Ora più produttiva: come trovare il tuo picco

Luca alle nove del mattino si siede davanti a un testo lasciato a metà e in un'ora chiude quello su cui altre volte si arrabatta per mezzo pomeriggio. Alle tre la stessa persona legge una mail per la quinta volta e ancora non capisce che cosa le stia chiedendo chi l'ha scritta. Stesso cervello, stessa scrivania, sei ore di differenza.

L'orario di lavoro lo misuriamo in ore e ci comportiamo come se le ore fossero intercambiabili. Otto ore di lavoro suonano come otto fette identiche. Il tuo orologio interno la vede diversamente: nell'arco della giornata si spostano la temperatura corporea, il livello di cortisolo, la velocità di reazione e la capacità di tenere in testa più cose insieme. Il rendimento perciò non disegna una retta, disegna una curva. E se su quella curva appoggi un calendario piatto, una parte del tuo pensiero migliore finisce in una riunione sul budget.

La giornata ha un picco, un calo e un secondo fiato

Per la maggior parte delle persone la giornata si spezza in tre parti riconoscibili. La prima è il picco, che arriva circa due o quattro ore dopo il risveglio e tiene per qualche ora. La temperatura corporea sale, l'attenzione è affilata, la memoria di lavoro regge più informazioni insieme. È il momento in cui ti riescono la logica, i numeri e il modo di dare forma ai pensieri.

Poi arriva il calo. Tipicamente sei o otto ore dopo il risveglio, per chi lavora da qualche parte tra le tredici e le sedici. La vigilanza scende, gli errori si moltiplicano, leggere lo stesso paragrafo richiede il doppio del tempo. Non è solo l'effetto del pranzo e in fondo non riguarda affatto il cibo: il calo compare anche in chi il pranzo lo salta.

La terza fase è il secondo fiato. Quel rialzo di fine pomeriggio in cui l'energia torna a crescere un poco, prima che la sera la tiri giù per sempre sotto la pressione del sonno che si accumula e il rilascio dell'ormone melatonina. In alcuni il secondo fiato è netto, in altri appena percettibile.

Dietro tutto questo c'è il gioco di due forze. La prima è la pressione del sonno, che si accumula dal momento in cui ti alzi e cresce in modo sostanzialmente uniforme per tutta la giornata. La seconda è il segnale di veglia dell'orologio interno, che invece oscilla e a una certa ora del giorno torna a salire. Il calo pomeridiano nasce dove la pressione del sonno è già alta e il segnale circadiano non ha ancora fatto in tempo a risalire. Il secondo fiato di fine pomeriggio è l'onda successiva di quel segnale, che per un paio d'ore ha la meglio sulla pressione. Ecco perché alle sei di sera puoi sentirti più sveglio che alle due del pomeriggio, benché nel frattempo tu sia più stanco di quattro ore.

Che non si tratti di un'impressione soggettiva lo hanno mostrato nel 2011 i sociologi Scott Golder e Michael Macy della Cornell University. Hanno analizzato centinaia di milioni di tweet di milioni di utenti in decine di paesi, seguendo come cambia al loro interno il tono emotivo nel corso della giornata. Ne è uscita una curva sorprendentemente stabile: umore alto dopo il risveglio, discesa durante il giorno, lieve ripresa verso sera. E soprattutto la stessa forma si ripeteva tra culture e continenti diversi, negli utenti anglofoni del Nord America come in quelli dell'Asia. Il ritmo quotidiano dell'umore e della vigilanza, quindi, difficilmente lo fabbrica la cultura d'ufficio. Lo fabbrica una biologia che abbiamo in comune.

Che cosa merita il picco e che cosa regge il calo

Appena sai quando la tua curva sale, cambia la logica della pianificazione. Al picco spetta il lavoro che chiede tutta la capacità del cervello: blocchi concentrati e senza interruzioni, quelli che oggi si chiamano comunemente deep work. Scrivere una proposta, analizzare dati, preparare un'argomentazione, una conversazione difficile, una decisione che poi si torna indietro male. Fatte nell'ora migliore della giornata, ti risparmiano due ore di riscrittura.

Nel calo, al contrario, ha senso spostare tutto quello che si può fare con metà attenzione. Smaltire la posta, registrare documenti, mettere ordine nei file, il giro in posta, la spesa, le telefonate di routine. Un cervello che al momento non regge una struttura complessa se la cava ancora benissimo a spuntare una lista.

