Właściciel hurtowni artykułów biurowych pod Poznaniem szukał magazyniera i wybrał Krzysztofa. Dziesięć lat doświadczenia, rozmowa pełna anegdot, obaj się przy niej uśmiali. Po trzech miesiącach Krzysztof regularnie się spóźniał, paczki wychodziły z błędami, a najcichsza kandydatka z tamtej rekrutacji, odrzucona „na wszelki wypadek”, pracowała już w konkurencyjnej firmie dwie ulice dalej.
Taki błąd to niekoniecznie pech. Lata doświadczenia i swobodna rozmowa należą do metod, które najsłabiej przewidują wyniki w nowej pracy. Obszerna metaanaliza Paula Sacketta i współpracowników z 2022 roku przypisała liczbie lat stażu prawie zerową trafność, a nieustrukturyzowana rozmowa wylądowała w dolnej połowie zestawienia.
Metody, które działają lepiej, nie są ani drogie, ani skomplikowane. Przejdziemy cały proces rekrutacji i selekcji od opisu stanowiska po ofertę i sprawdzimy, co naprawdę mówi każdy z etapów.
Rekrutacja i selekcja to dwa różne etapy
W codziennym języku oba słowa się zlewają, ale opisują dwie różne fazy. Rekrutacja w wąskim znaczeniu to wszystko, co sprawia, że zgłaszają się odpowiedni ludzie: opis stanowiska, ogłoszenie, kanały, polecenia od znajomych. Selekcja zaczyna się w chwili, gdy na biurku leżą CV, i jej zadaniem jest rozstrzygnąć, kto spośród kandydatów będzie tę pracę wykonywał dobrze.
To rozróżnienie ma praktyczny sens. Gdy zgłasza się mało osób albo nie te, które trzeba, żaden test ani rozmowa tego nie naprawią, bo problem leży w rekrutacji. Gdy dobrych kandydatów jest dość, a nowe osoby i tak odchodzą po pół roku, słabym ogniwem jest selekcja.
Proces rekrutacji: etapy krok po kroku
Cały proces da się rozłożyć na siedem etapów. Mała firma część z nich połączy, ale żadnego z trzech pierwszych nie warto pomijać.
- Opis stanowiska: co ta osoba będzie robić i po czym poznasz, że robi to dobrze.
- Ogłoszenie, które opisuje pracę bez upiększania.
- Selekcja CV według wcześniej ustalonych wymagań.
- Krótki pierwszy etap przez telefon lub wideo.
- Zadanie próbne, test wiedzy albo kwestionariusz.
- Rozmowa kwalifikacyjna z tymi samymi pytaniami dla wszystkich i ocena zaraz po niej, potem referencje.
- Oferta i odpowiedź dla każdego, kto trafił na krótką listę.
Opis stanowiska: trzy do pięciu cech zamiast listy życzeń
Najczęstszy błąd pojawia się jeszcze przed ogłoszeniem. Firma wie, jaką pracę trzeba wykonać, ale nie wie, po czym rozpozna osobę, która sobie z nią poradzi. Zapisz trzy do pięciu cech lub umiejętności, bez których nic z tego nie będzie. U magazyniera to na przykład dokładność, punktualność i sprawność fizyczna. U handlowca umiejętność zaczęcia rozmowy z obcą osobą i odporność na odmowę.
Przy każdej cesze dopisz, co jest konieczne, a co tylko mile widziane. Z tej listy skorzystasz przy pisaniu ogłoszenia, przy selekcji CV i na rozmowie, więc będziesz do niej wracać na każdym kolejnym etapie.
Ogłoszenie i selekcja CV
Ogłoszenie decyduje o tym, kto w ogóle się zgłosi. Konkretny zakres obowiązków, wynagrodzenie i tryb pracy przyciągają ludzi, którzy wiedzą, na co się piszą. Jak je ułożyć i jakich sformułowań unikać, opisuje poradnik jak napisać ogłoszenie o pracę.
CV oceniaj potem według koniecznych wymagań z listy, a nie według wyglądu. Ładna grafika, zdjęcie i znana marka w historii zatrudnienia mówią o tym, jak ktoś potrafi napisać CV. O jego przyszłych wynikach prawie nic.
Pierwszy etap, testy i rozmowa
Rozmowa telefoniczna na dziesięć, piętnaście minut oszczędza drogi Tobie i kandydatowi. Sprawdzasz dostępność, oczekiwania finansowe i dwie, trzy kwestie z listy koniecznych wymagań. Dopiero z krótką listą warto poświęcić godzinę na spotkanie, najlepiej uzupełnione krótkim zadaniem próbnym lub kwestionariuszem. Jak poprowadzić samo spotkanie, opisuje poradnik jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną.
Metody selekcji kandydatów: co przewiduje wyniki w pracy
Psycholodzy pracy porównują metody selekcji według tego, jak mocno wynik danej metody wiąże się z późniejszymi wynikami w pracy. Miarą jest korelacja od 0 do 1: zero oznacza brak związku, jeden doskonałą prognozę. W prawdziwej selekcji najlepsze metody osiągają około 0,4.
