Paweł prowadzi w Bielsku-Białej sklep rowerowy i na sezon szuka sprzedawcy. Kandydat przyjeżdża na rozmowę rowerem za kilkanaście tysięcy złotych i przez czterdzieści minut obaj rozmawiają o ramach, przerzutkach i trasach w Beskidach. Paweł wychodzi zadowolony, następnego dnia dzwoni z decyzją. Miesiąc później na ladzie leżą trzy niezałatwione reklamacje, a nowy sprzedawca przychodzi do pracy dwadzieścia minut po czasie.
Paweł nie pomylił się co do tego, czy kandydat jest sympatyczny. Pomylił się w pytaniu, którego w ogóle sobie nie zadał: czy ten człowiek poradzi sobie z pracą, do której go przyjmuje? Rozmowa bez planu mierzy głównie to, czy dwie osoby dobrze się dogadują. Metaanaliza Paula Sacketta i współpracowników z 2022 roku pokazuje, że swobodna rozmowa przewiduje wyniki w pracy mniej więcej o połowę słabiej niż rozmowa z ustaloną z góry strukturą.
Taką strukturę da się przygotować bez działu HR. Ten poradnik prowadzi przez cały proces: od przygotowania, przez samą rozmowę, po odpowiedź dla kandydatów, którzy nie przeszli dalej.
Zanim zaprosisz pierwszego kandydata: czego naprawdę wymaga stanowisko
Większość nieudanych rozmów psuje się, zanim kandydat przekroczy próg. Osoba prowadząca rozmowę nie wie, kogo dokładnie szuka, więc szuka „kogoś ogarniętego”. Wtedy decyduje sympatia, bo nic innego nie ma pod ręką.
Zacznij od spisania 3 do 5 cech, bez których na tym stanowisku nikt sobie nie poradzi. Nie ogólnych zalet, tylko rzeczy, które widać w pracy każdego dnia. U sprzedawcy w sklepie rowerowym to może być rzetelność (otwiera o dziewiątej, a nie o dziewiątej dziesięć), rozmowa z niezadowolonym klientem i chęć poznawania nowego towaru. Znajomość rowerów jest mile widziana, ale da się jej nauczyć. Punktualności uczy się znacznie trudniej.
Pomogą dwa pytania. Dlaczego odeszła albo musiała odejść ostatnia osoba na tym stanowisku? I czym wyróżniał się najlepszy pracownik, jaki kiedykolwiek był w Twoim zespole? Te odpowiedzi zwykle mówią więcej niż gotowy opis stanowiska z internetu.
Potem podziel cechy na konieczne i takie, które są atutem. Kandydat, który ma wszystkie konieczne i żadnego atutu, to wciąż lepszy wybór niż ktoś, kto błyszczy atutami, ale brakuje mu jednej koniecznej cechy.
Te same pytania dla wszystkich
Do każdej cechy przygotuj jedno albo dwa pytania i zadaj je każdemu kandydatowi w tej samej kolejności. Brzmi to sztywno, ale inaczej nie masz czego porównywać. Jeśli jednego pytasz o reklamacje, a drugiego o hobby, porównujesz dwie różne rozmowy, a nie dwie osoby.
Kto siada przy stole
Najlepiej, gdy rozmowę prowadzą dwie osoby. Jedna zadaje pytania, druga notuje, co kandydat mówi (a nie co o tym myśli). Podzielcie się rolami wcześniej, żeby kandydat nie patrzył raz na jedną, raz na drugą osobę i nie zastanawiał się, komu odpowiadać. W pięcioosobowej firmie mogą to być właściciel i kierownik zmiany, czyli ludzie, którzy będą z nowym pracownikiem pracować najwięcej.
Przebieg rozmowy kwalifikacyjnej: cztery części
Na większość stanowisk wystarczy od 45 do 60 minut. Dłuższa rozmowa nie daje więcej informacji, tylko więcej zmęczenia po obu stronach.
| Część | Czas | Co się dzieje | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Wstęp | 5 minut | Powitanie, kim jesteś, jak będzie wyglądać rozmowa i ile potrwa | Jeszcze niczego nie oceniaj, pomóż kandydatowi się rozluźnić |
| Pytania | 30 do 40 minut | Przygotowane pytania do cech, pytania pogłębiające | Mówi głównie kandydat, Ty dopytujesz |
| Pytania kandydata | 10 minut | Miejsce na jego pytania, opis pracy bez upiększania | To, o co pyta, zdradza, na czym mu zależy |
| Zakończenie | 5 minut | Kolejne kroki i termin odpowiedzi | Obiecuj tylko taki termin, którego dotrzymasz |
Wstęp lekceważy prawie każdy. Murray Barrick, Brian Swider i Greg Stewart w 2010 roku pokazali, że wrażenie z pierwszych minut luźnej pogawędki wiązało się z tym, jak kandydata oceniano na końcu, i z tym, czy dostał ofertę. Późniejsze badanie tego samego zespołu (Swider, Barrick i Harris, 2016) wykazało, że dobre pierwsze wrażenie zawyża oceny przede wszystkim pierwszych odpowiedzi. Dlatego wstęp niech będzie krótki i życzliwy, a oceniać zacznij dopiero przy pierwszym przygotowanym pytaniu.
