Uitstelgedrag op het werk: uitstellen dat op werk lijkt

Het is half vijf en Sanne heeft een volle dag achter de rug. Inbox op nul, veertien antwoorden verstuurd, de formules in het rapport rechtgetrokken, de gedeelde map opnieuw ingedeeld. Het voorstel voor de grootste klant, waar ze maandag aan had moeten beginnen, telt nog steeds drie alinea's en een werktitel.

Uitstelgedrag op het werk ziet er zelden uit als nietsdoen. Meestal ziet het eruit als werk. Daarom valt het je omgeving niet op, en jezelf lange tijd ook niet.

Uitstellen dat zich verstopt in bedrijvigheid

Op kantoor heb je een eindeloze voorraad legitieme bezigheden om je heen. Als je geen zin hebt in één ding, hoef je geen sociale media te openen. Je pakt gewoon een ander punt van de lijst, en dat is bovendien makkelijk te verdedigen tegenover je baas en tegenover jezelf. Er bestaat een naam voor: pseudoproductiviteit, beweging die je kunt verantwoorden maar die niet verschuift wat ertoe doet.

Fuschia Sirois en Tim Pychyl beschreven uitstellen in 2013 als een kortdurende reparatie van je stemming. Je schuift het onprettige weg en de opluchting komt meteen. Op het werk draagt die opluchting een bijzonder goede vermomming, want er volgt direct een afgevinkt punt op. Het brein krijgt twee beloningen tegelijk: het einde van het ongemak en het gevoel dat er iets af is.

Sannes dag was niet verspild. Hij was alleen zo gebouwd dat dat ene ding er niet in paste. De middag had ze vrijgehouden voor het voorstel, maar er gleed een overleg in dat ze rustig had kunnen afzeggen, en daarna was het te laat om aan iets groots te beginnen. Wanneer nam jij voor het laatst een afspraak aan vooral omdat je op dat moment geen zin had in iets zwaarders?

Er is een eenvoudige proef voor. Schrijf aan het eind van de dag twee kolommen naast elkaar: wat je hebt gedaan en wat er is opgeschoven. Op een pseudoproductieve dag is de eerste kolom lang en de tweede bijna leeg. Het gat ertussen is meestal precies het ding waar je sinds de ochtend omheen loopt.

Wat op het werk het langst blijft liggen

Piers Steel nam in zijn meta-analyse uit 2007 honderden studies door en rekende afkeer van de taak en een verre deadline tot de belangrijkste situationele oorzaken van uitstel. Op die twee voorwaarden laat je werklijst zich behoorlijk nauwkeurig sorteren. Taken die aan allebei voldoen, blijven het langst liggen.

Bram verkoopt software en moet een klant bellen aan wie een maand geleden een functie is toegezegd die nog niet af is. Dat telefoontje kost acht minuten. Bram schuift het al elf dagen voor zich uit. Ondertussen schreef hij twee voorstellen, ruimde hij het hele CRM op en verzette hij drie andere gesprekken om voor dit ene “rust te hebben”.

Een uitgestelde taak wordt bovendien zwaarder met de tijd. Voor Bram wordt het elke dag lastiger uit te leggen waarom hij niet eerder van zich liet horen, dus een telefoontje dat maandag vervelend was, is twee weken later dubbel zo vervelend. Er ontstaat een lus: hoe langer iets blijft liggen, hoe sterker de weerstand die het oproept, en hoe makkelijker het weer een dag opschuift.

Wat op het werk het vaakst blijft liggen:

• gesprekken waarin je iemand teleurstelt: een boze klant, een toegegeven vertraging, een afgewezen verzoek van een collega
• grote projecten zonder deadline dichtbij, waar de eerste stap niet vanzelf spreekt en de tweede pas na de eerste zichtbaar wordt
• beslissingen waarvoor jij alleen verantwoordelijk bent, zeker de beslissingen die lastig terug te draaien zijn
• om feedback vragen, want tot dat moment mag je aannemen dat je werk in orde is
• urenstaten en administratie, waar niemand je prijst en alleen de boekhouding een ontbrekende regel opmerkt

Geen van die punten is technisch zwaar. Ze zijn emotioneel zwaar. En omdat “ik heb er geen zin in” op het werk niet te zeggen valt, groeit er een laag redelijke verklaringen overheen: ik wacht op de complete stukken, ik bespreek het liever in het overleg, ik heb er nu te weinig aandacht voor.