Przez lata cytowano przegląd Franka Schmidta i Johna Huntera z 1998 roku, w którym najlepiej wypadał test ogólnych zdolności poznawczych. Paul Sackett, Charlene Zhang, Christopher Berry i Filip Lievens pokazali w 2022 roku, że starsze obliczenia zawyżały wiele szacunków przez sposób, w jaki korygowano dane. Kolejność się zmieniła, a na pierwsze miejsce wyszła ustrukturyzowana rozmowa kwalifikacyjna.
| Metoda | Sackett i in. 2022 | Schmidt i Hunter 1998 |
|---|---|---|
| Ustrukturyzowana rozmowa (te same pytania, ustalona skala) | 0,42 | 0,51 |
| Test wiedzy fachowej | 0,40 | 0,48 |
| Próbka pracy (zadanie z prawdziwej pracy) | 0,33 | 0,54 |
| Test zdolności poznawczych | 0,31 | 0,51 |
| Test uczciwości (integrity) | 0,31 | 0,41 |
| Assessment center | 0,29 | 0,37 |
| Kwestionariusz osobowości: sumienność | 0,19 | 0,31 |
| Swobodna rozmowa bez struktury | 0,19 | 0,38 |
| Liczba lat doświadczenia | 0,07 | 0,18 |
To średnie z wielu badań i różnych zawodów. Dla konkretnego stanowiska w Twojej firmie mogą wyjść inaczej, więc traktuj je jako kolejność, a nie dokładną prognozę. Referencji od poprzednich pracodawców w tabeli celowo nie ma: Sackett i współpracownicy ich nie przeliczyli, bo starsze badania nie zawierały dość danych, a wcześniejsze szacunki umieszczały je raczej w słabszej połowie.
Co z tego wynika w praktyce
Różnica między rozmową ustrukturyzowaną a swobodną jest w liczbach ponad dwukrotna, choć to ta sama godzina spotkania. Cała różnica polega na tym, że wszyscy dostają te same pytania, a odpowiedzi oceniasz według ustalonej z góry skali. Jak taką rozmowę przygotować, pokazuje poradnik ustrukturyzowana rozmowa kwalifikacyjna.
W kwestionariuszach osobowości najbardziej stałą cechą w różnych zawodach okazuje się sumienność, co wykazali już Murray Barrick i Michael Mount w 1991 roku. Sam związek z wynikami pracy jest jednak skromny. Dlatego kwestionariusz sprawdza się lepiej jako materiał do pytań niż jako sito. Co mierzą testy osobowości i kiedy pomagają, wyjaśnia tekst testy osobowości w rekrutacji.
A lata doświadczenia? Mówią, jak długo ktoś wykonywał daną pracę, a nie jak dobrze. Dziesięć lat w magazynie może oznaczać dziesięć lat starannej pracy albo jeden rok powtórzony dziesięć razy.
Łącz dwie lub trzy metody, nie wszystkie
Każda metoda łapie tylko część tego, co decyduje o wynikach. Najwięcej dają metody, które mierzą coś innego: próbka pracy pokazuje umiejętność, rozmowa zachowanie w minionych sytuacjach, kwestionariusz skłonności, które w godzinnej rozmowie się nie ujawnią. Schmidt i Hunter pokazali w 1998 roku, że gdy do testu zdolności poznawczych doda się ustrukturyzowaną rozmowę albo test uczciwości, prognoza wyraźnie się poprawia.
Dokładanie kolejnych etapów nie pomaga jednak bez końca. Każdy dodatkowy krok wydłuża proces, a najlepsi kandydaci w tym czasie przyjmują inne oferty. Dla większości stanowisk w małej i średniej firmie wystarczy to:
| Stanowisko | Rozsądne połączenie |
|---|---|
| Magazyn, produkcja, obsługa punktu | Telefon, ustrukturyzowana rozmowa, krótki pokaz pracy na miejscu |
| Księgowość, administracja | Test wiedzy na przykładowym zadaniu, ustrukturyzowana rozmowa |
| Handlowiec, obsługa klienta | Próbny telefon lub e-mail do klienta, kwestionariusz osobowości jako materiał do pytań, ustrukturyzowana rozmowa |
| Kierownik zespołu | Ustrukturyzowana rozmowa z pytaniami sytuacyjnymi, kwestionariusz, spotkanie z przyszłym zespołem lub przełożonym |
W którym miejscu Twój obecny proces rekrutacji najbardziej odbiega od tej tabeli? W większości firm chodzi o to, że na rozmowę nikt nie przygotowuje pytań ani zadania próbnego.
Rekrutacja w małej firmie bez działu HR
W firmie zatrudniającej piętnaście osób rzadko jest osobny rekruter, a selekcję prowadzi właściciel albo kierownik między dwoma innymi zadaniami. Nie znaczy to, że trzeba wybierać na wyczucie. Minimum, które wystarczy, wymaga kilku godzin przygotowania raz, a potem się powtarza:
- Jedna kartka z trzema do pięciu cechami stanowiska, podzielonymi na konieczne i mile widziane.