Pytania kandydata traktuj poważnie. Kto pyta o grafik, wdrożenie i o to, czym zajmował się jego poprzednik, myśli o pracy. Kto pyta tylko o urlop i pracę zdalną, też coś Ci mówi. I mów uczciwie, na czym polega ta praca, również o mniej przyjemnych stronach. Kandydat, który o sobotnich zmianach wie z góry, nie odejdzie po trzech tygodniach właśnie przez soboty.
Jakie pytania zadawać na rozmowie kwalifikacyjnej (a które pominąć)
„Jaka jest Pana lub Pani największa słabość?” to najsłynniejsze pytanie rekrutacyjne i właśnie dlatego niewiele mówi. Kandydaci mają na nie gotową odpowiedź z internetu (co czytają po drugiej stronie stołu, pokazuje poradnik o największej słabości na rozmowie). Równie słabe są pytania, na które istnieje tylko jedna odpowiedź mile widziana: „Czy potrafi Pan pracować w zespole?”. Nikt nie powie, że nie.
Dużo więcej powiedzą dwa rodzaje pytań:
- Pytania o wcześniejsze zachowanie dotyczą prawdziwej sytuacji: „Proszę opisać klienta, który był niezadowolony i miał rację. Co udało się wtedy zrobić?”
- Pytania sytuacyjne opisują coś, co w Twojej firmie naprawdę się zdarza, i pytają o sposób działania: „Sobota, w sklepie nie ma nikogo więcej, przychodzi klient z rowerem, który tydzień temu był u nas w serwisie. Znowu nie działa. Jaki jest pierwszy krok?”
Pytania o przeszłość są zwykle mocniejsze, bo prawdziwą historię trudniej wymyślić niż idealny scenariusz. U absolwentów bez doświadczenia sprawdzą się pytania sytuacyjne albo pytania o studia, prace dorywcze i wolontariat. Jak dopytywać, żeby z ogólnej odpowiedzi zrobiła się konkretna historia, opisuje poradnik o pytaniach behawioralnych i metodzie STAR.
| Zamiast pytać | Zapytaj |
|---|---|
| Czy jest Pan rzetelny? | Proszę opowiedzieć o ostatniej sytuacji, w której nie udało się dotrzymać terminu albo zdarzyło się spóźnienie. Co było potem? |
| Czy dobrze idzie Pani kontakt z klientem? | Proszę przypomnieć sobie rozmowę z klientem, która się nie udała. Co dziś warto by powiedzieć inaczej? |
| Czy radzi sobie Pan ze stresem? | Proszę opisać dzień, w którym wszystko waliło się naraz. Co poszło na pierwszy ogień, a co na później? |
| Czy szybko się Pani uczy? | Czego trzeba było się nauczyć w ostatnim roku w pracy albo na studiach? Jak wyglądała ta nauka? |
Najwięcej daje zwykle pytanie pogłębiające. „Jakie słowa padły wtedy dokładnie?” „Jak to się skończyło?” „Co powiedziałby o tym ówczesny przełożony?” Dopiero przy trzecim albo czwartym dopytaniu widać, czy kandydat brał w tym udział osobiście, czy tylko stał obok.
Jeśli nie chcesz układać pytań od zera, generator pytań rekrutacyjnych dobierze je do stanowiska i cech, których szukasz. Przy każdym pytaniu zobaczysz, jak wygląda dobra odpowiedź i co jest sygnałem ostrzegawczym, a wybrane pytania wydrukujesz jako arkusz do rozmowy. Jest bezpłatny i nie wymaga rejestracji. Do sklepu Pawła pasowałyby od razu pytania rekrutacyjne dla sprzedawcy.
Ocena zaraz po rozmowie, każdy osobno
Po trzech rozmowach z rzędu pamięć zawodzi. Kandydaci zlewają się w jedno, a w głowie zostaje głównie ostatni i najgłośniejszy. Oceniaj więc od razu, najlepiej w ciągu dziesięciu minut od wyjścia kandydata.
Sposób, który działa także w małej firmie:
- Każda osoba prowadząca rozmowę najpierw ocenia sama, bez dyskusji z drugą.
- Przy każdej cesze stawia ocenę w skali od 1 do 5 i dopisuje jedno zdanie: czym kandydat to pokazał.
- Dopiero potem porównujecie oceny i o różnicach rozmawiacie nad konkretnymi odpowiedziami, a nie nad wrażeniami.
Dlaczego osobno? Kto odezwie się pierwszy, ustawia poprzeczkę. Gdy właściciel powie „mnie się podobał”, kierownikowi zmiany trudno będzie przyznać, że przy reklamacjach kandydat kręcił. Osobne oceny pokazują też, gdzie patrzycie na kandydata inaczej, a to bywa najcenniejsza informacja.