Un capitolo a parte sono le riunioni. Quasi tutte le aziende le ammassano nella mattinata, cioè esattamente nelle ore in cui buona parte delle persone ha la testa più affilata. Un'ora di riunione operativa alle dieci del mattino costa molto più della stessa ora alle due del pomeriggio, anche se nel calendario occupa lo stesso spazio. Se hai voce in capitolo su quando si riunisce la tua squadra, spostare gli incontri ricorrenti nel calo è tra i cambiamenti più economici con effetto immediatamente visibile.

C'è ancora una possibilità che si tende a dimenticare: il calo si può usare per muoversi. Venti minuti a piedi alle due e mezza fanno per la curva del pomeriggio più del terzo caffè. Perché quel crollo pomeridiano si formi e che cosa lo peggiora lo raccontiamo più nel dettaglio in un testo dedicato al calo pomeridiano.

Stessa curva, orari spostati

Qui arriva la precisazione decisiva. La forma della curva è comune, la sua collocazione sul quadrante no. È esattamente ciò che descrive il cronotipo, cioè la tendenza del tuo orologio interno a correre prima o dopo rispetto a quello appeso al muro. Tra un tipo spiccatamente mattutino e uno spiccatamente serale, il picco può stare a quattro o cinque ore di distanza.

Il tipo mattutino, l'allodola, si sveglia da solo e ha la testa migliore in mattinata. Il colombo, il tipo intermedio in cui rientra la fetta più larga della popolazione, si accende un po' più tardi e ha una giornata più piatta. Il tipo serale, il gufo, la mattina si avvia lentamente ed è più affilato quando gli altri tornano a casa.

Alla posizione sull'asse mattutino e serale si aggiunge una seconda caratteristica che spesso passa inosservata: quanto è stabile il tuo ritmo. C'è chi ha un ritmo fisso e la sua curva è quasi identica il martedì e la domenica. Un cambio di orari, un turno di notte o un volo attraverso due fusi manda una persona così fuori giri per diversi giorni. C'è invece chi ha un ritmo flessibile, si adatta più in fretta, ma in cambio scivola più facilmente nell'irregolarità, dove il picco si sfoca e smette di essere affidabile.

Conseguenza pratica: due gufi possono avere bisogno di regimi di lavoro completamente diversi. Al gufo con ritmo fisso basta un orario spostato, perché sa che alle dieci di sera sarà ancora preciso. Il gufo con ritmo flessibile ha bisogno piuttosto di ancore solide, altrimenti ogni settimana la giornata gli scivola di un'ora da un'altra parte.

Il cronotipo, per giunta, non è un timbro a vita. Si sposta con l'età: i bambini piccoli sono decisamente mattutini, in adolescenza l'orologio interno arretra, il momento più tardivo si tocca intorno ai vent'anni e da lì si torna lentamente in avanti. Per lo scarto tra quando il corpo vuole dormire e quando la sveglia glielo permette, il cronobiologo Till Roenneberg usa l'espressione jet lag sociale. Descrive la condizione di vivere nella settimana lavorativa in un fuso orario diverso da quello del fine settimana senza essere volato da nessuna parte. E più grande è la distanza tra l'ora in cui ti svegli il martedì e quella della domenica, più difficile diventa trovare il proprio picco.

Le idee arrivano nell'ora sbagliata

Si offre una regola semplice: infilare tutto ciò che conta dentro il picco. Solo che qui la ricerca aggiunge qualcosa di inatteso.

Nel 2011 le psicologhe Mareike Wieth e Rose Zacks hanno dato a un gruppo di studenti due tipi di compiti. Analitici, in cui al risultato si arriva passo dopo passo, e i cosiddetti compiti di insight, dove la risposta o arriva tutta insieme o non arriva affatto. Una parte lavorava nel proprio momento migliore della giornata, un'altra fuori da quello. Nei compiti analitici il risultato è stato quello atteso, senza grandi differenze. Nei compiti di insight le persone sono andate meglio fuori dal loro picco. I tipi mattutini hanno avuto più intuizioni la sera, i tipi serali la mattina.

La spiegazione torna appena la senti una volta. Nel picco il cervello filtra bene. Resta sul tema, respinge le associazioni che disturbano, punta dritto all'obiettivo. È esattamente il vantaggio nell'analisi e lo svantaggio nella creatività, perché un'idea nasce spesso dal collegamento di due cose che a prima vista non c'entrano nulla l'una con l'altra. Un cervello più stanco filtra peggio, lascia entrare più pensieri laterali, e ogni tanto tra quelli c'è quello giusto.

Da qui esce una divisione che sembra andare contro il buon senso: analisi ed esecuzione nel picco, ricerca di idee e nuove direzioni tranquillamente nel calo. Se ti è mai capitato di avere l'idea migliore sotto la doccia o tornando a casa, non era un caso, era una mente allentata in un'ora in cui lavorare sul serio non era più possibile.