Thuiswerken: opluchting en valkuil

Thuiswerken haalt twee dingen weg die op kantoor de aandacht bij elkaar houden. Het eerste is de blik van anderen. Sociale controle is geen verheven motivator, maar hij werkt: zit er niemand naast je, dan verdwijnt ook de lichte schaamte over die webshop die al een half uur openstaat.

Het tweede is de grens tussen werk en de rest van je leven. Thuis heb je ontsnappingsroutes bij de hand die op verplichtingen lijken. De vaatwasser. De was. De boodschappen, die toch echt gedaan moeten worden. Uitstellen doet zich dan voor als zorgen voor het huishouden, dus zelfs het schuldgevoel dat je naar je bureau zou terugsturen blijft weg.

Verraderlijk is ook hoe de dag oplost. Zonder reistijd ontbreekt een duidelijk begin en net zo goed een duidelijk einde, de werkdag loopt uit over twaalf uur en in elk van die uren kun je straks nog beginnen. Er komt daardoor minder gewerkte tijd uit, niet meer, want geconcentreerd werken heeft een afgebakend blok nodig en geen lange strook mogelijkheden.

Een stuk verloren sociale controle haal je terug zonder naar kantoor te gaan. Laat je collega's weten dat je tussen negen en elf aan het voorstel zit en daarna van je laat horen. Je beperkt er niemand mee, maar er ontstaat wel een hardop uitgesproken toezegging, en die zeg je een stuk moeilijker af dan de innerlijke.

Wat helpt tegen uitstellen thuis:

• een kort startritueel in plaats van de reis: andere kleren aan, één rondje om het blok, koffie pas zetten als je aan tafel zit
• een werkhoek waar je niets anders doet, al is het maar de punt van de eettafel met een andere stoel
• de dagplanning op papier naast je toetsenbord, niet weggestopt in een app onder drie tikken
• huishouden pas na een afgemaakt blok, anders wordt het je belangrijkste ontsnappingskanaal

Technieken die een gewone werkdag overleven

De meeste productiviteitsadviezen gaan ervan uit dat jij je tijd in de hand hebt. In loondienst heb je die niet in de hand. Het heeft daarom zin een klein stuk van de dag te beschermen, niet de hele dag te verbouwen.

Het zwaarste ding voor de lunch

De ochtend is het enige deel van de dag dat je omgeving nog niet uit elkaar heeft getrokken. De middag vult zich met vragen van anderen, met vermoeidheid en met overleggen. De regel is simpel: het vervelende telefoontje of de eerste alinea van het grote document gaan voor de lunch, ook als al het andere moet wachten. Bram had zich zo tien dagen intern onderhandelen en één extra pijnlijk gesprek bespaard.

Twee uur zonder meldingen

Je hoeft de communicatie niet de hele dag uit te zetten; in teamwerk houd je dat toch niet vol. Eén vast blok is genoeg, met mail en chat dicht en de telefoon met het scherm naar beneden. Zet dat blok in je agenda als een gewone afspraak, zodat anderen het zien en er niet overheen boeken. De prijs van terugkeren na elke zijstap is hoger dan de minuut die de zijstap kostte, want daarna moet je weer terugvinden waar je gebleven was.

De enige taak van de dag

Een lijst met vijftien punten is toestemming om van alles te doen. Kies 's avonds of 's ochtends dat ene ding dat van vandaag een goede dag maakt, en schrijf het apart bovenaan. De rest is bonus. Die ene toezegging is meteen een goede detector: reist hetzelfde punt voor de derde keer door naar morgen, dan gaat het niet om te weinig tijd.