- Sześć do ośmiu pytań, które wszyscy kandydaci dostają w tej samej kolejności.
- Arkusz oceny ze skalą od 1 do 5 przy każdej cesze, wypełniany zaraz po rozmowie, zanim wejdzie następna osoba.
- Jedno krótkie zadanie z prawdziwej pracy, na przykład odpowiedź na reklamację klienta albo sprawdzenie błędnej faktury.
- Dwie osoby, które oceniają każda osobno i porównują wyniki dopiero potem.
Pytań nie musisz wymyślać od zera. Gotowe pytania rekrutacyjne według stanowiska i cech, z opisem dobrej odpowiedzi i sygnału ostrzegawczego, znajdziesz za darmo w generatorze pytań rekrutacyjnych. Wybrane pytania wydrukujesz jako arkusz z miejscem na notatki.
Pomaga też jedna dodatkowa zasada: nie decydować w dniu rozmowy. Gdyby właściciel hurtowni ze wstępu wypełnił arkusze i zajrzał do nich następnego dnia, pewnie zauważyłby, że cicha kandydatka dostała przy dokładności piątkę, a Krzysztof trójkę. Na rozmowie zagłuszył to śmiech.
Jak sprawdzić, czy Twoja selekcja działa
Tabela powyżej to średnia z setek badań. Czy działa Twój proces, pokażą tylko Twoi ludzie, a wystarczy do tego prosta ewidencja. Arkuszy oceny z rozmów nie wyrzucaj zaraz po zatrudnieniu. Odłóż je i po pół roku porównaj z tym, jak nowa osoba naprawdę pracuje.
Może się okazać, że wysoka ocena jednej cechy wiąże się z późniejszymi wynikami, a innej wcale. Wtedy wiesz, które pytanie wymienić. Biuro rachunkowe z Lublina, które tak porównało po roku arkusze czterech nowych osób, odkryło na przykład, że pytanie o pracę pod presją przed zamknięciem miesiąca dobrze różnicowało kandydatów, a pytanie o współpracę w zespole dawało wszystkim tę samą czwórkę.
Pomaga też proste pytanie do przełożonego po okresie próbnym: czy ta osoba dostałaby dziś tę pracę jeszcze raz? Jeśli odpowiedź „raczej nie” wraca regularnie, błąd nie tkwi w jednym kandydacie, tylko w tym, według czego odbywa się selekcja. Ile z pięciu ostatnio przyjętych osób warto by dziś przyjąć ponownie?
Ile kosztuje nietrafiona rekrutacja
W internecie krążą okrągłe liczby, ile pensji kosztuje źle obsadzone stanowisko. Wiarygodnego szacunku dla Twojej firmy z nich nie wyliczysz, bo koszty zależą od branży, stanowiska i tego, jak szybko błąd wyjdzie na jaw. Lepiej przejść po kolei, z czego się składają:
- wynagrodzenie za tygodnie wdrażania, w których nowa osoba jeszcze nie dawała wyników,
- czas kierownika i współpracowników, którzy ją wdrażali, a potem poprawiali błędy,
- klienci, którzy w międzyczasie odeszli, i zamówienia, które przepadły,
- nowe ogłoszenie, nowe rozmowy i kolejne wdrożenie od początku,
- nastroje w zespole, który musi nadrabiać pracę za odchodzącą osobę.
Kiedy nietrafione decyzje się powtarzają, widać je w rotacji, zwłaszcza w odejściach w pierwszych miesiącach. Jak ją liczyć i co ją obniża, opisuje poradnik rotacja pracowników. Odejścia w ciągu trzech miesięcy od zatrudnienia często sygnalizują, że nie działa selekcja albo wdrożenie.
Testy i rozmowa razem
Tabela metod podpowiada, gdzie leży największa rezerwa: w połączeniu informacji o kandydacie z pytaniami, które mu zadajesz. Kwestionariusz sam nie zdecyduje, a rozmowa bez materiałów łatwo skręca w stronę sympatii. Jeśli jednak wiesz, w czym kandydat najbardziej odbiega od potrzeb stanowiska, wiesz też, o co go zapytać.
Dokładnie tak działa rekrutacja pracowników z testami osobowości w ofercie Dla firm. Kandydaci wypełniają testy osobowości online, a Ty dostajesz raport każdego kandydata z pytaniami na rozmowę dopasowanymi do jego wyników, profil stanowiska, według którego ułożysz kolejność, i porównanie kandydatów. Kredyty na próbę są bezpłatne, więc cały proces sprawdzisz na jednej rekrutacji.
Decyzja należy jednak do Ciebie i do osób, które będą z nowym współpracownikiem pracować. Test pokaże, gdzie dopytać. Odpowiedź musi paść z ust kandydata.
Jak rozmowa wygląda z drugiej strony stołu, pokazuje poradnik dla kandydatów o tym, jak mówić o swoich mocnych stronach na rozmowie kwalifikacyjnej. Kandydat, który go przeczyta, przyjdzie z gotowymi historiami, a ustrukturyzowana rozmowa z pytaniami dodatkowymi to najlepszy sposób, żeby pod nimi znaleźć prawdziwe doświadczenie.