Trovare il proprio picco senza laboratorio

Quasi tutti stimano il proprio momento migliore in base a quando hanno più lavoro, non in base a quando ragionano meglio. La differenza la scopre una settimana di appunti onesti. Non serve un'app, bastano un quaderno o una nota nel telefono e una casella per ogni ora.

A che cosa fare attenzione durante la settimana:

• “Come va la concentrazione adesso, da 1 a 5?” Scrivi il numero e non pensarci più di qualche secondo.
• Quando hai preso il primo caffè di oggi e soprattutto perché. Il rituale delle nove è tutt'altra cosa rispetto al freno d'emergenza delle due del pomeriggio.
• L'istante in cui hai smesso di scrivere e hai cominciato a scorrere lo schermo. Lì di solito comincia il calo, anche se non te lo ammetti.
• Il momento in cui ti è venuto in mente qualcosa fuori dal compito assegnato. Le idee hanno un orario tutto loro, che con il picco non deve per forza coincidere.
• Gli orari di risveglio senza sveglia. Un fine settimana e una vacanza rivelano del tuo orologio interno più di un'intera settimana di lavoro.

Dopo sette giorni ricopia i dati uno sotto l'altro e cerca le ripetizioni. Non conta il singolo giorno straordinario, contano le ore che vengono bene o male con regolarità. Nella maggior parte delle persone lo schema si vede in modo netto già dopo cinque giorni.

Due avvertenze, perché la settimana non ti porti fuori strada. Primo, una notte dormita male abbassa l'intera curva e il giorno successivo del tuo cronotipo non dice quasi nulla, quindi segna quei giorni ed escludili quando tiri le somme. Secondo, una dose forte di caffeina riesce a mascherare il calo per un'ora o due. Se bevi caffè in continuazione tutto il giorno, osserva piuttosto i momenti in cui sei andato a prenderlo che quelli in cui ti sei sentito stanco.

E adesso una domanda a cui vale la pena rispondere davvero, non soltanto sorvolarla: a che ora sei stato più affilato oggi? Se la risposta non è arrivata in un attimo, questo di per sé è un'informazione utile. Vuol dire che pianifichi la giornata sulle richieste degli altri e non sulla tua capacità. Se non sai dove ti collochi sull'asse allodola, colombo e gufo, un breve test del cronotipo ti dà una stima orientativa in pochi minuti, e gli appunti della settimana poi la confermano o la precisano.

Pianifica sulla curva, non sul calendario

In questa faccenda il calendario è il peggior consigliere che hai. Mostra le finestre libere, non la tua capacità. Un martedì pomeriggio vuoto sembra il posto ideale per un'analisi impegnativa, ma se alle due e mezza ti cade la testa, ti stai procurando due ore di lavoro finto.

Il procedimento inverso è semplice. Prima disegna su un foglio la tua curva. Poi colloca nella sua parte alta una o due cose a settimana da cui dipende davvero qualcosa, e soltanto attorno a quelle sistema riunioni, burocrazia e tutto il resto. Gli incontri si adattano quasi sempre. La tua biologia no.

La realtà, naturalmente, oppone resistenza. Un gufo con il turno che parte alle sette del mattino non ha modo di spostare il proprio picco, e già questo è una scoperta: se il tuo lavoro va stabilmente contro il tuo orologio interno, lo paghi con una stanchezza che ti spieghi come mancanza di disciplina. Anche in un orario rigido, però, mezz'ora si recupera. Difendere un blocco dalle riunioni, spostare la riunione del mattino nella fascia in cui tanto non combini niente, oppure concordare due giorni a settimana con inizio più tardi. Come si tengono insieme orologio interno, sonno e rendimento lo smontiamo più nel dettaglio nella panoramica su che cos'è il cronotipo e su come conviverci.

Luca, quello dell'inizio, alla fine non ha fatto niente di drammatico. Ha spostato il controllo della posta dalle nove alle undici e nella finestra liberata ha messo la scrittura. L'ora del pomeriggio in cui prima leggeva cinque volte lo stesso messaggio adesso la dedica alla corrispondenza e a una breve camminata. Il volume di lavoro è rimasto lo stesso, il numero di ore anche. È cambiato solo l'ordine.

Prova una cosa concreta. Apri il calendario della prossima settimana e trova due ore che cadono nel tuo picco e sono ancora vuote. Bloccale prima che qualcuno le occupi al posto tuo e scrivici dentro il nome del compito che rimandi da più tempo. Vedrai come va diversamente quando lo lasci al lavoro nell'ora in cui il tuo cervello ha più forza.