Een eerste versie die slecht mag zijn

Bij grote projecten wordt het moment waarop er iets beoordeelbaars ontstaat het langst uitgesteld. Zolang je niet begonnen bent, is het resultaat theoretisch nog schitterend. Spreek met jezelf af dat de eerste versie ruw wordt, en houd schrijven en redigeren uit elkaar. Perfectionisten zijn trouwens de laatsten die hun omgeving uitstellers zou noemen, want hun uitstel neemt de vorm aan van research en voorbereiding.

Voor leidinggevenden: een team zonder reden om uit te stellen

Als je mensen aanstuurt, heb je knoppen in handen die een individu niet heeft. Steels bevinding over verre deadlines laat zich lezen als een opdracht: hoe verder de oplevering weg ligt, hoe minder echt die vandaag aanvoelt. Een deadline over twee maanden is voor het brein eerder mist dan verplichting.

Knip grote opdrachten daarom in stukken met eigen tussenpunten. Niet vanwege de controle, maar zodat er überhaupt een deadline dichtbij bestaat. Een ijkpunt na tien dagen doet meer voor de start dan de mooiste motivatiesessie aan het begin van een project.

Het tweede waar een leidinggevende invloed op heeft, is veiligheid voor onaffe eerste versies. In een team waar een half idee een scherpe opmerking oplevert, leren mensen hun werk pas af te laten zien, dus laat. Vraag je om een ruwe schets en accepteer je die als ruwe schets, dan verkort je de tijd waarin er in stilte en zonder feedback wordt gewerkt.

Aandacht verdient ook hoe slecht nieuws in het team landt. Wordt een op tijd gemelde vertraging net zo onaangenaam afgehandeld als een vertraging die de dag voor de oplevering openbarst, dan leer je mensen zo lang mogelijk te zwijgen. De melding uitstellen is dan van hun kant een verstandig besluit; het komt alleen pas op de deadline naar buiten.

De grens tussen tussenpunt en micromanagement loopt door wat er besproken wordt. Een tussenpunt vraagt naar beslissingen, obstakels en de volgende stap. Micromanagement vraagt naar uren en uitvoeringsdetails, en haalt daarmee de verantwoordelijkheid weg die als enige mensen naar de afronding kan trekken.

Waar je de oorzaak bij jezelf zoekt

Uitstellen op het werk is niet één eigenschap, maar drie verschillende motoren onder hetzelfde gedrag. Verveling en afkeer remmen je bij urenstaten en routine, waar het niet aan kunnen ligt maar aan een reden om het juist nu te doen. Angst en perfectionisme melden zich bij zichtbare projecten en ongemakkelijke communicatie. Impulsiviteit en afleiding hebben hun trigger buiten de taak: in meldingen, in de open kantoortuin, in de collega die “even” langskomt.

Het verschil is praktisch, want elke bron vraagt een andere reactie. Wie uitstelt uit verveling, moet de taak korter en prikkelender maken. Wie uitstelt uit angst, moet de lat voor de eerste versie lager leggen. Wie uitstelt door afleiding, moet de omgeving aanpassen, want een preek over discipline maakt geen schijn van kans tegen het ontwerp van apps. De verschillen hebben we uitgebreider uit elkaar gehaald in het artikel over de soorten uitstelgedrag.

Je eigen bron laat zich slecht inschatten, want achteraf leggen we onze redenen verstandiger uit dan ze waren. Een gestructureerde blik van buiten biedt onze uitstelgedrag-test: 21 vragen, ongeveer drie minuten, en als uitkomst de verdeling over alle drie de bronnen plus degene die bij jou overheerst. Zie het als een middel tot zelfkennis, niet als diagnose.

Weet je welke emotie je omzeilt, dan is het zinnig om technieken gericht te kiezen in plaats van maar wat te proberen. Een overzicht van concrete aanpakken per bron vind je in de tekst over uitstelgedrag overwinnen.

Sanne heeft het voorstel uiteindelijk geschreven. Donderdagochtend, met de mail uit, in nog geen drie uur. Het interessantst was de zin die ze daarna tegen een collega zei: het ergst waren die drie dagen waarin ze het voorstel niet schreef.