Żeby skala od 1 do 5 nie znaczyła dla każdego czegoś innego, opisz z góry, co oznacza jedynka, trójka i piątka przy każdej cesze. Jak napisać takie opisy i jak wygląda arkusz oceny, pokazuje poradnik o ustrukturyzowanej rozmowie kwalifikacyjnej.
Błędy, które popełnia prawie każdy rekrutujący
Żaden z tych błędów nie bierze się z braku zaangażowania. To skróty, które ludzki osąd robi sam, a struktura rozmowy jest po to, żeby zostawić im mniej miejsca.
- Decyzja w pierwszych minutach. Opinia powstaje przy uścisku dłoni, a reszta rozmowy szuka potwierdzenia. Pomaga ocenianie wyłącznie na podstawie przygotowanych pytań.
- Podobieństwo do Ciebie. „Przypomina mnie sprzed dziesięciu lat” brzmi jak rekomendacja, ale to informacja o Tobie. Sprzedawca Pawła miał to samo hobby, nie to samo podejście do pracy.
- Efekt aureoli. Jedna wyrazista cecha (elokwencja, wygląd, znana firma w CV) przyćmiewa wszystko inne.
- Mówisz więcej niż kandydat. Opowiadasz o firmie, jej historii i planach, a na koniec wiesz o kandydacie mniej niż on o Tobie.
- Pytania sugerujące. „Nadgodziny nie są problemem, prawda?” ma tylko jedną możliwą odpowiedź. Lepiej zapytać: „Jak często w poprzedniej pracy zdarzało się zostawać dłużej i jak to wyglądało?”
- Porównywanie z poprzednim kandydatem zamiast z wymaganiami. Po słabym kandydacie przeciętny wygląda jak gwiazda.
Który z tych błędów znasz u siebie? Większość osób, które regularnie prowadzą rozmowy, wymieni przynajmniej jeden bez zastanowienia.
O co nie pytać na rozmowie
Pytania o dzieci, planowaną ciążę, wyznanie, narodowość, orientację seksualną, poglądy polityczne czy przynależność do związku zawodowego nie mają miejsca na rozmowie. Kodeks pracy określa, jakich danych pracodawca może żądać od kandydata, i są to dane związane z pracą. Zdolność do pracy ocenia lekarz medycyny pracy, a nie rozmowa kwalifikacyjna.
Większość tego, co musisz wiedzieć, da się sprawdzić zgodnie z prawem. Zamiast „Kto zajmuje się dziećmi?” opisz grafik i zapytaj: „Praca jest na dwie zmiany, także w soboty. Czy taki grafik jest do pogodzenia?” Pełne zestawienie tematów, wyjątków i bezpiecznych sformułowań znajdziesz w poradniku o zakazanych pytaniach na rozmowie. Tekst służy orientacji i nie zastępuje porady prawnej.
Pierwszy etap przez telefon lub wideo
Gdy kandydatów jest więcej, niż zdążysz zaprosić, pomoże krótki pierwszy etap na odległość. Wystarczy 15 do 20 minut i trzy lub cztery pytania, takie same dla wszystkich.
- Najpierw sprawdź warunki, o które często rozbija się sprawa dopiero na końcu: wynagrodzenie, miejsce, grafik, termin rozpoczęcia pracy.
- Potem jedno lub dwa pytania o najważniejszą cechę na tym stanowisku.
- Na koniec powiedz, kiedy i jak się odezwiesz.
Przy rozmowie wideo sprawdź wcześniej sprzęt i wyślij kandydatowi link z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie przyznawaj punktów za ładne tło ani szybkie łącze. Oceniaj tak samo jak przy spotkaniu na żywo, wyłącznie na podstawie odpowiedzi.
Po rozmowie: odpowiedź dostaje każdy
Dotrzymaj obiecanego terminu. Jeśli decyzja się przeciąga, wyślij chociaż krótką wiadomość, że odezwiesz się później. Kandydat, który tydzień czeka na telefon, wyrabia sobie w tym czasie zdanie o całej firmie, a w mniejszym mieście takie opinie szybko się rozchodzą.
Odmowa może być krótka i uprzejma: podziękuj za poświęcony czas, napisz, że wybrana została inna osoba, a jeśli kandydat chce, dodaj jedno zdanie informacji zwrotnej. Samo milczenie jest gorsze niż najkrótsza odmowa.
Rozmowa kwalifikacyjna to tylko jedna z metod selekcji. Połączona z krótkim zadaniem próbnym albo sprawdzeniem referencji przewiduje wyniki w pracy pewniej niż sama. Które połączenia działają najlepiej, zbiera poradnik o tym, jak wygląda rekrutacja i selekcja pracowników.
Wiosną Paweł szukał kolejnego sprzedawcy. Spisał cztery cechy, do każdej dwa pytania i razem z kierowniczką serwisu oceniał każdego kandydata osobno. W końcu przyjął kobietę, która o rowerach wiedziała mniej niż inni, ale przy pytaniu o niezadowolonego klienta opisała krok po kroku, jak w poprzedniej pracy załatwiła sporną reklamację. Reklamacje załatwia teraz ona.