verifica dopo dieci giorni fa per la partenza più della migliore riunione motivazionale a inizio progetto.

La seconda cosa su cui incide chi guida è la sicurezza per le prime versioni imperfette. In un team dove un'idea a metà riceve commenti taglienti, le persone imparano a mostrare il lavoro solo finito, cioè tardi. Se chiedi una bozza e la accetti come bozza, accorci il tempo in cui si lavora di nascosto e senza riscontri.

Merita attenzione anche il modo in cui il team riceve le cattive notizie. Quando un ritardo annunciato per tempo viene trattato con la stessa sgradevolezza di un ritardo che esplode il giorno prima della consegna, insegni alle persone a tacere il più a lungo possibile. Rimandare l'annuncio è a quel punto una decisione ragionevole da parte loro, si vede solo alla scadenza.

Il confine tra punto intermedio e microgestione passa da ciò di cui si parla. Il punto intermedio chiede di decisioni, ostacoli e prossimo passo. La microgestione chiede di ore e dettagli di esecuzione, e così toglie alle persone la responsabilità, che è l'unica capace di tirarle fino alla fine.

Dove cercare la causa in te

Rimandare al lavoro non è una caratteristica sola, ma tre motori diversi sotto lo stesso comportamento. Noia e avversione ti frenano sui rendiconti e sulla routine, dove non mancano le capacità ma il motivo per farlo proprio adesso. Paura e perfezionismo si fanno sentire sui progetti visibili e sulle comunicazioni scomode. Impulsività e distrazione hanno l'innesco fuori dal compito: nelle notifiche, nell'open space, nel collega che si ferma “solo un minuto”.

La distinzione è pratica, perché ogni fonte chiede una risposta diversa. Chi rimanda per noia deve accorciare il compito e renderlo meno piatto. Chi rimanda per paura deve abbassare l'asticella della prima versione. Chi rimanda per distrazione deve intervenire sull'ambiente, perché un discorso sulla disciplina non ha scampo contro il design delle app. Abbiamo analizzato le differenze più nel dettaglio nell'articolo sui tipi di procrastinazione.

La propria fonte si stima male, perché a posteriori ci spieghiamo i motivi in modo più ragionevole di quanto fossero. Uno sguardo strutturato dall'esterno lo offre il nostro test di procrastinazione: 21 domande, circa tre minuti, e come risultato la distribuzione di tutte e tre le fonti più quella che prevale in te. Prendilo come strumento di conoscenza di sé, non come diagnosi.

Quando sai quale emozione stai aggirando, ha senso scegliere le tecniche in modo mirato invece di provarle a caso. Trovi una panoramica dei metodi concreti per fonte nel testo su come smettere di procrastinare.

Giulia alla fine la proposta l'ha scritta. Giovedì mattina, con la posta spenta, in poco meno di tre ore. La cosa più interessante è stata la frase che ha detto poi a una collega: i peggiori sono stati quei tre giorni in cui non la stava scrivendo.